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NOTICIAS PRINCIPALES
Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo, ejemplo donde la Modernizaci贸n es un compromiso de todos los actores intervinientes
El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Acompa帽amiento t茅cnico fundamental para la Secretar铆a de Educaci贸n municipal de Girardot
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Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
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隆Dosquebradas! firme en su prop贸sito de mejorar el servicio educativo
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
Las Bandas musicales en la IE de Caldas y su impacto en la formaci贸n del ciudadano Caldense
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
En el Cesar, los ni帽os estan "A Salvo en el aula"
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
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NUESTRAS SECRETARIAS COMENTAN
- 脷ltima actualizaci贸n el Viernes, 06 Enero 2012 20:12
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de mayo radic贸 17 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 100 %.
Sistemas de Informaci贸n de Recursos Humanos:La Secretar铆a Departamental de Choco maneja la n贸mina desde de enero de 2008, y anteriormente en los a帽os 2006 y 2007 lo hizo con el aplicativo proporcionado por el Proyecto de Modernizaci贸n de Secretar铆as de Educaci贸n, en calidad de Arrendamiento.
Cuenta con capacitaci贸n en todos los m贸dulos del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, Se han capacitado 19 funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n Departamental con 320 horas totales de formaci贸n. Se han realizado 9 visitas de acompa帽amiento y asistencia t茅cnica a lo largo del proyecto, dentro del proceso de Intervenci贸n que adelanta el Ministerio de Educaci贸n Nacional, se acompa帽贸 en los meses de abril y mayo de 2010 con el fin de realizar seguimiento a los procesos y apoyo durante el encuentro de rectores.
Se dio apoyo con un grupo de 10 digitadores por espacio de un mes, para adelantar el proceso de completitud de las hojas de vida, sin embargo debido a la falta de informaci贸n en los expedientes de historia laboral, este acompa帽amiento fue suspendido. Actualmente la Secretaria esta realizando un proceso de actualizaci贸n de la informaci贸n mediante la funcionalidad de migraci贸n provista en el Sistema.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realizar谩 la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 15 al 19 de Junio, en donde se realizar谩 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n 鈥 A la fecha se encuentra a Enero/2010 y revisando por parte de la SE la consistencia de la informaci贸n del mes de de febrero /2010, por encontrar errores durante el proceso de capacitaci贸n.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 4 de Marzo se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretar铆a de educaci贸n.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: Se implantaron cinco macroprocesos de los seis contratados:
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n preescolar, b谩sica y media E. Atenci贸n al ciudadano
F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
H. Gesti贸n del talento humano
L. Gesti贸n de la tecnolog铆a inform谩tica
A. Gesti贸n Estrat茅gica (NO FUE POSIBLE IMPLANTARLO)
Certificaci贸n Nacional de procesos: La secretar铆a de Educaci贸n de Choc贸 est谩 en la primera etapa del proyecto en la cual se realiz贸 el diagn贸stico; el cumplimiento con respecto a los documentos de especificaciones t茅cnicas fueron:
Estructura: La Secretar铆a de Educaci贸n se encuentra en la validaci贸n de la estructura con el Ministerio de Educaci贸n y adelantando el proceso de adopci贸n de la estructura por parte de la asamblea.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 por parte del Ministerio de Educaci贸n, la organizaci贸n 4481 historias laborales. La firma organiz贸 4563 historias laborales, debidamente ordenadas cronol贸gicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requer铆a y rotuladas seg煤n el Pliego de Condiciones. Est谩 pendiente desde el mes de Junio de 2009 la revisi贸n por parte del Gerente de Modernizaci贸n Javier Enrique Mosquera la revisi贸n de la base de datos para poder realizar el cierre del proyecto en esta Secretar铆a de Educaci贸n.
- 脷ltima actualizaci贸n el Lunes, 07 Mayo 2012 20:24
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano:La Secretar铆a durante el mes de septiembre ha radicado 1147 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 100 % para lo cual se evidencia lo siguiente:
1. Las respuestas registradas en el SAC a los requerimientos asignados tienen informaci贸n, sin embargo es importante que la respuesta registrada a las solicitudes sea completa y clara; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.
2. El l铆der de Atenci贸n al Ciudadano realiza seguimiento a las solicitudes registradas en el SAC a trav茅s de los reportes administrativos del sistema.
3. Deben ajustar la parametrizaci貌n del SAC de manera que permite una asignaci贸n correcta desde el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano.
4. La Secretar铆a mejor贸 en las instalaciones f铆sicas del 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano, cuenta con 5 profesionales para realizar atenci贸n personalizada, una orientadora, dos operadoras principales del SAC, permitiendo una mejor atenci贸n a la ciudadan铆a, adicionalmente tienen planeado organizar unidades de Atenci贸n al Ciudadano en punto de la ciudad, de manera que puedan realizar orientaci贸n y asesor铆a y as铆 evidenciando un mejor servicio a la ciudadan铆a.
5. La Secretar铆a esta radicando todas las solicitudes que llegan a la Secretar铆a, cuenta con el personal id贸neo en el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano, un l铆der del proceso que realiza seguimiento a todas solicitudes registradas en el sistema y a la correspondencia f铆sica que env铆a la Secretar铆a.
A continuaci贸n las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relaci贸n con el macroproceso de Atenci贸n al Ciudadano:
1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las 谩reas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compa帽eros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.
2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atenci贸n al Ciudadano 鈥 SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a c贸mo hacer requerimiento Web a trav茅s del sistema y el acceso a la informaci贸n de tr谩mites y preguntas frecuentes que alimente la Secretar铆a en el aplicativo.
3. Se maneje la planilla de reparto en el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la informaci贸n de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las 谩reas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relaci贸n de la correspondencia radicada en el SAC.
4. Realizar reuniones peri贸dicas de trabajo con las diferentes 谩reas de la Secretar铆a para tratar temas generales de la Secretar铆a con relaci贸n a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la din谩mica de respuesta de requerimientos al ciudadano a trav茅s del SAC.
5. El L铆der de Atenci贸n al Ciudadano, debe realizar informes peri贸dicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes 谩reas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".
6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualizaci贸n peri贸dica de los ejes tem谩ticos a trav茅s del env铆o del reporte "Lista de ejes tem谩ticos por dependencia" a los jefes de 谩rea de manera que validen que ejes tem谩ticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y as铆 las operadores puedan realizar una asignaci贸n correcta de la solicitud. En este momento la Secretar铆a realiza este procedimiento.
7. Deben validar y ajustar los ejes tem谩ticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta informaci贸n la actualiza el administrador del SAC.
8. Hacer uso de la din谩mica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva 谩rea.
9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta f铆sica a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el n煤mero de radicaci贸n que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la Secretar铆a.
10. Definir un horario de atenci贸n al p煤blico en el 谩rea de atenci贸n al ciudadano.
11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la Secretar铆a.
12. Garantizar los suministros necesarios al 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos:Esta secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de mayo de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y Planta de Personal. En el mes de septiembre de 2008 se realiz贸 la implantaci贸n de los m贸dulos restantes y en enero de 2009 el m贸dulo de evaluaci贸n de desempe帽o, los cuales han sido actualizados por la secretar铆a
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeaci贸n de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.
3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.
4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.
ESTRUCTURA
La Secretar铆a de Educaci贸n cumpli贸 con todas las etapas establecidas en estructura. La asamblea aprob贸 la estructura con fecha de 27 de agosto de 2009. Actualmente, adelantan proyecci贸n de actos administrativos para implementar la estructura adoptadas.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 6320 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 7004 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernizaci贸n Ginna Robles Caviedes y Jaqueline Villareal el 31 de octubre de 2008.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a los funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.
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