¿Cómo minimizar los riesgos en la implantación de procesos?
La etapa de implantación presenta uno de los mayores riesgos para el proyecto, puesto que requiere de la total participación, disposición y dedicación de los funcionarios. Es en este momento donde se traduce en hechos el arduo trabajo adelantado durante meses. De acuerdo con los términos de referencia, la firma consultora debe implantar la totalidad de los procesos diseñados para la Secretaría de Educación. Es fundamental que la implantación de procesos incluya la implantación de indicadores que evidencien el cambio en la gestión de la Secretaría. La firma consultora presentará los procesos de la Secretaría al comité directivo. El comité con la asesoría de los consultores de la firma, deberá definir la modalidad de implantación por proceso de acuerdo con las condiciones particulares de la Secretaría de Educación.
¿Cuál es el tiempo de ejecución del proyecto de Modernización de las Secretarías de Educación?
El tiempo de ejecución del proyecto en las Secretarías es el que se indica en la guía del Proyecto de Modernización: Tamaño de la Secretaría Tiempo de Ejecución A 8 meses B 11meses C 13.5 meses D 13.5meses Es decir, que si en una Secretaría tamaño D el proyecto inició el 1 de agosto de 2004, las actividades en el cronograma deben finalizar el 15 de octubre de 2005. Para los cálculos de trabajo del cronograma se debe tener presente que un mes tiene en promedio 4.33 semanas. El inicio de ejecución del proyecto y por tanto del cronograma se establece a partir de la llegada de todos los recursos, es decir: consultores completos de la firma, equipos de cómputo, licencias. Aceptar un inicio de cronograma sin los recursos completos es aceptar que el proyecto comienza retrasado.
¿Cuándo se considera que el cronograma para la ejecución del proyecto de Modernización de la Secretaría está aprobado?
Un cronograma se considera como oficial cuando la firma de consultoría lo presentó al comité directivo para su estudio y aprobación. La presentación no necesariamente implica aprobación. Un cronograma no se modifica, lo que cambia es el avance frente al cronograma inicial que se establece. La firma de consultoría presenta al comité directivo los adelantos o retrasos frente al cronograma aprobado inicialmente y las propuestas o cambios en la ejecución para lograr el objetivo establecido. Es fundamental que el Gerente del proyecto y el comité analice el impacto de los cambios en la ejecución y las acciones para evitar que la fecha de finalización del proyecto se prolongue. En ningún momento esta fecha debe superar el tiempo establecido como límite de acuerdo con el tamaño de la Secretaría en los términos de referencia.
¿En qué modalidad se deben implantar los procesos?
Es importante que la mayoría de los procesos de la Secretaría se implanten en la modalidad de Ejecución, de manera que se garantice una mayor apropiación de los procesos, la permanencia del cambio en la Secretaría de Educación y se traduzca en realidades todo el esfuerzo que se ha hecho durante los meses de trabajo. Para la implantación de algunos de los procesos, se deben generar las acciones necesarias para facilitar la implantación, especialmente en la modalidad de Ejecución. Para cada modalidad se ha establecido un criterio de calidad para que la Secretaría pueda monitorear los riesgos que asume cuando implanta un número determinado de procesos en las modalidades de Piloto y Simulación. Si la distribución de los procesos en las modalidades de implantación está por fuera de estos rangos, el comité directivo deberá establecer los mecanismos necesarios para mejorar los índices de implantación en la modalidad de Ejecución. De otra parte, el Gerente del Proyecto informará al Ministerio de Educación Nacional los casos en que las modalidades de implantación superen estos porcentajes.
