Enviado: 15 de noviembre de 2012

Identificación y Trazabilidad de los Productos,Requisitos de gestión de Calidad

Cuando hablamos de trazabilidad nos referimos a "la capacidad para reconstruir el historial de la utilización o la localización de un artículo, producto o servicio mediante una identificación registrada".

Un ejemplo de esto, se presentaba en las Secretarias antes de la implementación del Sistema de Atención al Ciudadano–SAC, de cierta cantidad de requerimientos que entraban a la entidad era muy común que alguno de ellos se extraviara, por lo tanto no podíamos identificar la ruta o destino de dicho documento, el proceso de Atención al Ciudadano no realizaba trazabilidad a sus productos, ahora bien, con el uso del SAC podemos saber en que estado se encuentra el requerimiento, en que oficina esta, quien es el responsable de su custodia, logramos identificar de primera mano la ruta del documento.

En este sentido, este requisito solicita una metodología única o procedimiento documentado que permita recuperar la información relevante de los procesos. Para esto nos apoyamos en la implementación de la Ley General de archivo y sus tablas de retención documental.

Ejemplo de hallazgo detectado, incumpliendo el requisito identificación, trazabilidad del producto:

"Se evidencia la perdida de la correspondencia identificada como 2012 PQR13322 a través del sistema SAC".