El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano: La Secretar铆a en el mes de Mayo radic贸 461 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 98,59%, con un nivel de uso del SAC medio.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: La Secretar铆a de Educaci贸n del Valle del Cauca inici贸 el uso del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos en el mes de agosto de 2008, esta secretar铆a, present贸 varias situaciones at铆picas en el manejo y administraci贸n de la planta dentro de la cual se destacan las siguientes:
1. Hay un grupo de 200 docentes aproximadamente que fueron nombrados por el Departamento y en virtud de una serie de normas departamentales manejan una escala salarial distinta a la escala nacional fijada por Decreto.
2. Tienen nombrados en la planta funcionarios como m茅dicos odont贸logos y enfermeros, que prestan sus servicios en los establecimientos educativos y son pagados por debajo del salario m铆nimo como si fuesen docentes de hora c谩tedra, cuando esta situaci贸n era permitida.
Como quiera que el Departamento present贸 los soportes correspondientes, que avalan tanto la escala salarial como los nombramientos del personal m茅dico, estos fueron incluidos en el sistema, pero marcados de forma tal que queden plenamente identificados para revisiones posteriores.
Esta secretar铆a ha contado con 5 procesos de capacitaci贸n masiva del sistema de informaci贸n, y se han realizado 11 visitas de asistencia t茅cnica y acompa帽amiento en sitio. En el a帽o 2010 se le han realizado 2 visitas, una en el mes de enero y otra en el mes de junio.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 1 al 5 de Junio, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n 鈥 A la fecha de han subido al sistema la informaci贸n del mes de ENERO/2010.
Pendiente el cumplimiento de los compromisos adquiridos para los cargues de FBERERO, MARZO, ABRIL Y MAYO- 4 MESES)
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 4 de Marzo se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. Se realizo en Bogot谩 la capacitaci贸n funcional del 26 al 30 Abril en donde participaron 2 funcionarios.
Dotaci贸n de computadores: en la Secretar铆a de Educaci贸n de Valle del Cauca se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cinco (5) equipos y una tercera entrega seis (6) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Certificaci贸n Nacional de Procesos: Valle del Cauca se les ha programado visita de acompa帽amiento pero los resultados no son buenos debido a que los funcionarios no demuestran inter茅s
Estructura: la secretar铆a se encuentra validando la estructura con el ministerio de educaci贸n nacional. Implementa parcialmente la misma.
Gente y Cultura: La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se estar谩 iniciando la primera semana de septiembre. En el proyecto est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Organizaci贸n de Historias Laborales: Se contrat贸 por parte del Ministerio de Educaci贸n, la organizaci贸n 9365 historias laborales. La firma organiz贸 9374 historias laborales, debidamente ordenadas cronol贸gicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requer铆a y rotuladas seg煤n el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firm贸 el 20 de octubre de 2008 y fue firmada por el Gerente de Modernizaci贸n Juan Dionisio Ramos. Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacitaci贸n a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de Julio radic贸 364 requerimientos con una oportunidad de respuesta de 68,61%.con un nivel de uso del SAC Medio. Ocup贸 el puesto No. 52 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. . Se est谩n radicando menos requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 1 (400).Desde el mes de Febrero se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC a excepci贸n del mes de Abril que estuvo en nivel bajo.
Se ha realizado seguimiento teniendo en cuenta que en el mes de junio hubo cambio del Administrador del SAC. A la nueva persona en este rol se ha venido orientando sobre la parametrizaci贸n y actualizaci贸n del SAC v铆a correo electr贸nico y telef贸nico. En este mes se est谩 planeando una visita de esta persona a Bogot谩 para recibir un entrenamiento detallado en el rol Administrador.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 01 al 03 de Junio de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentaci贸n del SGCF, y la Elaboraci贸n de la Homologaci贸n y levantamiento de informaci贸n., posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 15 al 19 de Junio, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. La SE carg贸 informaci贸n de los meses de Enero y Febrero de 2010. SE con disposici贸n para asumir el este proceso.
Aunque el ET cuenta con el sistema transaccional SAFIRO, este no contiene el nivel de detalle de los conceptos de presupuesto, seg煤n la Estructura Presupuestal del SGCF, correspondiente al sector educativo. Se tiene prevista una visita de asistencia t茅cnica para el 21 al 23 de julio pr贸ximo, la cual est谩 pendiente de confirmar con la SE.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, est谩 estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilizaci贸n y diagn贸stico: Se llev贸 a cabo el 12 de Marzo. Levantamiento y migraci贸n de informaci贸n: Est谩 en proceso Capacitaci贸n funcional en Bogot谩: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitaci贸n funcional en sitio: No iniciada
Dotaci贸n de computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Urib铆a se han realizado 2 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega de seis (6) equipos, y una segunda entrega cuatro (4) equipos, para un total de 10 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: En esta Secretar铆a de Educaci贸n el trabajo se realizo en dos etapas.
En la primera se implanto un macroproceso:
E. Atenci贸n al Ciudadano.
En la segunda etapa se implantaron cinco macroprocesos:
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n preescolar, b谩sica y media
F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
H. Gesti贸n del talento humano
L. Gesti贸n de la tecnolog铆a inform谩tica
La fecha de cierre del proyecto fue el 28 de enero de 2009.
Compromisos de la Secretar铆a:
路 Mantener la realizaci贸n de los diferentes comit茅s como buena pr谩ctica de gesti贸n, con la frecuencia establecida durante la ejecuci贸n del proyecto.
路 Preparar y gestionar ante la Alcald铆a la propuesta de estructura organizacional de la S.E. de acuerdo a las tipolog铆as definidas, para ello contar谩 con la asesor铆a del MEN en lo que concierne a su competencia y con las respectiva documentaci贸n elaborada por l firma BM Consulting.
路 Calcula r y utilizar los indicadores de gesti贸n de los seis macroprocesos implementados, para medir el avance de los mismos, realizar seguimiento en los comit茅s por lo menos cada dos meses
路 Planear, programa y ejecutar dos auditor铆as de procesos al a帽o, remitir la informaci贸n al MEN para realizar acompa帽amiento a mitad de a帽o
路 Continuar con la ejecuci贸n del Programa de 5'S, con sus respectivas mediciones
路 Habilitar instalaciones para ubicar los equipos de inspecci贸n y vigilancia
路 Divulgar y promocionar los resultados alcanzados por la S.E., hacer de la misma un referente para las dem谩s entidades del municipio; ferias de procesos
路 Trabajar u gestionar un proceso de inducci贸n y empalme para nuevos funcionarios
Certificaci贸n Nacional de procesos: La secretar铆a de Urib铆a recibi贸 certificaci贸n en el mes de mayo y est谩 pendiente la programaci贸n de entrega del certificado.
Estructura: Validando la estructura con el ministerio de Educaci贸n y adelantando el proceso de adopci贸n de la estructura por parte del concejo municipal. Cuenta con la autorizaci贸n el uso de hasta el 2% de cuota de administraci贸n.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 466 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 500 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. Est谩 pendiente el cierre del proyecto.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a los funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.