SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La Secretaría en el mes de septiembre se han radicado 1488 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 100 % para lo cual se evidencia lo siguiente:

1. Las respuestas registradas en el SAC a los requerimientos asignados tienen información, sin embargo es importante que la respuesta registrada a las solicitudes sea completa y clara; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.

2. El líder de Atención al Ciudadano realiza seguimiento a las solicitudes registradas en el SAC a través de los reportes administrativos del sistema.

3. Deben ajustar la parametrizaciòn del SAC de manera que permite una asignación correcta desde el área de Atención al Ciudadano.

4. La Secretaría mejoró en las instalaciones físicas del área de Atención al Ciudadano, cuenta con 5 profesionales para realizar atención personalizada, una orientadora, dos operadoras principales del SAC, permitiendo una mejor atención a la ciudadanía, adicionalmente tienen planeado organizar unidades de Atención al Ciudadano en punto de la ciudad, de manera que puedan realizar orientación y asesoría y así evidenciando un mejor servicio a la ciudadanía.

5. La Secretaría esta radicando todas las solicitudes que llegan a la Secretaría, cuenta con el personal idóneo en el área de Atención al Ciudadano, un líder del proceso que realiza seguimiento a todas solicitudes registradas en el sistema y a la correspondencia física que envía la Secretaría.

A continuación las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relación con el macroproceso de Atención al Ciudadano:

1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las áreas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compañeros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.

2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atención al Ciudadano – SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a cómo hacer requerimiento Web a través del sistema y el acceso a la información de trámites y preguntas frecuentes que alimente la Secretaría en el aplicativo.

3. Se maneje la planilla de reparto en el área de Atención al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la información de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las áreas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relación de la correspondencia radicada en el SAC.

4. Realizar reuniones periódicas de trabajo con las diferentes áreas de la Secretaría para tratar temas generales de la Secretaría con relación a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la dinámica de respuesta de requerimientos al ciudadano a través del SAC.

5. El Líder de Atención al Ciudadano, debe realizar informes periódicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes áreas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".

6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualización periódica de los ejes temáticos a través del envío del reporte "Lista de ejes temáticos por dependencia" a los jefes de área de manera que validen que ejes temáticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y así las operadores puedan realizar una asignación correcta de la solicitud. En este momento la Secretaría realiza este procedimiento.

7. Deben validar y ajustar los ejes temáticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta información la actualiza el administrador del SAC.

8. Hacer uso de la dinámica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva área.

9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta física a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el número de radicación que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la Secretaría.

10. Definir un horario de atención al público en el área de atención al ciudadano.

11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la Secretaría.

12. Garantizar los suministros necesarios al área de Atención al Ciudadano.

Sistema de información de Recursos Humano:Esta Secretaría de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de agosto de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y en septiembre de 2008 se implementó el modulo de evaluación de desempeño.

PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La Secretaría de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorías, mejoramiento continuo y estructura.

Como lecciones aprendidas se destaca el uso de prácticas organizacionales constantes tales como:

1. Planeación de Actividades.

2. Control y seguimiento mediante Comités Directivos.

3. Generación de espacios de retroalimentación y comunicación a través de conversatorios, Comité de Comunicaciones y Encuestas de satisfacción.

4. Adopción de metodologías para seguimiento a la gestión mediante Auditoría de procesos y medición de indicadores.

5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.

ESTRUCTURA

El Alcalde reitera que la administración de los recursos financieros y humanos financiados por el Sistema General de Participación continuarán administrados por la Alcaldía. El señor Alcalde está inhabilitado para ejercer el cargo. Se esperan resultados de elección en el mes de octubre y consolidación de la administración municipal, para coordinar asistencia técnica in sito con el fin de validar el diseño de la estructura y la planta de empleos requerida para su implementación.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 2924 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 2924 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernización Leda Cartagena y Maria Ali Ortega el 7 de Julio de 2008.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a los funcionarios de la Secretaría de Educación.