Sistemas de información

RECURSOS HUMANOS

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OBJETIVO

 Poner a disposición de las Secretarías de Educación, mediante un esquema sostenible en el largo plazo, un Sistema de Información para apoyo a los procesos de administración, organización y control de la información relacionada con la gestión del recurso humano, así como la liquidación de la nómina para el personal docente y administrativo de las Secretarías de Educación. El sistema de información cubre los alcances de definición de la planta personal, continuando con la selección e inducción del personal, la administración de la carrera administrativa y el escalafón docente, el desarrollo de procesos de capacitación y bienestar, la administración de las hojas de vida, finalizando con generación y liquidación de la nómina para los funcionarios, docentes y administrativos de la secretaría.

METODOLOGÍA UTILIZADA

 Para lograr con el objetivo del proyecto, la ejecución se dividió en las siguientes fases: 

• Formulación
• Contratación
• Planeación
• Desarrollo
• Migración
• Instalación, Configuración e Integración
• Formulación y/o Parametrización
• Capacitación
• Paralelo y/o Pruebas y/o Ajustes
• Soporte
• Interventoría.

ESTRATEGIA UTILIZADA

Para la ejecución del proyecto en las secretarías mencionadas se han planteado que el sistema de información se pondrá a disposición de las Secretarías de Educación instalándolo en un Datacenter, de tal forma que se utilice de manera centralizada, permitiendo utilizar economías de escala para los diferentes componentes del proyecto, a saber: desarrollo y compra del sistema de información, implantación en Secretarías de Educación, e interventoría administrativa, financiera y técnica a todo el proyecto.

ESTADO

Para poner en marcha este Sistema de Información se realizó la Licitación Pública Internacional No 01 de 2005. El Comité de Adquisiciones del BID entregó un concepto favorable a la evaluación realizada por parte del Proyecto de Modernización al proceso de contratación y se seleccionó a la firma Synapsis para desarrollar el proyecto en 46 Secretarías de Educación.

Para que el Sistema de Información sea implantado con la mayor calidad, eficiencia y transparencia en las Secretarías de Educación se realizó el concurso de méritos 03 de 2006 con el fin de seleccionar la firma que haga la interventoría a este contrato. La firma Marquez y Uriza fue la seleccionada para realizar la interventoría.

CALIDAD EDUCATIVA

• Descargue aquí la presentación de SIGCE

 El Sistema de Información para la Gestión de la Calidad SIGCE es un aplicativo online que brinda el apoyo para que EE, SE y MEN, realicen procesos básicos de gestión de información (tales como registro, consolidación, reporte y consulta), en desarrollo de las acciones de calidad educativa, orientadas por el Macroproceso D.

El sistema se estructura sobre la base de información que aportan los tres actores del sector: los establecimientos educativos (PEI, Autoevaluación institucional y Planes de mejoría institucional del EE), Secretarías de Educación (Plan de Apoyo al Mejoramiento PAM) y Ministerio de Educación Nacional (referentes de Calidad y evaluaciones de estudiantes y docentes).

BENEFICIOS

•Disponibilidad de información oportuna, veraz, y consistente acerca del desarrollo de las estrategias de gestión de la calidad educativa: Referentes, Evaluaciones, PEI, PMI, PAM.

• Disminución en el tiempo dedicado a tareas de consolidación de la información por parte de Establecimientos Educativos, Secretarías de Educación y Ministerio de Educación, lo cual permite la dedicación de esfuerzos a otros procesos de gestión.

• Estandarización del registro de información. El sistema plantea un modelo para el registro unificado de la información básica sobre los proceso de gestión de Calidad en todo el país.

• Mejora cualitativa de la gestión por cuanto brinda la posibilidad de contar con información consolidada, actualizada, y organizada para el análisis y la toma de decisiones en los procesos de gestión de la calidad educativa.

• Entrega al Establecimiento Educativo de la información correspondiente a su posicionamiento en cuanto al nivel de calidad educativa, de acuerdo con el resultado de sus evaluaciones y el consolidado por Establecimiento Educativo.

• Propiciar el libre acceso a información sobre la calidad educativa, así como la generación de una cultura de uso de información para la gestión, la toma de decisiones y la participación ciudadana en el seguimiento de resultados.

• Ofrecer la consulta de históricos para tener comparativos acerca de las evaluaciones y niveles alcanzados en los últimos años en cuanto a la evolución de la educación.

SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN EN LAS QUE SE IMPLEMENTÓ  SIGCE

Las herramientas de inteligencia de negocios tales como el SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO - SGCF se basan en la utilización de un sistema de información de Bodega de Datos, que para el caso particular provienen de la operación de tesorería, presupuesto y contabilidad generalmente realizada en la Secretaría de Hacienda.

Mediante las herramientas y técnicas ETL (extraer, transformar y cargar), se extraen los datos de distintas fuentes sistemas transaccionales), se depuran y preparan (homogenización de los datos) para luego cargarlos en el almacén de datos.

La vida o el periodo de éxito del software de inteligencia de negocios dependerá únicamente del nivel de utilización y beneficio que la secretaria saque de él, si esta secretaría es capaz de incrementar su nivel de gestión, control financiero, administrativo y sus decisiones mejoran el accionar de la secretaría, la inteligencia de negocios usada estará presente por mucho tiempo, de lo contrario se perderá el esfuerzo que esta ha realizado durante su preparación.

Por último, la herramienta de inteligencia analítica posibilita el modelado de las representaciones en base a consultas para crear un cuadro de mando integral que sirve de base para la presentación de informes, tales como:

MEN

• Calidad Educativa
• Alimentación escolar

DNP

• Formato A - Ejecución de Ingresos
• Formato C – Ejecución de Gastos de Inversión y Pago de Deuda

CONTRALORÍA

• Ejecución de ingresos y gastos del SGP.
• Destinación de recursos manejados por los departamentos y municipios certificados.
• Ejecución de recursos del SGP, para asignaciones especiales.
• Reportes de Cuentas bancarias.

INDICADORES DE GESTIÓN TALES COMO:

• Disponibilidad Presupuestal
• Ejecución Presupuestal
• Participación del Gasto Asignado en Educación del Ente Territorial
• Cumplimiento de Ejecución del PAC
• Tiempo promedio de pago
• Porcentaje de Inversión
• Conciliaciones pendientes del periodo
• Conciliaciones pendientes mayores a treinta días

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El Sistema de Información de Servicio al Ciudadano denominado SAC, es una herramienta de gestión de Clientes CRM Web (Customer RelationShip Management), que soporta el proceso de Servicio de Atención al Ciudadano en las Secretarías de Educación.

Este sistema permite registrar y radicar todos los requerimientos que llegan a la Secretaría de Educación y radicar la salida de todos los documentos que son respuesta física o envío de correspondencia oficial hacia fuera de la Secretaría, con su utilización, se generan rótulos de evidencia del registro y reportes de gestión para realizar seguimiento y control de las solicitudes registradas.

Adicionalmente, permite el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).Además, permite sondear el grado de satisfacción de los usuarios a través de encuestas y con la percepción del servicio por parte de los ciudadanos, actuar sobre los procesos dentro de un objetivo de mejora continua.

BENEFICIOS

• Mejoramiento de la calidad de atención a los ciudadanos, otorgándoles las facilidades para que realicen, con la mayor agilidad y ahorro de tiempo posible, sus trámites más frecuentes y tengan acceso a información actualizada sobre los servicios que ofrece la Secretaría de Educación.

• Administración, control y seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) que se reciben y a las respuestas generadas en la Secretaria de Educación, con el fin crear estrategias, planes de mejoramiento y tareas a desarrollar para incrementar la satisfacción del ciudadano.

• Fortalece y amplia los espacios de participación ciudadana donde puedan expresar su opinión por medios electrónicos tales como: consultas ciudadanas, encuestas electrónicas, urnas virtuales y foros para canalizar opiniones o sugerencias de los ciudadanos.

• Agilidad en la respuesta gracias a las interfaces estándar con los demás sistemas de información de la Secretaría.

• Conseguir una mayor calidad de los servicios de información y atención al ciudadano y mejorar el entorno físico de atención al ciudadano, tendiente a conseguir una oficina moderna, eficaz y flexible.
  

REPORTES ADMINISTRATIVOS

Son una fuente de información para el análisis y toma de acciones de mejora en cada secretaria educación con respecto a procesos de atención al ciudadano.

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