Secretaría de Educación de Uribia

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La Secretaría en el mes de Julio radicó 364 requerimientos con una oportunidad de respuesta de 68,61%.con un nivel de uso del SAC Medio. Ocupó el puesto No. 52 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. . Se están radicando menos requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400).Desde el mes de Febrero se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC a excepción del mes de Abril que estuvo en nivel bajo.

Se ha realizado seguimiento teniendo en cuenta que en el mes de junio hubo cambio del Administrador del SAC. A la nueva persona en este rol se ha venido orientando sobre la parametrización y actualización del SAC vía correo electrónico y telefónico. En este mes se está planeando una visita de esta persona a Bogotá para recibir un entrenamiento detallado en el rol Administrador.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 01 al 03 de Junio de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 15 al 19 de Junio, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. La SE cargó información de los meses de Enero y Febrero de 2010. SE con disposición para asumir el este proceso.

Aunque el ET cuenta con el sistema transaccional SAFIRO, este no contiene el nivel de detalle de los conceptos de presupuesto, según la Estructura Presupuestal del SGCF, correspondiente al sector educativo. Se tiene prevista una visita de asistencia técnica para el 21 al 23 de julio próximo, la cual está pendiente de confirmar con la SE.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 12 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Uribía se han realizado 2 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega de seis (6) equipos, y una segunda entrega cuatro (4) equipos, para un total de 10 equipos entregados para la secretaría de educación.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: En esta Secretaría de Educación el trabajo se realizo en dos etapas.

En la primera se implanto un macroproceso:

E. Atención al Ciudadano.

En la segunda etapa se implantaron cinco macroprocesos:

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media

F. Gestión de la inspección y vigilancia

H. Gestión del talento humano

L. Gestión de la tecnología informática

La fecha de cierre del proyecto fue el 28 de enero de 2009.

Compromisos de la Secretaría:

· Mantener la realización de los diferentes comités como buena práctica de gestión, con la frecuencia establecida durante la ejecución del proyecto.

· Preparar y gestionar ante la Alcaldía la propuesta de estructura organizacional de la S.E. de acuerdo a las tipologías definidas, para ello contará con la asesoría del MEN en lo que concierne a su competencia y con las respectiva documentación elaborada por l firma BM Consulting.

· Calcula r y utilizar los indicadores de gestión de los seis macroprocesos implementados, para medir el avance de los mismos, realizar seguimiento en los comités por lo menos cada dos meses

· Planear, programa y ejecutar dos auditorías de procesos al año, remitir la información al MEN para realizar acompañamiento a mitad de año

· Continuar con la ejecución del Programa de 5'S, con sus respectivas mediciones

· Habilitar instalaciones para ubicar los equipos de inspección y vigilancia

· Divulgar y promocionar los resultados alcanzados por la S.E., hacer de la misma un referente para las demás entidades del municipio; ferias de procesos

· Trabajar u gestionar un proceso de inducción y empalme para nuevos funcionarios

Certificación Nacional de procesos: La secretaría de Uribía recibió certificación en el mes de mayo y está pendiente la programación de entrega del certificado.

Estructura: Validando la estructura con el ministerio de Educación y adelantando el proceso de adopción de la estructura por parte del concejo municipal. Cuenta con la autorización el uso de hasta el 2% de cuota de administración.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 466 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 500 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. Está pendiente el cierre del proyecto.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a los funcionarios de la Secretaría de Educación.