Atenci贸n al Ciudadano

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ATENCI脫N AL CIUDADANO
 

 

El Sistema de Informaci贸n de Servicio al Ciudadano denominado SAC, es una herramienta de gesti贸n de Clientes CRM Web (Customer RelationShip Management), que soporta el proceso de Servicio de Atenci贸n al Ciudadano en las Secretar铆as de Educaci贸n.

Este sistema permite registrar y radicar todos los requerimientos que llegan a la Secretar铆a de Educaci贸n y radicar la salida de todos los documentos que son respuesta f铆sica o env铆o de correspondencia oficial hacia fuera de la Secretar铆a, con su utilizaci贸n, se generan r贸tulos de evidencia del registro y reportes de gesti贸n para realizar seguimiento y control de las solicitudes registradas.

Adicionalmente, permite el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).Adem谩s, permite sondear el grado de satisfacci贸n de los usuarios a trav茅s de encuestas y con la percepci贸n del servicio por parte de los ciudadanos, actuar sobre los procesos dentro de un objetivo de mejora continua.

 

BENEFICIOS

  • Mejoramiento de la calidad de atenci贸n a los ciudadanos, otorg谩ndoles las facilidades para que realicen, con la mayor agilidad y ahorro de tiempo posible, sus tr谩mites m谩s frecuentes y tengan acceso a informaci贸n actualizada sobre los servicios que ofrece la Secretar铆a de Educaci贸n.
  • Administraci贸n, control y seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) que se reciben y a las respuestas generadas en la Secretaria de Educaci贸n, con el fin crear estrategias, planes de mejoramiento y tareas a desarrollar para incrementar la satisfacci贸n del ciudadano.
  • Fortalece y amplia los espacios de participaci贸n ciudadana donde puedan expresar su opini贸n por medios electr贸nicos tales como: consultas ciudadanas, encuestas electr贸nicas, urnas virtuales y foros para canalizar opiniones o sugerencias de los ciudadanos.
  • Agilidad en la respuesta gracias a las interfaces est谩ndar con los dem谩s sistemas de informaci贸n de la Secretar铆a.
  • Conseguir una mayor calidad de los servicios de informaci贸n y atenci贸n al ciudadano y mejorar el entorno f铆sico de atenci贸n al ciudadano, tendiente a conseguir una oficina moderna, eficaz y flexible.

 

REPORTES ADMINISTRATIVOS

Son una fuente de informaci贸n para el an谩lisis y toma de acciones de mejora en cada secretaria educaci贸n con respecto a procesos de atenci贸n al ciudadano.

Ranking de Secretarias

 

Gesti贸n Financiera

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SISTEMA FINANCIERO

 

Las herramientas de inteligencia de negocios tales como el SISTEMA DE GESTI脫N Y CONTROL FINANCIERO - SGCF se basan en la utilizaci贸n de un sistema de informaci贸n de Bodega de Datos, que para el caso particular provienen de la operaci贸n de tesorer铆a, presupuesto y contabilidad generalmente realizada en la Secretar铆a de Hacienda.

Mediante las herramientas y t茅cnicas ETL (extraer, transformar y cargar), se extraen los datos de distintas fuentes sistemas transaccionales), se depuran y preparan (homogenizaci贸n de los datos) para luego cargarlos en el almac茅n de datos.

La vida o el periodo de 茅xito del software de inteligencia de negocios depender谩 煤nicamente del nivel de utilizaci贸n y beneficio que la secretaria saque de 茅l, si esta secretar铆a es capaz de incrementar su nivel de gesti贸n, control financiero, administrativo y sus decisiones mejoran el accionar de la secretar铆a, la inteligencia de negocios usada estar谩 presente por mucho tiempo, de lo contrario se perder谩 el esfuerzo que esta ha realizado durante su preparaci贸n.

Por 煤ltimo, la herramienta de inteligencia anal铆tica posibilita el modelado de las representaciones en base a consultas para crear un cuadro de mando integral que sirve de base para la presentaci贸n de informes, tales como:

 

MEN

  • Calidad Educativa
  • Alimentaci贸n escolar

 

DNP

  • Formato A - Ejecuci贸n de Ingresos
  • Formato C 鈥 Ejecuci贸n de Gastos de Inversi贸n y Pago de Deuda

 

CONTRALOR脥A

  • Ejecuci贸n de ingresos y gastos del SGP.
  • Destinaci贸n de recursos manejados por los departamentos y municipios certificados.
  • Ejecuci贸n de recursos del SGP, para asignaciones especiales.
  • Reportes de Cuentas bancarias.

 

INDICADORES DE GESTI脫N TALES COMO:

  • Disponibilidad Presupuestal
  • Ejecuci贸n Presupuestal
  • Participaci贸n del Gasto Asignado en Educaci贸n del Ente Territorial
  • Cumplimiento de Ejecuci贸n del PAC
  • Tiempo promedio de pago
  • Porcentaje de Inversi贸n
  • Conciliaciones pendientes del periodo
  • Conciliaciones pendientes mayores a treinta d铆as

Recursos Humanos

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 RECURSOS HUMANOS

 

 

OBJETIVO

 Poner a disposici贸n de las Secretar铆as de Educaci贸n, mediante un esquema sostenible en el largo plazo, un Sistema de Informaci贸n para apoyo a los procesos de administraci贸n, organizaci贸n y control de la informaci贸n relacionada con la gesti贸n del recurso humano, as铆 como la liquidaci贸n de la n贸mina para el personal docente y administrativo de las Secretar铆as de Educaci贸n. El sistema de informaci贸n cubre los alcances de definici贸n de la planta personal, continuando con la selecci贸n e inducci贸n del personal, la administraci贸n de la carrera administrativa y el escalaf贸n docente, el desarrollo de procesos de capacitaci贸n y bienestar, la administraci贸n de las hojas de vida, finalizando con generaci贸n y liquidaci贸n de la n贸mina para los funcionarios, docentes y administrativos de la secretar铆a.

 

METODOLOG脥A UTILIZADA

 Para lograr con el objetivo del proyecto, la ejecuci贸n se dividi贸 en las siguientes fases: 

  • Formulaci贸n
  • Contrataci贸n
  • Planeaci贸n
  • Desarrollo
  • Migraci贸n
  • Instalaci贸n, Configuraci贸n e Integraci贸n
  • Formulaci贸n y/o Parametrizaci贸n
  • Capacitaci贸n
  • Paralelo y/o Pruebas y/o Ajustes
  • Soporte
  • Interventor铆a.

 

ESTRATEGIA UTILIZADA

Para la ejecuci贸n del proyecto en las secretar铆as mencionadas se han planteado que el sistema de informaci贸n se pondr谩 a disposici贸n de las Secretar铆as de Educaci贸n instal谩ndolo en un Datacenter, de tal forma que se utilice de manera centralizada, permitiendo utilizar econom铆as de escala para los diferentes componentes del proyecto, a saber: desarrollo y compra del sistema de informaci贸n, implantaci贸n en Secretar铆as de Educaci贸n, e interventor铆a administrativa, financiera y t茅cnica a todo el proyecto.

 

ESTADO

Para poner en marcha este Sistema de Informaci贸n se realiz贸 la Licitaci贸n P煤blica Internacional No 01 de 2005. El Comit茅 de Adquisiciones del BID entreg贸 un concepto favorable a la evaluaci贸n realizada por parte del Proyecto de Modernizaci贸n al proceso de contrataci贸n y se seleccion贸 a la firma Synapsis para desarrollar el proyecto en 46 Secretar铆as de Educaci贸n.

Para que el Sistema de Informaci贸n sea implantado con la mayor calidad, eficiencia y transparencia en las Secretar铆as de Educaci贸n se realiz贸 el concurso de m茅ritos 03 de 2006 con el fin de seleccionar la firma que haga la interventor铆a a este contrato. La firma Marquez y Uriza fue la seleccionada para realizar la interventor铆a.

Gesti贸n de Calidad

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CALIDAD EDUCATIVA

 

 El Sistema de Informaci贸n para la Gesti贸n de la Calidad SIGCE es un aplicativo online que brinda el apoyo para que EE, SE y MEN, realicen procesos b谩sicos de gesti贸n de informaci贸n (tales como registro, consolidaci贸n, reporte y consulta), en desarrollo de las acciones de calidad educativa, orientadas por el Macroproceso D.


El sistema se estructura sobre la base de informaci贸n que aportan los tres actores del sector: los establecimientos educativos (PEI, Autoevaluaci贸n institucional y Planes de mejor铆a institucional del EE), Secretar铆as de Educaci贸n (Plan de Apoyo al Mejoramiento PAM) y Ministerio de Educaci贸n Nacional (referentes de Calidad y evaluaciones de estudiantes y docentes).

 

BENEFICIOS

鈥Disponibilidad de informaci贸n oportuna, veraz, y consistente acerca del desarrollo de las estrategias de gesti贸n de la calidad educativa: Referentes, Evaluaciones, PEI, PMI, PAM.


鈥 Disminuci贸n en el tiempo dedicado a tareas de consolidaci贸n de la informaci贸n por parte de Establecimientos Educativos, Secretar铆as de Educaci贸n y Ministerio de Educaci贸n, lo cual permite la dedicaci贸n de esfuerzos a otros procesos de gesti贸n.


鈥 Estandarizaci贸n del registro de informaci贸n. El sistema plantea un modelo para el registro unificado de la informaci贸n b谩sica sobre los proceso de gesti贸n de Calidad en todo el pa铆s.


鈥 Mejora cualitativa de la gesti贸n por cuanto brinda la posibilidad de contar con informaci贸n consolidada, actualizada, y organizada para el an谩lisis y la toma de decisiones en los procesos de gesti贸n de la calidad educativa.


鈥 Entrega al Establecimiento Educativo de la informaci贸n correspondiente a su posicionamiento en cuanto al nivel de calidad educativa, de acuerdo con el resultado de sus evaluaciones y el consolidado por Establecimiento Educativo.


鈥 Propiciar el libre acceso a informaci贸n sobre la calidad educativa, as铆 como la generaci贸n de una cultura de uso de informaci贸n para la gesti贸n, la toma de decisiones y la participaci贸n ciudadana en el seguimiento de resultados.


鈥 Ofrecer la consulta de hist贸ricos para tener comparativos acerca de las evaluaciones y niveles alcanzados en los 煤ltimos a帽os en cuanto a la evoluci贸n de la educaci贸n.

 

SECRETAR脥AS DE EDUCACI脫N EN LAS QUE SE IMPLEMENT脫  SIGCE

 

Amazonas

Ci茅naga

Magdalena

Sahag煤n

Antioquia

C贸rdoba

Maicao

San Andr茅s

Apartad贸

C煤cuta

Malambo

Santa Marta

Arauca

Cundinamarca

Manizales

Santander

Armenia

Dosquebradas

Meta

Sincelejo

Atl谩ntico

Duitama

Monter铆a

Soacha

Barrancabermeja

Envigado

Mosquera

Sogamoso

Bello

Facatativ谩

Nari帽o

Soledad

Bol铆var

Florencia

Neiva

Sucre

Boyac谩

Floridablanca

N.Santander

Tolima

Bucaramanga

Fusagasug谩

Palmira

Tulu谩

Buenaventura

Girardot

Pasto

Tumaco

Buga

Gir贸n

Pereira

Tunja

Caldas

Guain铆a

Piedecuesta

Turbo

Cali

Guaviare

Pitalito

Urib铆a

Caquet谩

Huila

Popay谩n

Valle del Cauca

Cartagena

Ibagu茅

Putumayo

Valledupar

Cartago

Ipiales

Quibd贸

Vaup茅s

Casanare

Itag眉铆

Quind铆o

Vichada

Cauca

Jamund铆

Riohacha

Villavicencio

Cesar

La Guajira

Rionegro

Yopal

Ch铆a

Lorica

Risaralda

Zipaquir谩

Choc贸

Magangu茅

Sabaneta

 

Procesos

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CONTENIDO

Certificaci贸n de Calidad

Reingenier铆a de Procesos

 

CERTIFICACI脫N DE CALIDAD

 

Descargue Aqu铆 la Presentaci贸n del Componente de Procesos

 

 

En relaci贸n con las implantaciones realizadas, y buscando su sostenibilidad en el tiempo, en 2010 se dise帽aron procesos nacionales que articularon las actividades realizadas en los entes territoriales con el nivel central, y se dio inicio a la certificaci贸n de los procesos misionales en Gesti贸n de Calidad. En esta nueva etapa, un organismo externo y acreditado para certificar entidades en temas de Gesti贸n de Calidad, procedi贸 a realizar las auditor铆as de certificaci贸n, de tres procesos misionales inicialmente, con ello se busca:

  • Optimizar la integraci贸n y articulaci贸n de los procesos entre el Ministerio de Educaci贸n y las Secretar铆as de Educaci贸n.
  • Facilitar la Gesti贸n de los Secretarios en la administraci贸n de las Secretar铆as de Educaci贸n.
  • Fortalecer la ejecuci贸n transparente de los procesos.
  • Generar informaci贸n confiable y oportuna.

Gracias al trabajo continuo y comprometido, ya hoy 92 Secretar铆as de Educaci贸n cuentan con la certificaci贸n nacional de sus Procesos. Para el Proyecto de Modernizaci贸n es una gran satisfacci贸n, poder presenciar los logros y nos complace destacar las Secretar铆as de Educaci贸n que han obtenido la Certificaci贸n Nacional de Calidad en procesos.

 

Seg煤n 煤ltimo informe actualizado a Junio de 2014, nos complace informar el estado actual de las Secretar铆as de Educaci贸n con referencia a la certificaci贸n Nacional de sus Procesos:

 

  • Secretar铆as de Educaci贸n que obtuvieron la Certificaci贸n Nacional de Procesos por primera vez:

 

N潞  SECRETAR脥A COBERTURA HUMANO ATENCI脫N CALIDAD  N潞 PROCESOS

1

Malambo

1

1

1

1

4

2

Soledad

1

1

1

1

4

 

  • Secretar铆as de Educaci贸n que lograron Mantener y ampliar su proceso de Calidad Educativa:

 

 N潞

 SECRETAR脥A

COBERTURA 

 HUMANO

 ATENCI脫N

CALIDAD

N潞 PROCESOS

1

Arauca

1

1

1

1

4

 2

Atl谩ntico

1

1

1

1

4

3

Bol铆var

1

1

1

1

4

4

Bucaramanga

1

1

1

1

4

5

Buenaventura

1

1

1

1

4

6

Cali

1

1

1

1

4
7

Caquet谩

1

1

1

1

4

8

Cartago

1

1

1

1

4

9

Choc贸

1

1

1

1

4

10

Ci茅naga

1

1

1

1

4

11

C煤cuta

1

1

1

1

4

12

Cundinamarca

1

1

1

1

4

13

Dosquebradas

1

1

1

1

4

14

Floridablanca

1

1

1

1

4

15

Gir贸n

1

1

1

1

4

16

Guain铆a

1

1

1

1

4

17

Ipiales

1

1

1

1

4

18

Itag眉铆

1

1

1

1

4

19

Magdalena

1

1

1

1

4

 20

Maicao

1

1

1

1

4

21

Manizales

1

1

1

1

4

22

Nari帽o

1

1

1

1

4

23

Norte de Santander

1

1

1

1

4

24

Palmira

1

1

1

1

4

25

Pasto

1

1

1

1

4

26

Pereira

1

1

1

1

4

27

Popay谩n

1

1

1

1

4

28

Putumayo

1

1

1

1

4

29

Risaralda

1

1

1

1

4

30

Sabaneta

1

1

1

1

4

31

Santander

1

1

1

1

4

32

Soacha

1

1

1

1

4

33

Tolima

1

1

1

1

4

34

Uribia

1

1

1

1

4

35

Vaup茅s

1

1

1

1

4

36

Vichada

1

1

1

1

4

 

  • Secretar铆as de Educaci贸n que lograron mantener la certificaci贸n de sus procesos:

 

N潞

SECRETAR脥A

COBERTURA

HUMANO

ATENCI脫N

CALIDAD

N潞 PROCESOS

1

Amazonas

1

1

1

1

4

2

Antioquia

1

1

1

1

4

3

Apartad贸

1

1

1

1

4

4

Armenia

1

1

1

1

4

5

Barrancabermeja

1

1

1

1

4

6

Barranquilla

1

1

1

1

4

7

Bello

1

1

1

1

4

8

Boyac谩

1

1

1

1

4

9

Buga

1

1

1

1

4

10

Caldas

1

1

1

1

4

11

Cartagena

1

1

1

1

4

12

Casanare

1

1

1

1

4

13

Cauca

1

1

1

1

4

14

Cesar

1

1

1

1

4

15

Ch铆a

1

1

1

1

4

16

C贸rdoba

1

1

1

1

4

17

Duitama

1

1

1

1

4

18

Envigado

1

1

1

1

4

19

Facatativ谩

1

1

1

1

4

20

Florencia

1

1

1

1

4

21

Fusagasug谩

1

1

1

1

4

22

Girardot

1

1

1

1

4

23

Guaviare

1

1

1

1

4

24

Huila

1

1

1

1

4

25

Ibagu茅

1

1

1

1

4

26

Jamund铆

1

1

1

1

4

27

La Guajira

1

1

1

1

4

28

Magangu茅

1

1

1

1

4

29

Meta

1

1

1

1

4

30

Monter铆a

1

1

1

1

 4

31

Mosquera

1

1

1

1

4

32

Neiva

1

1

1

1

4

33

Piedecuesta

1

1

1

1

4

34

Pitalito

1

1

1

1

4

35

Quibd贸

1

1

1

1

4

36

Quind铆o

1

1

1

1

4

37

Riohacha

1

1

1

1

4

38

Rionegro

1

1

1

1

4

39

Sahag煤n

1

1

1

1

4

40

San Andr茅s

1

1

1

1

4

41

Sincelejo

1

1

1

1

4

42

Sogamoso  

1

1

1

1

4

43

Sucre

1

1

1

1

4

44

Tulu谩

1

1

1

1

4

45

Tumaco

1

1

1

1

4

46

Tunja

1

1

1

1

4

47

Turbo

1

1

1

1

4

48

Valledupar

1

1

1

1

4

49

Yopal

1

1

1

1

4

50

Zipaquir谩

1

1

1

1

4

 

  •  Secretar铆as de Educaci贸n con suspensi贸n de certificados:

 

SECRETAR脥A

COBERTURA

HUMANO

ATENCI脫N

CALIDAD

N潞 PROCESOS

OBSERVACIONES

Lorica

1

1

1

1

4

Se suspenden tres (3) certificados,Cobertura, Atenci贸n al

Ciudadano y Talento Humano y se mantiene el de Calidad Educativa. 

Santa Marta

1

1

1

0

3

Se suspenden tres (3) certificados y se decide no otorgar a

Calidad Educativa.

Valle del Cauca

1

1

1

1

4

Se suspenden los cuatro(4) certificados.

Villavicencio

1

1

1

1

4

Suspendieron tres (3) certificados y Otorgan Calidad Educativa.

   

REINGENIER脥A DE PROCESOS

 

Una vez iniciado el Proyecto de Modernizaci贸n, una primera etapa, considerada como prioritaria, tuvo como punto de partida el an谩lisis de todas las Secretar铆as de Educaci贸n, con el fin de identificar las diferencias existentes de tama帽o y estructura, as铆 como de sus caracter铆sticas geogr谩ficas y dem谩s, que permitiera proceder con la planeaci贸n estrat茅gica que demanda una reingenier铆a de procesos. Ello permiti贸 construir la definici贸n est谩ndar de una Secretar铆a de Educaci贸n, que incluye su misi贸n, visi贸n y objetivos estrat茅gicos, as铆 como su cadena de valor. Llegado a este punto el proyecto, se hizo posible continuar con las estrategias propias de la reingenier铆a de procesos, que permiti贸 profesionalizar los cargos agregar valor a sus funciones, incluir mediciones y generar trazabilidad a la gesti贸n. Para ello, se llevaron a cabo actividades como el dise帽o, la documentaci贸n, y la implementaci贸n de los macroprocesos, de los procedimientos detallados, del levantamiento de listas de actividades y de la definici贸n de las estructuras organizacionales con sus respectivos manuales de funciones y perfiles.

La implementaci贸n de reingenier铆a de procesos alcanza actualmente la cifra de 78 Secretar铆as de Educaci贸n en la que ya se realiz贸 la implementaci贸n, 7 m谩s en la cuales se est谩 adelantando el proceso, 5 que est谩n a punto de iniciar, para un total de 90 Secretar铆as en alg煤n grado de desarrollo de este componente.

Ahora bien, un hallazgo importante durante del desarrollo de la reingenier铆a en las secretar铆as, fue la gran debilidad que presentaban sus estructuras organizacionales, ya que no contaban con el personal de planta suficiente ni 茅sta con el perfil adecuado. En otras palabras se trataba de una debilidad que afectaba la estructura tanto en n煤mero como en nivel de cualificaci贸n. Por ello, desde el marco del proyecto se dio mucha importancia a la definici贸n de esas estructuras organizacionales requeridas por las Secretar铆as, de manera que les permitiera contar con el personal id贸neo y suficiente para cumplir, en su diaria tarea, sus objetivos misionales.

 

  • Conozca a continuaci贸n la Cadena de valor. Indique con el cursor el  Macroproceso de su inter茅s, haga click y descargue los documentos relacionados.

 

CADENA DE VALOR            

 

   

                                                       

                                                        

 

                                       

                                      

                                      

                                      

                                      

                                      

                                      

                                      

                                      

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