Secretar铆a de Educaci贸n de Bol铆var

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de Junio ha radicado 3154 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 67,07 % Con un nivel de uso del SAC Medio. Ocup贸 el puesto No. 48 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. . Se est谩n radicando m谩s requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 3 (1000).Despu茅s de estar en un nivel bajo de uso por tres meses consecutivos (enero a Marzo) pas贸 a un nivel medio

Sistemas de Informaci贸n de Recursos Humanos: La secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de Junio de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y Planta de Personal. Dentro del ejercicio del proceso de puesta en producci贸n, la Secretar铆a no aport贸 datos sobre la estructura organizacional de los establecimientos educativos de su jurisdicci贸n, por lo cual se cargo por defecto la informaci贸n de ubicaci贸n relacionada en la 煤ltima n贸mina procesada con el liquidador con el que contaba la Secretar铆a.

Esta secretar铆a ha contado con un acompa帽amiento permanente en el uso del sistema de informaci贸n en virtud a su ubicaci贸n y disposici贸n para trabajo en equipo, a la fecha registra un acompa帽amiento presencial de 42 d铆as, se han adelantado con esta Secretaria 12 eventos de capacitaci贸n de los cuales 6 han sido en la propia secretar铆a y en la Universidad de Cartagena

Evento dirigidos exclusivamente a la Secretar铆a de Educaci贸n: 6 con un n煤mero aproximado de 32 funcionarios capacitados

Eventos de convocatoria masiva de Secretar铆as: 6 eventos con un n煤mero de 18 funcionarios capacitados

Se han adelantado dos jornadas de acompa帽amiento masivo por parte del Ministerio de Educaci贸n Nacional, con presencia permanente de los lideres funcionales del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, en este acompa帽amiento se ha trabajado intensamente en reforzar el proceso de Implementaci贸n de los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de Carrera, Manejo de Historia Laboral, Desarrollo de Personal y en especial de la apropiaci贸n de los reportes y formatos de actos administrativos que produce el Sistema Humano..

A pesar de los esfuerzos del Proyecto de Modernizaci贸n de Secretar铆as de Educaci贸n, la Secretar铆a de Bol铆var presenta un baj铆simo 铆ndice de uso del sistema de informaci贸n, utilizando tan s贸lo 5 m贸dulos de los 11 disponibles en el sistema,

Uno de los principales problemas de la apropiaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos, ha sido la resistencia del equipo de trabajo con que cuenta la entidad, en este sentido la administraci贸n anterior realiz贸 una rotaci贸n que permiti贸 avanzar en el proceso de implementaci贸n. Sin Embargo por decisiones internas, la actual administraci贸n ha colocado nuevamente a estos funcionarios como responsables de la gesti贸n del talento humano.

En el manejo del sistema se ha notado la ausencia de control en el ingreso de novedades, las cuales se cargan acumuladas a trav茅s de la figura de novedad ocasional, acumulando factores como horas extras, ausentismos, encargos etc.

Vale destacar la colaboraci贸n y disposici贸n del Ingeniero Edgardo Ahumada, administrador del Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos en la Secretar铆a de Bol铆var, quien ha tratado desde el uso del sistema y todos sus m贸dulos organizar varios de los procesos internos del 谩rea de talento Humano y del manejo a terceros vinculados con la entidad.

Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 22 al 4 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentaci贸n del SGCF, y la Elaboraci贸n de la Homologaci贸n y levantamiento de informaci贸n., posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 05 al 09 de Abril, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de informaci贸n 鈥 A la fecha se encuentra con informaci贸n de ENERO Y FEBRERO/2010. Visita de Asistencia T茅cnica: Se dio asistencia t茅cnica del 6 al 7 de Julio de 2010 para apoyarlos en la actualizaci贸n de datos. Se avanz贸 en la prepararon los archivos de los periodos de Marzo, Abril y Mayo los cuales se est谩n validando para cargue al sistema y deb铆an ser cargados e 8 de julio/2010. Se refuerzo de capacitaci贸n a la Dra. Rosiris Gonzalez y Bleidis Dolugar, sobre cargue de datos

Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, est谩 estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilizaci贸n y diagn贸stico: Se llev贸 a cabo el 10 de Marzo. Levantamiento y migraci贸n de informaci贸n: Est谩 en proceso. Capacitaci贸n funcional en Bogot谩: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitaci贸n funcional en sitio: No iniciada

Dotaci贸n de Computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Bol铆var se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega doce (12) equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega cinco (5) equipos, para un total de 21 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.


IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.

Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:

1. Planeaci贸n de Actividades.

2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.

3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.

4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.

5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.

Estructura:La Secretar铆a de Educaci贸n valid贸 la estructura con el Ministerio de Educaci贸n. Adopt贸 e implement贸 la estructura.


GENTE Y CULTURA

La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad


ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrat贸 la organizaci贸n de 10363 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 10106 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por Jhovanna Barrientos y Jorge Hernan Logreira el 15 de julio de 2008.

Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacito a los funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.

                                                                            

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