Última actualización el Sábado, 01 Diciembre 2012 01:49

Cuando hablamos de control de documentos, debemos identificar que nos referimos al manual de procesos y procedimientos, documento que contiene la caracterización o descripción del Macroproceso, independientemente que sea Calidad Educativa, Cobertura y demás. Así mismo dicho manual contiene el detalle descrito de cada actividad de los procesos o subprocesos.

Para este requisito la especificación técnica solicita que se debe contar con un procedimiento documentado, procedimiento que se encuentra definido a través del subproceso N02.04 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS, documento orientador que definió el MEN para apoyar a las Secretarías de Educación en el cumplimiento de este requisito.

Dicho documento es necesario que las Secretarias de Educación conozcan y modifiquen si es necesario a las condiciones propias de cada secretaria. En este procedimiento se establecen las directrices con referencia a las responsabilidades en la elaboración, revisión, ajustes, cambios y aprobación de los procedimientos de cada Macroproceso.

Cuando definidos a través de procedimientos documentos que las actividades se realizan de cierta manera, lo que pretendemos es estandarizar, volver un patrón de comportamiento el desarrollo de dicha actividad, por lo cual esa actividad si y solo si se puede ejecutar de la forma que esta escrita, de lo contrario estamos incumpliendo el procedimiento, acción que da pie para que el órgano externo certificador levante una NO CONFORMIDAD. Para ello entonces tendremos que entrar a revisar, actualizar y aprobar nuevamente el procedimiento, dejando registrado el cambio surtido dentro del mismo procedimiento en el recuadro "INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO".

Ahora bien cuando, cambiamos o actualizamos un documentos es indispensable recoger de los puntos de uso los documentos modificados, identificándolos por ejemplo; con un sello de "obsolescencia" y archivarlos en lugares de control. Así mismo la nueva versión del documento debe estar disponible en los puntos de uso y ser conocida por las personas que desarrollan las actividades definidas en el.

Ejemplo de hallazgo detectado, incumpliendo el requisito Control de los Documentos:

"Los documentos del proceso D01, disponibles en la oficina de Calidad Educativa corresponden a una versión obsoleta y aquellos que están vigentes no evidencia su revisión".

Acá el ente externo certificador ICONTEC detecto la NO CONFORMIDAD del proceso D01 contra lo definido en el subproceso N02.04 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS y contra el deber ser de lo señalado en la especificación técnica.