Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 21:03

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La Secretaría en el mes de Mayo se radicado 1022 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 32,18 %.Con un nivel de uso del SAC medio, Ocupo el puesto No. 61 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. A pesar que se están radicando un número de requerimientos mayor al esperado de acuerdo a su Tipología 1 (400) no se están respondiendo oportunamente. Requiere mayor seguimiento con las dependencias para lo cual se debe utilizar el Reporte Administrativo: "Dependencias por estado de Finalización".

Sistemas de Información de Recursos Humanos: Adelantó el proceso de implantación de los módulos que apoyan los procesos de Administración de Planta y administración de Nómina en el mes de Febrero de 2008, durante el proceso de implantación presentó los siguientes hallazgos:

En los meses de Junio y julio de 2008 y enero de 2009, se realizó la implantación de los módulos restantes que apoyan los procesos de administración de Carrera, Desarrollo de Personal, Selección e Inducción y Manejo de Historias Laborales. Esta secretaria ha contado con acompañamiento por parte del Proyecto de Modernización, del contratista y la Interventoría.

Hasta la fecha se han capacitado en Bogotá a 4 funcionarios de la Secretaría de Educación, para un total de 150 horas de formación. Se realizó por parte de la firma una visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Febrero 2010.

Nivel de uso del sistema humano: Administración y Seguridad 33%, Bienestar Social 0%, Compensación y Laborales 78%, Evaluación del Desempeño 45%, Estructura Organizacional 43%, Escalafón Docente 100%, Planta y Personal 50%, Salud Ocupacional 0%, Selección de Persona 14%, Salud y Seguridad 0%.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 27 al 29 de Abril de 2010, posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 18 al 22 de Mayo, y del 8 al 12 de Junio en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. A la fecha han cargado ENERO/2010.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 5 de Marzo se llevará a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Barrancabermeja se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cinco (5) equipos y una tercera entrega cuatro (4) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretaría de educación

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos:

En esta Secretaría de Educación el trabajo se realizo en dos etapas.

en la primera se implanto un macroproceso:

E. Atención al Ciudadano.

En la segunda etapa se implantaron cinco macroprocesos:

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media

F. Gestión de la inspección y vigilancia

H. Gestión del talento humano

L. Gestión de la tecnología informática

La fecha de cierre del proyecto fue el 30 de enero de 2009.

Estructura: Se Valido la estructuras con el MEN. Adelanta proyecto de decreto para la adopción de la estructura acordada con el ministerio de educación.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 1588 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 1578 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por el Gerente de Modernización Omar Ernesto Prada Rueda y Gerardo Tapia Cano el 8 de agosto de 2008.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a los funcionarios de la Secretaría de Educación.