Última actualización el Sábado, 01 Diciembre 2012 01:51

Cuando nos referimos al control de los registros, debemos identificar que nos referimos a aquellos formatos diligenciados y/o evidencias que demuestran el desarrollo de una actividad, subproceso, proceso o Macroproceso, como por ejemplo; los formatos de evaluación de desempeño, formatos de quejas y reclamos debidamente diligenciados, entre otros.

El Ministerio de Educación definió a manera de orientación para cada subproceso una serie de formatos que sirven de guia para estandarizar el resultado de ciertas actividades, con lo cual se facilita la gestión de las secretarías en el desarrollo de las mismas.

Para este requisito la especificación técnica solicita que se debe contar con un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para el recibo, organización, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros, acorde con las disposiciones legales vigentes sobre la materia, procedimiento que se encuentra definido a través del subproceso "N01.02 ARCHIVO DE GESTIÓN".

Para un adecuado cumplimiento del control de los registros las Secretarias de Educación mancomunadamente con los entes territoriales deben darle cumplimiento a lo definido en la Ley 594 del 200 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dicta otras disposiciones" y el Acuerdo No. 039 de 2002 "Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000" establecido por el Archivo General de la Nación.

Así mismo el requisito señala que se deben establecer, mantener y conservar los registros, es por eso que se hace indispensable conservar los registros de vigencias anteriores.

Ejemplo de hallazgo detectado, incumpliendo el requisito Control de los Registros:

"No se cuenta con los registros de inducción del docentes Pepito Pérez contratado para el 2012, tal y como se establece en H02.02"

En este caso el ente externo certificador ICONTEC detecto la NO CONFORMIDAD en cuanto a la no existencia del registro de inducción del docente, de acuerdo a lo definido en el H02.02 y en contra de lo señalado en la especificación técnica.