El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano (SAC): La Secretar铆a en el mes de Junio radic贸 3011 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 87,12 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocup贸 el puesto No. 50 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. Se est谩n radicando mas requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 3 (1000).Durante el a帽o se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC. Debe trabajar en la finalizaci贸n oportuna de los requerimientos, a la fecha tienen 9.643 Requerimientos vencidos.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: La Secretar铆a Departamental de Tolima maneja la n贸mina desde de Marzo de 2008, y anteriormente en los a帽os 2006 y 2007 lo hizo con el aplicativo proporcionado por el Proyecto de Modernizaci贸n de Secretar铆as de Educaci贸n, en calidad de Arrendamiento. Cuenta con capacitaci贸n en todos los m贸dulos del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, Se han capacitado 11 funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n Departamental con 198 horas totales de formaci贸n. Se realiz贸 por parte de la firma 1 visita de acompa帽amiento y asistencia en el mes de Junio de 2010.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 15 al 17 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentaci贸n del SGCF, y la Elaboraci贸n de la Homologaci贸n y levantamiento de informaci贸n., posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 23 al 27 de Mayo, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 1 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n 鈥 al mes de MARZO de 2010. Visita de Asistencia T茅cnica: Se realiz贸 visita de asistencia t茅cnica el 31 de mayo al 2 de junio de 2010 y se obtuvo la preparaci贸n y cargue de los datos de marzo y la estructuraci贸n de loa archivos de abril de 2010.
Compromiso: La SE adquiri贸 los compromisos de: Terminaci贸n de los archivos del mes de abril antes de Junio 4 de 2010 鈥 No cumplido. Actualizaci贸n y env铆o de los archivos de Mayo antes de Junio 25 de 2010 鈥 No cumplido.
Sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE: El proceso de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, est谩 estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilizaci贸n y diagn贸stico: Se llev贸 a cabo EL 12 de Marzo. Levantamiento y migraci贸n de informaci贸n: Est谩 en proceso. Capacitaci贸n funcional en Bogot谩: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitaci贸n funcional en sitio: No iniciada.
Dotaci贸n de computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Tolima se han realizado 1 entrega de 14 equipos
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: Estado Finalizado desde el 2008. Se realiz贸 en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
E. Atenci贸n al ciudadano
H. Gesti贸n del talento humano
J. Gesti贸n financiera.
En la segunda etapa se est谩n implantados dos procesos:
F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
L. Gesti贸n de Tecnolog铆a Inform谩tica
Certificaci贸n Nacional de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n de Tolima se certifico por ICONTEC en los tres procesos designados por el ministerio de Educaci贸n Nacional.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la 煤ltima semana de agosto. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 8948 hojas de vida y la firma Inform谩tica Documental aplic贸 el modelo a las 8948 historias laborales. El proyecto finaliz贸 el 26 de noviembre de 2008 y fue recibido a satisfacci贸n por el Gerente de Modernizaci贸n Jader Armel Ochoa y Rosa Espitia encargada del archivo. Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano (SAC): La Secretar铆a en el mes de Mayo se radicado 504 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 79,33 %.Con un nivel de uso del SAC medio, Ocup贸 el puesto No. 58 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. Sin embargo, no est谩n radicando todos los requerimientos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 3 (M铆nimo 1000).
Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos: El Departamento de Santander inicio el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y Planta de Personal en el mes de enero de 2009. Inicialmente la Secretar铆a present贸 una serie de inconsistencias procedimentales especialmente en el manejo de terceros y de descuentos a fondos y cooperativas. Frente al proceso de liquidaci贸n no se encontraron inconsistencias significativas.
En el mes de marzo de 2009 adelant贸 la implementaci贸n y capacitaci贸n de los m贸dulos de administraci贸n de Carrera, Desarrollo de Personal, Selecci贸n e Inducci贸n y Manejo de Historias Laborales. En el mes de mayo de 2009 se adelant贸 la capacitaci贸n del Administrador del Sistema por parte de la Secretar铆a de Educaci贸n.
Dentro del proceso de implementaci贸n y asistencia t茅cnica se han adelantado 8 visitas presenciales a la sede de la Secretar铆a de Educaci贸n de Santander, de las cuales 3 se han realizado en el 煤ltimo trimestre. Se han capacitado en Bogot谩 a 6 funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n, para un total de 100 horas de formaci贸n.
Nivel de uso del sistema humano: Administraci贸n y Seguridad 33%, Bienestar Social 0%, Compensaci贸n y Laborales 72%, Evaluaci贸n del Desempe帽o 18%, Estructura Organizacional 43%, Escalaf贸n Docente 100%, Planta y Personal 56%, Salud Ocupacional 0%, Selecci贸n de Persona 0%, Salud y Seguridad 0%.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiz贸 visita para iniciar el proceso de implementaci贸n del SGCF en mayo 3 al 5/2010, pero no fue posible concertar la participaci贸n a la capacitaci贸n del SGCF y puesta en operaci贸n del SGCF en la ciudad de Bogot谩.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 1 y el 2 de Marzo se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretar铆a de educaci贸n.
PROCESOS
Estado: No se ha iniciado la implantaci贸n de procesos. Esta Secretar铆a se va a adicionar al alcance del Contrato 033 de 2009 ejecutado por la Firma PROES S.A., en el que se implantaran seis macroprocesos
1. Macro proceso A. Gesti贸n estrat茅gica de la Secretar铆a de Educaci贸n
2. Macro proceso C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
3. Macro proceso H. Gesti贸n del talento humano
4. Macro proceso D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n pre-escolar, b谩sica y media
5. Macro proceso E. Atenci贸n al ciudadano
6. Macro proceso F. Gesti贸n de Inspecci贸n y vigilancia de los establecimientos educativos
De forma paralela se trabajaran los componentes de Gente y Cultura con la implementaci贸n de una estrategia de intervenci贸n, una de manejo del cambio y un plan de acompa帽amiento. As铆 como la implementaci贸n de la metodolog铆a de las 5'S.
Estructura: Se desarrollar谩 en el pr贸ximo mes de Julio, sesiones de trabajo sobre la metodolog铆a para el desarrollo de una propuesta de estructura para la secretar铆a de educaci贸n.