El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de abril radic贸 1.286 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 91%.
Sistemas de Informaci贸n de Recursos Humanos: Esta Secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de marzo de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y en enero del 2009 se implement贸 el modulo de evaluaci贸n de desempe帽o.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Esta secretar铆a de educaci贸n inici贸 la implementaci贸n del Sistema de Gesti贸n y Control Financiero 鈥 SGCF con la asistencia del proyecto de modernizaci贸n a partir del mes de mes de abril de 2009. A la fecha de este informe la secretar铆a se encuentra con informaci贸n en el Sistema al mes de enero de 2010 y se encuentran validando los datos de febrero /2010.
Esta secretar铆a se ha distinguido por el compromiso adquirido por la L铆der Financiero (Luz 脕ngela Oviedo) de la Secretar铆a de Educaci贸n en el cumplimiento para alimentar mensualmente el sistema.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n y gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 11 de Marzo se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 26 al 30 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretar铆a de educaci贸n.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, Timplantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Se implantaron los 41 subprocesos y 10 en simulaci贸n definidos en la cadena de valor del Ministerio de Educaci贸n Nacional.
Como compromisos de la Secretar铆a, se destaca lo siguiente:
1. Implementar en este a帽o los 10 subprocesos implantados en modalidad de simulaci贸n.
2. Programar una segunda auditor铆a de procesos en un periodo menor a 6 meses.
3. Mantener el espacio del Comit茅 Directivo cada 15 d铆as para la toma de decisiones y socializaci贸n de actividades de la Secretar铆a de Educaci贸n.
4. Mantener la medici贸n de los indicadores de procesos e implementar la totalidad de indicadores definidos por la Secretar铆a.
Certificaci贸n Nacional de procesos:La Secretar铆a de Educaci贸n de Caquet谩 est谩 en la etapa de pre auditor铆a, sin embargo los resultados esperados no son buenos. Est谩 Secretar铆a de Educaci贸n debe trabajar mucho en los planes de cumplimiento que se generaron de las visitas anteriores para obtener la Certificaci贸n. El compromiso adquirido por el Gerente de Modernizaci贸n DIEGO FERNANDO PARRA, es recibir la auditor铆a de certificaci贸n por parte del ente certoficador del 23 al 25 de junio de 2010.
Estructura: Se valid贸 la estructura con el Ministerio de Educaci贸n. Adopt贸 mediante decreto del gobernador. Se encuentra pendiente el envi贸 de la autorizaci贸n del uso del porcentaje de cuota de administraci贸n.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a fue objeto del proyecto de la etapa de acompa帽amiento organizacional en la cual se busca desarrollar Proyectos Espec铆ficos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad. El proceso iniciar谩 la 煤ltima semana de septiembre.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 por parte del Ministerio de Educaci贸n Nacional la organizaci贸n de 3147 hojas de vida. Se organizaron 861 historias laborales las cuales quedaron debidamente ordenadas, foliadas y rotuladas seg煤n los t茅rminos de referencia. El acta de entrega final y cierre del proyecto se firm贸 el 1 de agosto de 2008 y fue firmada por el Gerente de Modernizaci贸n Diego Fernando Parra Pe帽a y la Doctora Rosario Burgos Burgos.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacitaci贸n a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de mayo ha radicado 720 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 84%.
Sistemas de Informaci贸n de Recursos Humanos: La Secretar铆a Departamental de Caldas maneja la n贸mina con el Sistema Humano desde marzo de 2008. Cuenta con capacitaci贸n en todos los m贸dulos del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, aunque ha mantenido escasa participaci贸n en las capacitaciones de refuerzo de los a帽os 2009 y 2010. Actualmente utilizan los m贸dulos de planta de personal, escalaf贸n y n贸mina. Se denota un escaso uso en los otros m贸dulos. Situaci贸n que ha implicado convocarlos a un refuerzo en la tercera semana del mes de junio.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 18 al 22 de Mayo, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a 3 funcionarios, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n 鈥 A la fecha se encuentra a Enero/2010 y revisando por parte de la SE la consistencia de la informaci贸n del mes de de febrero /2010, por encontrar errores durante el proceso de capacitaci贸n
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 2 y el 3 de marzo se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretar铆a de educaci贸n.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca lo siguiente:
1. Generar mecanismos de control para la participaci贸n de los directivos en las actividades principales del proyecto.
2. Importante contar con los equipos de c贸mputo y el espacio f铆sico adecuado para el 贸ptimo desarrollo de las actividades.
3. La participaci贸n activa de los directores de 谩rea permite un mayor empoderamiento de todos los funcionarios.
4. Los l铆deres de proceso, as铆 como los equipos de trabajo, deben estar involucrados en los mismos para lograr optimizar los recursos y tiempo tanto en la etapa de capacitaci贸n como implantaci贸n.
Los facilitadores que se asignen deben ser funcionarios de planta, que posean buenas relaciones interpersonales.
Certificaci贸n Nacional de procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n obtuvo la certificaci贸n nacional en los tres procesos.
Estructura: La Secretar铆a de Educaci贸n adelanta la preparaci贸n de la documentaci贸n para el tr谩mite de la propuesta de estructura ante la asamblea.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a fue objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la 煤ltima semana de agosto. En el proyecto se hizo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 2861 historias laborales y la firma organizo 3027 hojas de vida que fue la cantidad suministrada por el personal del archivo de la Secretar铆a de Educaci贸n. El trabajo finaliz贸 el 15 de mayo de 2009 con la firma del acta de entrega final a satisfacci贸n firmada por el Gerente de Modernizaci贸n Jos茅 Paul Azuero. Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.