Buenos días, en el momento me encuentro actualizando o mas bien implementando la documentación de unos procesos en una Secretaría de Educación que tiene 3 procesos certificados. Mi pregunta es, se pueden modificar subprocesos? por ejemplo, el N01.002 lo puedo unificar con el N01.003 ya que son practicamente iguales? hasta que punto puedo modificar o adoptar formatos para los subprocesos? agradecería mucho una pronta respuesta

Buen día.

Normalmente se sugiere que se conserve la estructura del diseño de la Price, pero llegado el caso en vista de una actualización y revisión que apruebe el representante de la dirección, es posible efectuar ese tipo de actividades. Lógicamente lo que se necesita es que no se eliminen aspectos importantes que están contenidos en los procesos, por ejemplo, como generación de reportes, análisis, entre otros y que su eliminación generaría un riesgo al mismo. Igualmente la actualización de formatos es muy importante dejar documentado el cambio y declarar los antiguos como obsoletos, dejando constancia de la novedad en el control de los documentos, así como que los mismos se encuentren disponibles... o como dice la norma... en los puntos de uso, pues de nada sirve las actualizaciones si los usuarios no lo conocen y menos si no los aplican.

Un saludo cordial.

Buenos dias.

Mi respuesta es CLAROOOOOOO que se pueden modificar los subproceso y procesos de todos y cada uno de los macroprocesos, siempre y cuanto dichos cambios apunten a imprimir celeridad y eficiencia en la gestión, lo cual debe redundar en la satisfaccion del cliente tanto interno como externo.

En este sentido, la actualizacion de los macroprocesos (actividades, subprocesos, formatos, etc) no es otra cosa que "aterrizar" los mismos a la entidad territorial en la que se esten implementando, es decir, mirar con que personal se cuenta para desarrollar las actividades y de acuerdo a eso mirar el flujo o recorrido que deben hacer los datos para tranformarse en información util y valiosa (insumos y productos)

Tambien hay que tener presente que loas macroprocesos no funcionan por si solos, ya que se relacionan con los demas macroprocesos, y esta relacion siempre se da en DOBLE VIA (RETROALIMENTACION) por lo que un cambio en un macroproceso genera cambios en los demas macroprocesos de la Secretaría.