Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 20:07

 SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La Secretaría en el mes de abril radicó 1.286 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 91%.

Sistemas de Información de Recursos Humanos: Esta Secretaría de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de marzo de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y en enero del 2009 se implementó el modulo de evaluación de desempeño.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Esta secretaría de educación inició la implementación del Sistema de Gestión y Control Financiero – SGCF con la asistencia del proyecto de modernización a partir del mes de mes de abril de 2009. A la fecha de este informe la secretaría se encuentra con información en el Sistema al mes de enero de 2010 y se encuentran validando los datos de febrero /2010.

Esta secretaría se ha distinguido por el compromiso adquirido por la Líder Financiero (Luz Ángela Oviedo) de la Secretaría de Educación en el cumplimiento para alimentar mensualmente el sistema.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información y gestión de la calidad educativa SIGCE, el 11 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 26 al 30 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La Secretaría de Educación finalizó las etapas de: capacitación, Timplantación, auditorías, mejoramiento continuo y estructura.

Se implantaron los 41 subprocesos y 10 en simulación definidos en la cadena de valor del Ministerio de Educación Nacional.

Como compromisos de la Secretaría, se destaca lo siguiente:

1. Implementar en este año los 10 subprocesos implantados en modalidad de simulación.

2. Programar una segunda auditoría de procesos en un periodo menor a 6 meses.

3. Mantener el espacio del Comité Directivo cada 15 días para la toma de decisiones y socialización de actividades de la Secretaría de Educación.

4. Mantener la medición de los indicadores de procesos e implementar la totalidad de indicadores definidos por la Secretaría.

Certificación Nacional de procesos:La Secretaría de Educación de Caquetá está en la etapa de pre auditoría, sin embargo los resultados esperados no son buenos. Está Secretaría de Educación debe trabajar mucho en los planes de cumplimiento que se generaron de las visitas anteriores para obtener la Certificación. El compromiso adquirido por el Gerente de Modernización DIEGO FERNANDO PARRA, es recibir la auditoría de certificación por parte del ente certoficador del 23 al 25 de junio de 2010.

Estructura: Se validó la estructura con el Ministerio de Educación. Adoptó mediante decreto del gobernador. Se encuentra pendiente el envió de la autorización del uso del porcentaje de cuota de administración.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría fue objeto del proyecto de la etapa de acompañamiento organizacional en la cual se busca desarrollar Proyectos Específicos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad. El proceso iniciará la última semana de septiembre.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación Nacional la organización de 3147 hojas de vida. Se organizaron 861 historias laborales las cuales quedaron debidamente ordenadas, foliadas y rotuladas según los términos de referencia. El acta de entrega final y cierre del proyecto se firmó el 1 de agosto de 2008 y fue firmada por el Gerente de Modernización Diego Fernando Parra Peña y la Doctora Rosario Burgos Burgos.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.