Secretaría de Educación de Magangué

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La Secretaría en el mes de Junio se han radicado 756 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 67,80%con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 10 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando más requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400).

Durante el año se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC, a excepción del mes de abril que estuvo en un nivel alto.

Sistemas de Información de Recursos Humanos: La Secretaría de Educación de Magangue cuenta con el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos desde el mes de marzo de 2008, y desde esa fecha liquida y paga la nómina a través del Sistema.

Esta secretaría ha demostrado dinamismo en el proceso de implementación del Sistema, situación que ha generado un especial acompañamiento de parte del Proyecto de Modernización, por esta razón han sido convocados a 9 eventos de capacitación masiva con la participación de 14 funcionarios de esta entidad territorial. Situación con la cual se espera mejorar los niveles de uso que a continuación se detallan. Se han realizado tres visitas de asistencia técnica presencial a la Secretaría de Educación.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 08 al 12 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 16 al 20 de Marzo, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – A la fecha cuentan con información al mes de ABRIL de 2010.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 5 de Marzo.Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 19 al 23 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: En esta Secretaría de Educación el trabajo se realizo en dos etapas.

En la primera se implanto un macroproceso:

E. Atención al Ciudadano.

En la segunda etapa se implantaron cinco macroprocesos:

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media

F. Gestión de la inspección y vigilancia

H. Gestión del talento humano

L. Gestión de la tecnología informática

La fecha de cierre del proyecto fue el 28 de enero de 2009.

Compromisos de la Secretaría:

· Mantener la implantación de procesos hecha en la Fase lll, así como el macroproceso E. Atención al ciudadano y la metodología de las 5'S, teniendo en cuenta el nivel alcanzado por la S.E. de Magangué

· Dar continuidad al trabajo de definición de estructura que adelanta la Secretaría de Educación de Magangúé con el MEN, con el fin de generar la propuesta de Estructura y Planta de Cargos, con la que se iniciará el proceso de adopción formalmente, lo cual permita la sostenibilidad de los diferentes proceso de la Secretaría

· Implementar en ejecución los subprocesos simulados por estacionalidad en la operación

· Continuar con el desarrollo del programa de auditoría verificando el cumplimiento de los planes de acción.

.Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto:

La Secretaría a dado continuidad a los procesos implantados, lo que se evidencia en el caso del E. Atención al ciudadano, donde a pesar de las limitaciones, la entidad dispuso de un área adecuada de atención al ciudadano, la cual cumple con el propósito del proceso, en bienestar de la comunidad y de los funcionarios, así mismo se puede destacar el trabajo del gerente de modernización, al lograr esta continuidad y de funcionarios y líderes de cambio, que lograron una apropiación de la metodología de las 5'S. La Secretaría de educación se ha posicionado dentro de la comunidad, empezando por fortalecer su imagen institucional, la cual al inicio de los proyectos no existía (adjunto fotos de la última visita a la S.E. de Magangué)

Estructura: Validó la estructura con el Ministerio de Educación. Adelanta la proyección de actos administrativos hacia la adopción e implementación de la estructura validada..

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 1205 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 1209 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por el Gerente de Modernización Salomón Abuabará Peinado el 4 de Julio de 2008.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a los funcionarios de la Secretaría de Educación.