Enviado: 06 de noviembre de 2012

Control de los Registros, Requisitos de Gestión de Calidad

Cuando nos referimos al control de los registros, debemos identificar que nos referimos a aquellos formatos diligenciados y/o evidencias que demuestran el desarrollo de una actividad, subproceso, proceso o Macroproceso, como por ejemplo los formatos de evaluación de desempeño, formatos de quejas y reclamos, entre otros. El MEN definió a manera de orientación para cada subproceso una seria de formatos que sirven de guía para estandarizar el resultados de ciertas actividades, con lo cual se facilita la gestión de las secretarias en el desarrollo de las mismas, formatos que pueden ser modificados, adoptados o adaptados a las necesidades propias de las entidades.

Para este requisito la especificación técnica solicita que se debe contar con un procedimiento documentado que defina los controles necesarios en cuanto a la identificación, almacenamiento, retención y demás para los registros, procedimiento que se encuentra definido de manera conjunta a través del subproceso “N02.04 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS” al considerar los formatos una serie de documento especial.

Así mismo el requisito señala que se deben establecer, mantener y conservar los registros, es por eso que se hace indispensable conservar los registros de vigencias anteriores.

Ejemplo de hallazgo detectado, incumpliendo el requisito control de los Registros:

“No se cuenta con los registros de inducción del docentes Pepito Pérez contratado para el 2012, tal y como se establece en H02.02”

En este caso el ente externo certificador ICONTEC detecto la NO CONFORMIDAD en cuanto a la no existencia del registro de inducción del docente, de acuerdo a lo definido en el H02.02 y en contra de lo señalado en la especificación técnica.