Buenos días gusto saludarlos desde el Proyecto de Modernización.

Como bien se dijo en la videoconferencia, es muy importante que los auditores internos certificados por ICONTEC, ejecuten las Auditorías Internas que trata el requisito de la Norma. Con esta gestión es posible identificar los no cumplimientos de los procesos que se encuentran certificados y aquellos que están en camino de hacerlo, como es el caso de Calidad Educativa. Las listas de chequeo se encuentran disponibles en el link de archivo, con el fin de facilitar la labor.

¿Cuál es el procedimiento a ejecutar? Es muy sencillo, inicien con efectuar la planeación de la auditoría, es recomendable que en un comité directivo se exponga la planeación, como la agenda de trabajo y los recursos que se requieren, así como los papeles de trabajo (listas de chequeo) con el fin de ir validando paso a paso el cumplimiento de los requisitos. Luego por medio de un informe o acta de cierre se determina el resultado de la auditoría con el fin de tomar las acciones necesarias.

¿Quienes deben hacer parte de este trabajo? El representante de la Dirección, el Gerente de MOdernización, los Auditores Internos y los Líderes de Procesos, pues es un trabajo conjunto en el que identificarán los no cumplimientos y diseñarán los respectivos planes de acción. Deben tener en cuenta los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y los requisitos del proceso, recuerden todo está consignado en las Especificaciones Técnicas.

Para el caso de Calidad Educativa, muchos de los requisitos ya se cumplen, pero es necesario organizar la información y ante todo poder evidenciar el seguimiento, análisis y mejora del proceso.

Para el caso de las Asistencias Técnicas que efectuaremos, el documento de inicio será justamente las Auditorías Internas, pues es el punto de partida de la Gestión de cada proceso.

Si tienen dudas no duden en contactarnos.

Feliz día!!

Doctor Luis Eduardo, me place mucho saludarlo.

Estoy totalmente de acuerdo con el procedimiento para las auditorias internas, pero me gustaria que de su parte me diera mayor claridad sobre lo siguiente:

Tengo entendido que existen Areas, Macroprocesos, Procesos y Subprocesos, en este sentido, quienes serían LIDERES y de qué?, ya que algunas veces hablamos de Lideres de Procesos, Lideres de Macroprocesos, y también de lideres de Area. Esto hace -como sucede en la SEM de Magangue, que muchas veces se presente lo yo llamo la responsabilidad difusa, pues -como quien dice- hay muchos caciques y pocos indios.

De igual manera le pregunto si es necesario que el equipo de Planeacion Educativa haga parte del Comite del SGC?.

No siendo mas,

EDUARDO ENRIQUE LEIVA GOMEZ
P.U. Analisis Sectorial y Apoyo Institucional.
SEM MAGANGUE

Dr buen día.

La Secretaría de Educación de por sí debe tener una estructura definida y de la misma forma debe existir los funcionarios que se responsabilizan de encabezar dicha estructura. Es así que en los manauales de procesos se encuentran funcionarios con cargos como el Profesional o el Profesional Especializado en... La idea es que en cada Secretaría debe existir un Profesional que justamente lidere el proceso que tiene a cargo.

Ahora bien, es recomendable que en un comité directivo, que debe estar encabezado por el Secretario(a) de Educación, designe quienes son los responsables de cada proceso, con el fin de organizar la operación de la Secretaría.

Por otro lado me comenta que si el área de Planeación puede hacer parte del S.G.C... si dicha área en el Comité se designó que haga parte considero que sí, pues supongo que el área para ustedes es un insumo para el Macroproceso N.

Recuerde Dr, que la organización en que ejecutan los procesos en cada Secretaría, deben ajustarse a las actividades propias y éstas varían dado su estructura y perfil, por esta razón los macroprocesos que se encuentran publicados en ésta página es un referente y la tarea de cada secretaría es ajustarla a esta realidad.

Cualquier otra duda con el mayor gusto.