El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano:La Secretar铆a durante el mes de septiembre ha radicado 1147 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 100 %
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos:Esta Secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de febrero de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y en enero del 2009 se implement贸 el modulo de evaluaci贸n de desempe帽o.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y Control Financiero: El proceso de implementaci贸n del SGCF, se inici贸 del 22 al 27 de Junio de 2009, en la ciudad de Bogot谩 con la asistencia de tres funcionarios, as铆:
路 L铆der financiero de la Secretar铆a de Educaci贸n
路 L铆der Financiero de la Secretar铆a de Hacienda,
路 Ingeniero de sistemas de la Secretar铆a de Educaci贸n, para apoyo t茅cnico al proceso
Los resultados de de las actividades de implementaci贸n fueron los siguientes:
1. Elaboraci贸n de la homologaci贸n la Estructura Presupuestal b谩sica del la Secretar铆a Vs. La estructura del SGCF.
2. Preparaci贸n y cargue de los datos financieros al SGCF, para los periodos de Enero y Febrero de 2009, con cargue exitoso
3. Capacitaci贸n de las funcionalidades del aplicativos con el an谩lisis de indicadores y reportes con la informaci贸n real de la secretar铆a y sus beneficios para la el apoyo a la gesti贸n financiera de la Secretar铆a.
Recientemente se realizaron actividades en la ciudad de Bogot谩 durante el semana del 14 al 19 de septiembre de 2009 con el objetivo de acompa帽ar y dar soporte en forma personalizada al L铆der financiero de la Secretar铆a de Educaci贸n y L铆der Financiero de la Secretar铆a de Hacienda, para el cargue y actualizaci贸n de informaci贸n al Sistema, obteniendo como resultado:
路 La revisi贸n de la informaci贸n de la consistencia de la informaci贸n del mes Enero, febrero y Marzo/09 realizando los respectivos reprocesos.
路 Estructuraci贸n, validaci贸n y cargue de los archivos para los periodos de Abril a Agosto de 2009, quedando totalmente al d铆a la informaci贸n en el Sistema.
路 An谩lisis de la informaci贸n cargada, con indicaci贸n de indicadores y reportes.
路 Refuerzo a los participantes de las funcionalidades del aplicativo.
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeaci贸n de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.
3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.
4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.
ESTRUCTURA
La Secretar铆a de Educaci贸n cumpli贸 con todas las etapas establecidas en estructura. La asamblea aprob贸 la estructura con fecha de 27 de agosto de 2009. Actualmente, adelantan proyecci贸n de actos administrativos para implementar la estructura adoptadas.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
La Secretar铆a de Educaci贸n pidi贸 no realizar el proyecto debido a que el ente territorial aplico un modelo diferente
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano:La Secretar铆a de Educaci贸n inici贸 en el uso del SAC el 16 de junio de 2009, radicaron en agosto 733%.
Convenio: Se elabor贸 el convenio y se envi贸 para firmas del Alcalde pero manifestaron inconvenientes con el plazo de ejecuci贸n del convenio, por lo que se solicit贸 orientaci贸n de la Subdirecci贸n de Contrataci贸n frente al tema. Una vez se defina esta situaci贸n se proceder谩 a la firma del convenio.