El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
SISTEMA DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano: La Secretar铆a en el mes de Mayo radic贸 473 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 74,30%, con un nivel de uso del SAC medio.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: La Secretar铆a Municipal de Buenaventura present贸 resistencia al proceso de implantaci贸n del Sistema de Informaci贸n, debido a que los funcionarios encargados del 谩rea no entregaban la copia de la base de datos para la implementaci贸n inicial, luego de varios intentos se logr贸 implementar el Sistema en el mes de enero de 2009. Para extraer la base de datos se debi贸 desplazar el Ministerio y extraer la informaci贸n directamente de los servidores del 谩rea de recursos Humanos
Esta secretar铆a ha participado en cuatro eventos de capacitaci贸n y ha recibido tres visitas de asistencia t茅cnica en sitio.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 8 al 12 de Junio, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n A la fecha de este informe han subido la informaci贸n de ENERO/2010. SE recientemente implementada. Con compromisos de actualizaci贸n de datos de los periodos pendientes (a mayo) para finales de Junio de 2010.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 11 y 12 de Marzo se llev贸 a cabo la jornada para sensibilizaci贸n y el levantamiento y de informaci贸n requerida por el sistema. No asistieron a la capacitaci贸n programada, y la informaci贸n no se encuentra completa para su migraci贸n.
Dotaci贸n de computadores: en la Secretar铆a de Educaci贸n de Buenaventura se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega cinco (5) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: Se realiz贸 en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
E. Atenci贸n al ciudadano
H. Gesti贸n del talento humano
J. Gesti贸n financiera.
En la segunda etapa se est谩n implantados dos procesos:
D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n preescolar, b谩sica y media F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se finaliz贸 el 19 de noviembre de 2009
Aspectos relevantes ocurri贸 durante la ejecuci贸n del proyecto.
La infraestructura de la Secretar铆a es cr铆tica, no tiene implementado el SAC y el macroproceso de inspecci贸n y vigilancia depende el Ente Territorial.
La Secretar铆a de Educaci贸n dio continuidad al grupo de servidores para el trabajo de implementaci贸n y mejoramiento continuo (Tres servidores para el macroproceso de Inspecci贸n y Vigilancia y cuatro para le macroproceso de cobertura)
Como se verific贸 en la primera visita de seguimiento de la interventor铆a, la capacitaci贸n e implementaci贸n se realiz贸 con todos los funcionarios, en el puesto de trabajo y en visitas a instituciones educativas, es de resaltar que las visitas se aprovecharon para ejecutar de manera real actividades de los procesos implantados.
Certificaci贸n Nacional de procesos: Buenaventura se coordin贸 y se programo visita de certificaci贸n por el ICONTEC y en la fecha seleccionada no atendi贸 al auditor de Certificaci贸n.
Estructura: La Secretar铆a de educaci贸n se encuentra adelantando la revisi贸n y an谩lisis de las recomendaciones presentadas por el proyecto de modernizaci贸n
Organizaci贸n de Historias Laborales: Se contrat贸 por parte del Ministerio de Educaci贸n Nacional la organizaci贸n de 2239 hojas de vida. Se organizaron 1991 historias laborales las cuales quedaron debidamente ordenadas, foliadas y rotuladas seg煤n los t茅rminos de referencia. El acta de entrega final y cierre del proyecto se firm贸 el 29 de enero de 2009 y fue firmada por el Gerente de Modernizaci贸n Clemente Viajar谩 y Fabiola Rodriguez como jefe de personal.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacitaci贸n a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de Mayo se radicado 2230 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 87,34 %.Con un nivel de uso del SAC Alto, Ocup贸 el puesto No. 3 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. Se est谩n radicando m谩s requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 2 (600).
Sistemas de Informaci贸n de Recursos Humanos: Adelant贸 el proceso de implantaci贸n de los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de Planta y administraci贸n de N贸mina en el mes de octubre de 2008, durante el proceso de implantaci贸n no present贸 hallazgos significativos
En los meses de Noviembre de 2008 y enero de 2009, se realizaron las implantaciones de los m贸dulos restantes que apoyan los procesos de administraci贸n de Carrera, Desarrollo de Personal, Selecci贸n e Inducci贸n y Manejo de Historias Laborales. Esta secretaria ha contado con acompa帽amiento permanente por parte del Proyecto de Modernizaci贸n, del contratista y la Interventor铆a.
Hasta la fecha se han capacitado en Bogot谩 a 8 funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n, para un total de 182 horas de formaci贸n. Se realiz贸 por parte de la firma 2 visitas de acompa帽amiento y asistencia en los meses de Febrero y Junio del a帽o 2010.
Nivel de uso del sistema humano: Administraci贸n y Seguridad 44%, Bienestar Social 8%, Compensaci贸n y Laborales 72%, Evaluaci贸n del Desempe帽o 36%, Estructura Organizacional 43%, Escalaf贸n Docente 100%, Planta y Personal 56%, Salud Ocupacional 7%, Selecci贸n de Persona 0%, Salud y Seguridad 50%.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 22 al 24 de Febrero de 2010, posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 05 al 09 de abril, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Se encuentran con Informaci贸n en el Sistema a FEBRERO/2010.Incumplimiento de los compromisos adquiridos para actualizaci贸n de la informaci贸n. Presentan atraso en los cargues de MARZO, ABRIL Y MAYO- 3 MESES. El Secretario de Educaci贸n recibi贸 entrenamiento y se comprometi贸 con el proceso Del 6 al 8 de Julio se har谩 visita de asistencia t茅cnica, para apoyarlos en la adopci贸n del sistema.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 25 de Febrero se llevar谩 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretar铆a de educaci贸n.
Dotaci贸n de computadores:En la Secretar铆a de Educaci贸n de Bucaramanga se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega nueve (9) equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega un (1) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeaci贸n de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.
3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.
4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.
5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.
Certificaci贸n Nacional de procesos: En cuanto a la Guajira estos son los resultados alcanzados a la fecha:
Esta secretar铆a ha recibido 3 visitas (diagnostico y 2 acompa帽amientos) pero se evidencia poco avance en el cumplimiento y puesta en marcha de los planes de acci贸n, debido a temas internos de la secretaria, esperamos que esto se subsane con el trabajo de Gente y Cultura que se est谩 realizando PROES.
Estructura: Desarrollan los entregables del componente de estructura. Una vez elaborados se deben presentar para revisi贸n ante el proyecto de modernizaci贸n.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 3329 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 3084 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernizaci贸n Ana Yasmin Pardo Solano el 10 de diciembre de 2008.