S谩bado, Abril 19, 2014

Secretar铆a de Educaci贸n de Riohacha

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de Julio radic贸 640 requerimientos con una oportunidad de respuesta de 46,59%.con un nivel de uso del SAC Medio. Ocup贸 el puesto No. 58 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. . Se est谩n radicando m谩s requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 1 (400). Desde el mes de abril se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC despu茅s de estar 3 meses en bajo.

Esta Secretar铆a obtuvo una oportunidad de respuesta muy baja, para lo cual se han dado recomendaciones sobre los reportes administrativos que se deben generar para realizar gesti贸n con los funcionarios responsables de responder los requerimientos.

Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 08 al 10 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentaci贸n del SGCF, y la Elaboraci贸n de la Homologaci贸n y levantamiento de informaci贸n., posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 08 al 12 de Junio , en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 1 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. La SE carg贸 informaci贸n del mes 煤nicamente de Enero de 2010.

Hay debilidad en el manejo de la informaci贸n financiera de la SE, es dispensa y confusa, lo que dificulta la obtenci贸n de los datos requeridos por el sistema.

Aunque el ET cuenta con el sistema transaccional SINAP, este no contiene el nivel de detalle de los conceptos de presupuesto, seg煤n la Estructura Presupuestal del SGCF, correspondiente al sector educativo.Se tiene prevista una visita de asistencia t茅cnica para el 26 al 30 de julio pr贸ximo, la cual est谩 pendiente de confirmar con la SE

Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, est谩 estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilizaci贸n y diagn贸stico: Se llev贸 a cabo el 8 de Marzo. Levantamiento y migraci贸n de informaci贸n: Est谩 en proceso Capacitaci贸n funcional en Bogot谩: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitaci贸n funcional en sitio: No iniciada.

Dotaci贸n de computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Riohacha se han realizado la entrega de 12 computadores para el uso de la secretar铆a de educaci贸n


IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos:Se encuentra en ejecuci贸n. Estas Secretar铆as hacia parte del concurso de m茅ritos CM-MEM-21-09, adjudicado a la Firma PROES S.A., mediante el contrato 033 de 2009, en el que se implantaran seis macroprocesos

1. A. Gesti贸n estrat茅gica de la Secretar铆a de Educaci贸n

2. C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo

3. H. Gesti贸n del talento humano

4. D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n pre-escolar, b谩sica y media

5. E. Atenci贸n al ciudadano

6. F. Gesti贸n de Inspecci贸n y vigilancia de los establecimientos educativos

De forma paralela se trabajaran los componentes de Gente y Cultura con la implementaci贸n de una estrategia de intervenci贸n, una de manejo del cambio y un plan de acompa帽amiento. As铆 como la implementaci贸n de la metodolog铆a de las 5'S.

El proyecto se inici贸 en las Secretar铆a el 23 de marzo y est谩 programado para terminarse en el mes de agosto de 2010.

El proyecto est谩 dividido en dos fases y seis etapas:

1. FASE 1 DE PREPARACI脫N

a. Etapa 1: Preparaci贸n de la firma

b. Etapa 2: Preparaci贸n con el Ministerio

c. Etapa 3: Preparaci贸n con las Secretar铆as.

i. Lanzamiento del proyecto

ii. Diagn贸stico de procesos

iii. Inventario de actividades de modernizaci贸n

iv. Percepci贸n de la satisfacci贸n del cliente externo

v. Estrategia de intervenci贸n

vi. Implantaci贸n metodolog铆a de las 5'S

2. FASE DE 2 TRABAJO POR PROCESOS

a. Etapa 4: Capacitaci贸n e Implementaci贸n de procesos

i. Capacitaci贸n e implementaci贸n de procesos

ii. Primera auditor铆a

iii. Estrategia de intervenci贸n

iv. Estrategia de manejo del cambio

v. Plan de acompa帽amiento

vi. Implantaci贸n metodolog铆a de las 5'S

b. Etapa 5: Mejoramiento continuo

i. Segunda auditor铆a de procesos

ii. Plan de mejoramiento continuo

iii. Estrategia de intervenci贸n

iv. Implantaci贸n metodolog铆a de las 5'S

c. Etapa 6: Cierre del proyecto

Actualmente el proyecto de implementaci贸n de procesos se encuentra en la Fase 2, Etapa 4.

Como hallazgos de la visita de interventor铆a , se presentaron:

路 La SE de Riohacha se encuentra efectuando las actividades correspondientes a la Etapa 4 Capacitaci贸n 鈥 Implementaci贸n.

路 La SE de Educaci贸n de Riohacha se encuentra realizando la actividad 16 de la Etapa 4 Capacitaci贸n e Implementaci贸n, en los Macroprocesos D y H a煤n no se ha firmado el Acta de Implementaci贸n para el cierre de la Etapa 4 y se tiene un atraso de (02) d铆as.

路 No se ha comenzado la actividad 19 "Simulaci贸n, casos de estudio, y Acta de implementaci贸n" referente a la Simulaci贸n de Procesos, se evidencia un atraso de dos (02) semanas en esta actividad.

路 Mediante presentaci贸n en Comit茅 Directivo, se sugiri贸 el cambio de la matriz de intervenci贸n de varios subprocesos de la modalidad de Ejecuci贸n a la modalidad de Simulaci贸n, dicho cambio se encuentra en espera de aprobaci贸n del nivel central de PROES S.A.

路 Se destaca la disposici贸n y compromiso por parte de los funcionarios de la SE, del Gerente de Modernizaci贸n, del Secretario de Educaci贸n y los dem谩s involucrados en el proyecto, en la realizaci贸n de todas las actividades en cada uno de sus componentes, Procesos, Gente y Cultura y 5'S.

路 Las instalaciones f铆sicas de la Secretar铆a de Educaci贸n y el bienestar de los funcionarios han mejorado gracias a las sugerencias dadas por el equipo consultor.

Certificaci贸n Nacional de procesos: La secretar铆a de Riohacha no ha iniciado ninguna etapa de certificaci贸n por que est谩 en implementaci贸n de procesos.

Estructura: Validando la estructura con el ministerio de Educaci贸n y adelantando el proceso de adopci贸n de la estructura por parte del concejo municipal.

                                                                            

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