Secretaría de Educación de soacha

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La Secretaría en el mes de Junio radicó 1381 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 88,85 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 12 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando más requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400).

Durante el año ha estado en nivel medio de uso a excepción del mes de Abril y Mayo que estuvo en nivel alto.

Sistemas de Información de Recursos Humanos: La Secretaria Municipal de Soacha inicio el proceso de pago de la nómina con el Sistema Humano en el mes de Mayo de 2008, para la cual se extrae la información de la Departamental. Para el manejo del Sistema han sido capacitados 7 funcionarios de la Secretaria, con un total de horas de formación de 118. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Junio de 2010. Se relaciona a continuación el nivel de uso de los módulos del Sistema en la Sec Soacha:

• AH: Administración y Seguridad
• BS: Bienestar Social
• CL: Compensación y Laborales
• ED: Evaluación del Desempeño
• EO: Estructura Organizacional
• GE: Escalafón Docente
• PP: Planta y Personal
• SO: Salud Ocupacional
• SP: Selección de Personal
• SS: Salud y Seguridad

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Implementada desde el 2009. Información disponible en el sistema: UNICAMENTE FEBRERO DE 2010.

DEBILIDADES: El Ente Territorial actualmente maneja la información financiera de manera MANUAL, lo que dificulta la extracción de datos consistentes y oportunos para alimentar el SGCF. Poca disposición del ET para apoyar este proceso. Rotación del personal asignado para este proceso.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 9 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 19 al 23 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada.

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Soacha se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega nueve (9) equipos, una segunda entrega cinco (5) equipos, una tercera entrega tres (3) equipos y una cuarta entrega de un(1) equipo , para un total de 17 equipos entregados para la secretaría de educación.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Los proyectos cuyo objeto era la implementación de procesos en estas Secretarías de Educación tenían como alcance la cadena completa de procesos (14).Finalizado desde el 2007.

Certificación Nacional de procesos:Las Secretarías de Educación de Soacha se certifico por ICONTEC en los tres procesos designados por el Ministerio de Educación nacional.

Estructura: La Secretaría de Educación está realizando una implementación gradual de la estructura acordada con el Ministerio de Educación Nacional, igualmente, se está adelantando la preparación de los documentos para el trámite de la estructura ante el concejo. El mayor problema para la aprobación de la estructura es la difícil relación política entre la alcaldía y concejales y la constante rotación del secretario de educación.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de la etapa de acompañamiento organizacional en la cual se busca desarrollar Proyectos Específicos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1795 historias laborales. La firma organizó 1908 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmo el 11 de agosto de 2008 y fue firmada por el Gerente de Modernización Vladímir Arias y Martha Alvarado. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.