El componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de visitar la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Malambo desde el d铆a 18 al 21 de Noviembre, encontr谩ndose con gratas sorpresas como el Lic., Daniel Escorcia Castro (Secretario de educaci贸n) y el Lic. V铆ctor Escorcia (Alcalde de Malambo) quienes con su gesti贸n y receptividad al acompa帽amiento t茅cnico del Ministerio de Educaci贸n Nacional han ayudado a que esta Secretar铆a tenga una organizaci贸n y funcionamiento basada en la Modernizaci贸n.
Un trabajo DURO que les cost贸 l谩grimas como dicen algunos funcionarios VALIO LA PENA, dentro de esta gesti贸n tambi茅n encontramos una Estructura de Planta adoptada procurando tener unos perfiles ajustados; finalmente no se puede desconocer la nueva cara de la SEM con mobiliario nuevo estandarizado y ante todo un equipo humano dispuesto a aprender y dar lo mejor de ellos, con la calidez que los caracteriza es el recibimiento que dan a todos los funcionarios y usuarios de la Secretar铆a.
隆Es muy grato visitar esta Secretar铆a!
Los d铆as 11 y 12 de noviembre el componente de Gente y Cultura tuvo la oportunidad de compartir con l铆deres de los macroprocesos de la Secretar铆a de Educaci贸n de Girardot, identificando aspectos claves y oportunidades de mejora; la conclusi贸n fundamental es que para garantizar la sostenibilidad de la Modernizaci贸n hay que unir esfuerzos entre el Ente Territorial quien debe asegurar espacios adecuados y sanos y equipos de oficina para que las personas que laboran est茅n con condiciones 贸ptimas.
La Secretar铆a de Educaci贸n debe fortalecer el liderazgo y la delegaci贸n estrat茅gica donde no se anteponga lo operativo a lo estrat茅gico y misional, y el Ministerio de Educaci贸n Nacional con un acompa帽amiento t茅cnico integral con oportunidad y calidad que fortalezca la gesti贸n interna de la Secretar铆a y a la vez con las Instituciones Educativas. |
Para la Estrategia de Modernizaci贸n de la Secretar铆as de Educaci贸n, es muy gratificante encontrar avances significativos en las visitas de asistencia t茅cnica que se vienen realizando.
Durante la semana del 10 al 13 de noviembre de 2014, el Componente de Gente y Cultura en su etapa de acompa帽amiento logr贸 evidenciar los logros de la Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Dosquebradas que sin duda han potencializado sus procesos.
En esta oportunidad se hace un reconocimiento muy especial al equipo de Cobertura Educativa porque sus funcionarios se destacaron por el conocimiento completo del Macroproceso, la proactividad, el inter茅s y sobre todo por la responsabilidad al asumir adecuadamente sus procesos y subprocesos. As铆 mismo es importante mencionar que el l铆der de este proceso se caracteriza por su alto nivel de liderazgo y las excelentes relaciones grupales que han permitido que el equipo se consolide y se constituya en un Macroproceso de alto desempe帽o.
隆FELICITACIONES SECRETAR脥A DE EDUCACI脫N DE DOSQUEBRADAS!
El programa de bandas estudiantiles musicales de la Gobernaci贸n de Caldas pertenecientes a la Secretar铆a de Educaci贸n cuenta con 44 agrupaciones adscritas a Instituciones Educativas del departamento siendo reconocidas en el 谩mbito local, regional, nacional e internacional por los procesos de formaci贸n personal, musical y profesional que se ha llevado a cabo durante 33 a帽os de existencia.
Desde la Secretar铆a de Educaci贸n se trabaja en el fortalecimiento de estas agrupaciones musicales, su articulaci贸n a los planes de estudio de los diferentes proyectos educativos institucionales donde se cuenta con bandas musicales, buscando formar ciudadanos 茅ticos, sensibles, humanitarios del medio , y de las relaciones con el otro.
Entre los d铆as del 4 al 7 de noviembre se desarroll贸 la visita de Pre auditor铆a a la Secretar铆a Departamental del Cesar a los Macro procesos Certificados.
Durante estos d铆as de trabajo con los equipos auditados vale la pena felicitarles por el empoderamiento y conocimiento de los funcionarios en cada uno de los procesos.
Para el Proyecto de Modernizaci贸n es importante recalcar campa帽as como las que viene realizado la Secretar铆a de Educaci贸n desde el 谩rea de Cobertura "A salvo en el aula", con la cual se ha propuesto que ning煤n ni帽o, ni帽a o adolescente se quede sin estudiar, as铆 han logrado recorrer municipio por municipio.
Adem谩s cuentan con el compromiso del se帽or Secretario de Educaci贸n, el se帽or Gobernador y de todos los funcionarios de la Secretar铆a, lo que augura muy buenos resultados.
Felicitaciones Secretar铆a de Educaci贸n por tener a Salvo la Educaci贸n de la ni帽ez del Cesar
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de Junio ha radicado 3154 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 67,07 % Con un nivel de uso del SAC Medio. Ocup贸 el puesto No. 48 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. . Se est谩n radicando m谩s requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 3 (1000).Despu茅s de estar en un nivel bajo de uso por tres meses consecutivos (enero a Marzo) pas贸 a un nivel medio
Sistemas de Informaci贸n de Recursos Humanos: La secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de Junio de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y Planta de Personal. Dentro del ejercicio del proceso de puesta en producci贸n, la Secretar铆a no aport贸 datos sobre la estructura organizacional de los establecimientos educativos de su jurisdicci贸n, por lo cual se cargo por defecto la informaci贸n de ubicaci贸n relacionada en la 煤ltima n贸mina procesada con el liquidador con el que contaba la Secretar铆a.
Esta secretar铆a ha contado con un acompa帽amiento permanente en el uso del sistema de informaci贸n en virtud a su ubicaci贸n y disposici贸n para trabajo en equipo, a la fecha registra un acompa帽amiento presencial de 42 d铆as, se han adelantado con esta Secretaria 12 eventos de capacitaci贸n de los cuales 6 han sido en la propia secretar铆a y en la Universidad de Cartagena
Evento dirigidos exclusivamente a la Secretar铆a de Educaci贸n: 6 con un n煤mero aproximado de 32 funcionarios capacitados
Eventos de convocatoria masiva de Secretar铆as: 6 eventos con un n煤mero de 18 funcionarios capacitados
Se han adelantado dos jornadas de acompa帽amiento masivo por parte del Ministerio de Educaci贸n Nacional, con presencia permanente de los lideres funcionales del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, en este acompa帽amiento se ha trabajado intensamente en reforzar el proceso de Implementaci贸n de los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de Carrera, Manejo de Historia Laboral, Desarrollo de Personal y en especial de la apropiaci贸n de los reportes y formatos de actos administrativos que produce el Sistema Humano..
A pesar de los esfuerzos del Proyecto de Modernizaci贸n de Secretar铆as de Educaci贸n, la Secretar铆a de Bol铆var presenta un baj铆simo 铆ndice de uso del sistema de informaci贸n, utilizando tan s贸lo 5 m贸dulos de los 11 disponibles en el sistema,
Uno de los principales problemas de la apropiaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, ha sido la resistencia del equipo de trabajo con que cuenta la entidad, en este sentido la administraci贸n anterior realiz贸 una rotaci贸n que permiti贸 avanzar en el proceso de implementaci贸n. Sin Embargo por decisiones internas, la actual administraci贸n ha colocado nuevamente a estos funcionarios como responsables de la gesti贸n del talento humano.
En el manejo del sistema se ha notado la ausencia de control en el ingreso de novedades, las cuales se cargan acumuladas a trav茅s de la figura de novedad ocasional, acumulando factores como horas extras, ausentismos, encargos etc.
Vale destacar la colaboraci贸n y disposici贸n del Ingeniero Edgardo Ahumada, administrador del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos en la Secretar铆a de Bol铆var, quien ha tratado desde el uso del sistema y todos sus m贸dulos organizar varios de los procesos internos del 谩rea de talento Humano y del manejo a terceros vinculados con la entidad.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 22 al 4 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentaci贸n del SGCF, y la Elaboraci贸n de la Homologaci贸n y levantamiento de informaci贸n., posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 05 al 09 de Abril, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n 鈥 A la fecha se encuentra con informaci贸n de ENERO Y FEBRERO/2010. Visita de Asistencia T茅cnica: Se dio asistencia t茅cnica del 6 al 7 de Julio de 2010 para apoyarlos en la actualizaci贸n de datos. Se avanz贸 en la prepararon los archivos de los periodos de Marzo, Abril y Mayo los cuales se est谩n validando para cargue al sistema y deb铆an ser cargados e 8 de julio/2010. Se refuerzo de capacitaci贸n a la Dra. Rosiris Gonzalez y Bleidis Dolugar, sobre cargue de datos
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, est谩 estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilizaci贸n y diagn贸stico: Se llev贸 a cabo el 10 de Marzo. Levantamiento y migraci贸n de informaci贸n: Est谩 en proceso. Capacitaci贸n funcional en Bogot谩: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitaci贸n funcional en sitio: No iniciada
Dotaci贸n de Computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Bol铆var se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega doce (12) equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega cinco (5) equipos, para un total de 21 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeaci贸n de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.
3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.
4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.
5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.
Estructura:La Secretar铆a de Educaci贸n valid贸 la estructura con el Ministerio de Educaci贸n. Adopt贸 e implement贸 la estructura.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 10363 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 10106 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por Jhovanna Barrientos y Jorge Hernan Logreira el 15 de julio de 2008.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacito a los funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.