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NOTICIAS PRINCIPALES
Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo, ejemplo donde la Modernizaci贸n es un compromiso de todos los actores intervinientes
El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Acompa帽amiento t茅cnico fundamental para la Secretar铆a de Educaci贸n municipal de Girardot
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Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
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隆Dosquebradas! firme en su prop贸sito de mejorar el servicio educativo
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
Las Bandas musicales en la IE de Caldas y su impacto en la formaci贸n del ciudadano Caldense
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
En el Cesar, los ni帽os estan "A Salvo en el aula"
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
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NUESTRAS SECRETARIAS COMENTAN
- 脷ltima actualizaci贸n el Viernes, 06 Enero 2012 21:09
TECNOLOG脥A DE LA INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano: La Secretar铆a en el mes de agosto radic贸 639 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 89 % para lo cual se evidencia lo siguiente:
1. Las respuestas registradas en el SAC, a los requerimientos asignados, tienen informaci贸n, sin embargo, no registran la informaci贸n completa y clara sobre las repuestas a la solicitudes lo cual no facilita el seguimiento a la solicitud y la informaci贸n clara para el ciudadano; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.
2. La Secretar铆a en este momento tiene un nuevo administrador del SAC.
3. Deben mejorar en el procedimiento para la devoluci贸n de correspondencia interna por parte de las dependencias, para esto se sugiere que se aproveche el rol operador de segundo nivel en todas la dependencias de manera que esta persona sea el contacto con Atenci贸n al Ciudadano y tenga el acceso para reasignar solicitudes a otras dependencias a trav茅s del SAC y haga uso del exportar en Excel para la entrega formal de la solicitud f铆sica y quedando la evidencia de la entrega, de igual manera es importante que se informe al 谩rea de Atenci贸n al ciudadano al final del d铆a sobre las reasignaciones que se realizaron.
4. Los ejes tem谩ticos deben ser validados por el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano con las 谩reas de la Secretar铆a e informar de los ajustes a los operadores del SAC.
A continuaci贸n las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relaci贸n con el macroproceso de Atenci贸n al Ciudadano:
1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las 谩reas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compa帽eros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.
2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atenci贸n al Ciudadano 鈥 SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a como hacer requerimiento Web a trav茅s del sistema y el acceso a la informaci贸n de tr谩mites y preguntas frecuentes que alimente la Secretar铆a en el aplicativo.
3. Se maneje la planilla de reparto en el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la informaci贸n de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las 谩reas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relaci贸n de la correspondencia radicada en el SAC.
4. Realizar reuniones peri贸dicas de trabajo con las diferentes 谩reas de la Secretar铆a para tratar temas generales de la Secretar铆a con relaci贸n a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la din谩mica de respuesta de requerimientos al ciudadano a trav茅s del SAC.
5. El L铆der de Atenci贸n al Ciudadano, debe realizar informes peri贸dicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes 谩reas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".
6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualizaci贸n peri贸dica de los ejes tem谩ticos a trav茅s del env铆o del reporte "Lista de ejes tem谩ticos por dependencia" a los jefes de 谩rea de manera que validen que ejes tem谩ticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y as铆 las operadores puedan realizar una asignaci贸n correcta de la solicitud. En este momento la Secretar铆a realiza este procedimiento.
7. Deben validar y ajustar los ejes tem谩ticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta informaci贸n la actualiza el administrador del SAC
8. Hacer uso de la din谩mica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva 谩rea.
9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta f铆sica a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el n煤mero de radicaci贸n que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la Secretar铆a.
10. Definir un horario de atenci贸n al p煤blico en el 谩rea de atenci贸n al ciudadano.
11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la Secretar铆a.
12. Garantizar los suministros necesarios al 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: Esta secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de enero de 2009, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y Planta de Personal. A mediados de enero de 2009 tambi茅n se realiz贸 la implantaci贸n de los m贸dulos restantes, los cuales han sido actualizados por la secretar铆a, especialmente los m贸dulos que apoyan el proceso de administraci贸n de carrera.
IMPLEMENTACI脫N DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: Se realiz贸 en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
E. Atenci贸n al ciudadano
H. Gesti贸n del talento humano
J. Gesti贸n financiera.
En la segunda etapa se est谩n implantados dos procesos:
F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
L. Gesti贸n de Tecnolog铆a Inform谩tica
Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se cerr贸 el 18 diciembre de 2008.
COMPROMISOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION
- Hacer seguimiento a los planes de acci贸n formulados en las auditor铆as de procesos.
- Continuar con el desarrollo de los comit茅s directivos entendidos como espacios para identificar y minimizar los risgos que afecten la ejecuci贸n de los procesos implantados.
- Implantar la metodolog铆a de las 5麓S.
- Realizar con el instrumento entregado por la firma BM Consulting las mediciones de satisfacci贸n del cliente al menos dos veces al a帽o.
- Solicitar al Ministerio de Educaci贸n Nacional la asesor铆a y acompa帽amiento para implantar el SAC.
ESTRUCTURA
La Secretar铆a de Educaci贸n se encuentra en la etapa de documentaci贸n. La entidad present贸 una propuesta al proyecto de Modernizaci贸n en el cual se envi贸 las observaciones pertinentes del caso. Existe cambios internos en la Secretar铆a de Educaci贸n que no permite un fuerte avance.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la 煤ltima semana de agosto. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 por parte del Ministerio de Educaci贸n, la organizaci贸n 1121 historias laborales. La firma organiz贸 1127 historias laborales, debidamente ordenadas cronol贸gicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requer铆a y rotuladas seg煤n el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firm贸 el 14 de abril de 2009 y fue firmada por el Secretario de Educaci贸n Jaime Colorado y la encargada del archivo Lina Fernanda Zuluaga. Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacitaci贸n a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.
- 脷ltima actualizaci贸n el Viernes, 06 Enero 2012 21:15
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