Secretaría de Educación de Girardot

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La Secretaría en el mes de Junio radicó 265 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 65,30 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 59 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. . Se están radicando menos requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400).

Durante el año ha estado en nivel medio de uso a excepción del mes de Enero y febrero que estuvo en nivel bajo.

Sistemas de Información de Recursos Humanos:La Secretaria Municipal de Girardot inicio el proceso de pago de la nómina con el Sistema Humano en el mes de Septiembre de 2008, para la cual se extrae la información de la Departamental. Para el manejo del Sistema han sido capacitados 5 funcionarios de la Secretaria, con un total de horas de formación de 156. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Junio de 2010.

Se relaciona a continuación el nivel de uso de los módulos del Sistema en la Sec Girardot:

• AH: Administración y Seguridad
• BS: Bienestar Social
• CL: Compensación y Laborales
• ED: Evaluación del Desempeño
• EO: Estructura Organizacional
• GE: Escalafón Docente
• PP: Planta y Personal
• SO: Salud Ocupacional
• SP: Selección de Personal
• SS: Salud y Seguridad

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 10 al 12 de Mayo de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 08 al 12 de Junio, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – al mes de ENERO de 2010. Visita de Asistencia Técnica: A la fecha no se ha realizado visita de asistencia técnica, pendiente por definir fecha.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 10 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 19 al 23 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Girardot se han realizado 2 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega cinco (5) equipos, una segunda entrega siete (7) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretaría de educación.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Estado Finalizado desde el 2008. Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

F. Gestión de la inspección y vigilancia

L. Gestión de Tecnología Informática

Certificación Nacional de procesos: Las Secretarías de Educación de Girardot presentan los siguientes avances de cumplimiento:

Estructura: Mediante decreto el alcalde municipal adoptó la estructura para la secretaría de educación, en el marco del Proyecto de Modernización. Actualmente se encuentra en fase de implementación de la misma debido a la restricción financiera por cuanto con la cuota de administración se financia el pago del personal de la secretaría que en virtud de la homologación realizada demandó un gasto mayor.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

El 30 de octubre de 2007 se realizó el diagnóstico en el cual se estableció la cantidad de Historias laborales a organizar por la firma. En ella se detectaron 515 de personal docente y 98 administrativos para un total de 613 Historias laborales. Este diagnóstico fue firmado por el Secretario de Educación Efraín Pastor Nieves, el Gerente de Modernización Oriel Beltrán Galvis y la encargada del archivo Luz Marina Ramírez.

El 20 de noviembre de 2007 se reunió el Director de Núcleo José Aníbal Trujillo, el Gerente de Modernización Oriel Beltrán y el representante de la Firma Informática Documental en el cual suscribieron el acta de inicio del proyecto. 

El 13 de diciembre de 2007, se entregó a la Secretaría de Educación 1226 carpetas, 30 cajas y 300 ganchos plásticos como insumos del proyecto. Esto fue recibido por Luz Marina Ramírez encargada del archivo de la SE.

La firma entregó una base de datos con 614 registros de hojas de vida, 2904 registros de actos administrativos y 1734 registros de resoluciones de escalafón.

El acta de entrega final y cierre del proyecto se firmó el 25 de Julio de 2008 y fue firmada y aceptada por el Gerente de Modernización Oriel Beltrán con la entrega de 614 historias laborales del personal activo de la SE de Educación de Girardot. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a funcionarios de la Secretaría de Educación.