Actividades complementarias

CONTENIDO

驴Qu茅 son las Historias Laborales?

Objetivo

Metodolog铆a utilizada

Documentos soporte

Conectividad
Listado
Boletines de conectividad
Cuentas de correo electr贸nico
Dotaci贸n de computadores
Capacitaci贸n ofim谩tica
Estado de la capacitaci贸n en las Secretarias de Educaci贸n

 

驴QU脡 SON LAS HISTORIAS LABORALES?

 

Una de las actividades complementarias es el Modelo 煤nico de Gesti贸n de las historias laborales de los funcionarios administrativos y docentes activos, dichas historias deben estar organizadas, unificadas, y validadas, para apoyar la gesti贸n del 谩rea encargada de la administraci贸n del recurso humano de las Secretar铆as de Educaci贸n, permitiendo la adecuada administraci贸n y consulta f铆sica y sistematizada de los documentos soporte de cada una de las historias laborales.

 

Ley 594/2000, General de Archivos

Circular N0. 004 de 2003 Organizaci贸n de las Historias Laborales

 

OBJETIVOS

 

Implementar un modelo de gesti贸n para historias laborales de la planta de personal activa de las Secretar铆as de Educaci贸n inscritas al Proyecto de Modernizaci贸n del mismo modo capacitar funcionarios en el proceso y digitar algunos datos de las historias.

 

METODOLOG脥A UTILIZADA

 

Para lograr con el objetivo del proyecto, la ejecuci贸n se dividi贸 en las siguientes fases:

*FASE 1: PLANEACI脫N, IDENTIFICACI脫N Y VALIDACI脫N. Planear el trabajo a realizar en cada una de las entidades territoriales, basado en la identificaci贸n inicial que se realice en las instalaciones donde se encuentren los diferentes archivos. Esta identificaci贸n se realizar谩 validando el estado de las unidades de conservaci贸n (carpetas) para determinar en detalle las cantidades requeridas y dimensionar las actividades a ejecutar para cumplir con los alcances generales, ajust谩ndose a la realidad encontrada en cada Secretar铆a.

Adem谩s se busca sensibilizar a la Secretar铆a de Educaci贸n sobre la importancia de un adecuado manejo de la informaci贸n y la responsabilidad que tiene sobre esta, mediante estrategias adecuadas y difusi贸n de los alcances del proyecto. Esta fase deber谩 ejecutarse en cada Secretar铆a de Educaci贸n.

 

*FASE 2: ORGANIZACI脫N Y UNIFICACI脫N. Organizar y unificar f铆sicamente las historias laborales, utilizando criterios t茅cnicos y est谩ndares siguiendo los lineamientos se帽alados por el Ministerio de Educaci贸n en articulaci贸n con el Proyecto de Gesti贸n Documental "PGD" del Archivo General de la Naci贸n. Se deber谩 tener en cuenta la situaci贸n encontrada en la fase de Planeaci贸n, Identificaci贸n y Validaci贸n.

 

*FASE 3: APLICACI脫N Y CAPACITACI脫N. Capacitar a los funcionarios del archivo y a personal adicional preferiblemente de planta de la Secretar铆a en el Proceso, Procedimiento y Norma - PPN a aplicar para mantener la organizaci贸n del archivo, incluyendo la incorporaci贸n de la documentaci贸n nueva, de tal forma que quede totalmente en funcionamiento el modelo de gesti贸n.

*FASE 4: LEVANTAMIENTO DE DATOS. Crear un archivo que contenga los principales datos relacionados con la carpeta de hoja de vida de los administrativos y docentes.

 

DOCUMENTOS SOPORTE

 

  • Ley 594 de 2002 por la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
  • Acuerdo 038 de 2002 mediante el cual se desarrolla el art铆culo 15 de Ley General de archivos 594 de 2000.
  • Procedimiento de entrega de archivo, basado en el acuerdo 038 de 2002. Elaborado por el equipo de trabajo de Modernizaci贸n del MEN.
  • Circular 004 de 2003, del DAFP y archivo General de la Naci贸n, sobre la organizaci贸n de historias laborales.
  • Documento sobre teor铆a archiv铆stica.

 

CONECTIVIDAD

 

A continuaci贸n conozca el listado de Secretar铆as con los usuarios de correo que est谩n llegando al l铆mite de espacio asignado a cada buz贸n oficial creado.

Es importante tomar las medidas correctivas del caso informando a los usuarios para que depuren la informaci贸n y bajar el tama帽o utilizado. La recomendaci贸n es configurar sus estaciones de trabajo con el cliente de correo (Outlook) y de esta manera, los correos almacenados en el buz贸n se descargaran al disco local (carpeta .pst), liberando el espacio en el servidor de correo y as铆 no tener la necesidad de borrar informaci贸n.

Es de se帽alar que llegar al l铆mite, se refleja en que los correos enviados a los usuarios desde otro dominios ser谩n rechazados por el servidor de correo orion.impsat.net.co con una notificaci贸n autom谩tica de que se ha excedido la cuota asignada.

 

LISTADO

 

  • El servicio de conectividad para 68 Secretar铆as de Educaci贸n es prestado por la empresa IMPSAT.
  • Beneficios, utilizaci贸n de correo electr贸nico.
  • Uso del correo electr贸nico.

 

BOLETINES DE CONECTIVIDAD

 

Bolet铆n No 1: Recupere su clave para la administraci贸n de dominio.

Bolet铆n No 2: Migraci贸n del sitio web. 

Bolet铆n No 3: Requerimientos el茅ctricos y de infraestrutura. 

Bolet铆n No 4: Migraci贸n correo electr贸nico.

Bolet铆n No 5: Migraci贸n correo electr贸nico - Clientes Web mail.

Configuraci贸n de correo electr贸nico.

Formato de creaci贸n y cambio de cuentas de correo electr贸nico. 

 

CUENTAS DE CORREO ELECTR脫NICO

En el siguiente archivo encontrar谩 las cuentas de correo electr贸nico creada para cada Secretar铆a de Educaci贸n.

Archivo de cuentas de correo


VIRUS Y SPYWARE

* Spyware
* Virus
* HTTP


DATOS DE CONTACTO IMPSAT

Los siguientes son los pasos para reportar problemas a la mesa de ayuda:

1. L铆nea gratuita (018000) 912228 CODIGO: 8796 贸 (1) 6391200

2. Medio Alterno (1)6119000, extensi贸n 4327, donde asistentes de Servicio a Clientes, tomar谩n su reclamo.

3. Diego Moreno: Coordinador mesa de ayuda, tel茅fono (1)6119000 EXT. 4278, tel茅fono celular (315) 7903613.

Medios Alternos:

Si no se recibe respuesta despu茅s de descartados los 3 primeros pasos se puede proceder a usar los siguientes contactos:

4. e-mail:  Esta direcci贸n de correo electr贸nico est谩 siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

5. Fax (1) 6391225

6. Luis David D铆az, Tel茅fono (1) 6119065, tel茅fono celular 03 315 3081496 贸 beeper (1) 3130800 c贸d 9129. Celular alterno 03 3153590277

7. Chat en l铆nea Lunes a Viernes 8 a.m. a 6 p.m. :  Esta direcci贸n de correo electr贸nico est谩 siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  (Administrador SALA MEN)

8. Tel茅fono celular interventor铆a 316-4727903

 

DOTACI脫N DE COMUTADORES

Objetivos

Dotar en calidad de reposici贸n, a las Secretar铆as de Educaci贸n con computadores que faciliten el proceso de matr铆culas.

 

ETAPA 1

Determinar el n煤mero de computadores en estado de reposici贸n por Secretar铆a.

ETAPA 2

Elaborar t茅rminos de referencia para la adquisici贸n de computadores.

ETAPA 3

 

Adelantar proceso licitatorio.

*Indicar a las secretar铆as n煤mero y especificaciones de computadores que recibir谩n.

ETAPA 4

 

*Preparar a las Secretar铆as para hacer los aislamientos de puntos electr贸nicos y la red de datos.

*Capacitar para la interventora.

ETAPA 5

Adelantar proceso de licitaci贸n.

ETAPA 6

Distribuir computadores.

ETAPA 7

 

*Instalar los computadores (asignado por la firma contratista).

*Adelantar la interventora por parte de la secretar铆a.

 


CAPACITACI脫N OFIM脕TICA

Objetivo

Consisti贸 en la capacitaci贸n en herramientas de Microsoft Office, Outlook, internet y el sistema operativo Windows XP, a funcionarios de las Secretar铆as de Educaci贸n y por lo tanto, mejorar la gesti贸n diaria en las diferentes tareas que realizan. El Proyecto se realiz贸 entre los a帽os 2002 y 2008.

Etapas de la Capacitacion Ofim谩tica

 

ETAPA 1

Determinar el n煤mero de horas de capacitaci贸n necesarias por secretarias

ETAPA 2

Elaborar t茅rminos de referencia por la prestaci贸n del servicio

ETAPA 3

Adelantar proceso de licitatorio.

ETAPA 4

Capacitar para la Interventor铆a

ETAPA 5

Adelantar proceso de contrataci贸n

ETAPA 6

Adelantar la capacitaci贸n (como parte de la contrataci贸n se realiza una evaluaci贸n a los funcionarios previos )inicio a la capacitaci贸n.

ETAPA 7

Adelantar la interventor铆a por parte de la Secretaria.


ESTADO DE LA CAPACITACI脫N EN LAS SERETAR脥AS D EDUCACI脫N

 

Entre el 2004 y el 2008 se capacitaron 1.387 funcionarios de 66 Secretar铆as de Educaci贸n de todo el pa铆s a trav茅s de 4.680 horas de capacitaci贸n. Se iniciar谩 el proceso de contrataci贸n para realizar la capacitaci贸n en Ofim谩tica (Herramientas de Microsoft Office XP, Outlook, Internet y el Sistema Operativo Windows XP) en otras Secretar铆as de Educaci贸n.

                                                                      

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