Secretaría de Educación Municipal de Dosquebradas

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano: La Secretaría en el mes de agosto radicó 639 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 89 % para lo cual se evidencia lo siguiente:

1. Las respuestas registradas en el SAC, a los requerimientos asignados, tienen información, sin embargo, no registran la información completa y clara sobre las repuestas a la solicitudes lo cual no facilita el seguimiento a la solicitud y la información clara para el ciudadano; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.

2. La Secretaría en este momento tiene un nuevo administrador del SAC.

3. Deben mejorar en el procedimiento para la devolución de correspondencia interna por parte de las dependencias, para esto se sugiere que se aproveche el rol operador de segundo nivel en todas la dependencias de manera que esta persona sea el contacto con Atención al Ciudadano y tenga el acceso para reasignar solicitudes a otras dependencias a través del SAC y haga uso del exportar en Excel para la entrega formal de la solicitud física y quedando la evidencia de la entrega, de igual manera es importante que se informe al área de Atención al ciudadano al final del día sobre las reasignaciones que se realizaron.

4. Los ejes temáticos deben ser validados por el área de Atención al Ciudadano con las áreas de la Secretaría e informar de los ajustes a los operadores del SAC.

A continuación las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relación con el macroproceso de Atención al Ciudadano:

1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las áreas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compañeros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.

2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atención al Ciudadano – SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a como hacer requerimiento Web a través del sistema y el acceso a la información de trámites y preguntas frecuentes que alimente la Secretaría en el aplicativo.

3. Se maneje la planilla de reparto en el área de Atención al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la información de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las áreas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relación de la correspondencia radicada en el SAC.

4. Realizar reuniones periódicas de trabajo con las diferentes áreas de la Secretaría para tratar temas generales de la Secretaría con relación a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la dinámica de respuesta de requerimientos al ciudadano a través del SAC.

5. El Líder de Atención al Ciudadano, debe realizar informes periódicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes áreas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".

6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualización periódica de los ejes temáticos a través del envío del reporte "Lista de ejes temáticos por dependencia" a los jefes de área de manera que validen que ejes temáticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y así las operadores puedan realizar una asignación correcta de la solicitud. En este momento la Secretaría realiza este procedimiento.

7. Deben validar y ajustar los ejes temáticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta información la actualiza el administrador del SAC

8. Hacer uso de la dinámica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva área.

9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta física a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el número de radicación que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la Secretaría.

10. Definir un horario de atención al público en el área de atención al ciudadano.

11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la Secretaría.

12. Garantizar los suministros necesarios al área de Atención al Ciudadano.

Sistema de información de Recursos Humanos: Esta secretaría de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de enero de 2009, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y Planta de Personal. A mediados de enero de 2009 también se realizó la implantación de los módulos restantes, los cuales han sido actualizados por la secretaría, especialmente los módulos que apoyan el proceso de administración de carrera.

IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

F. Gestión de la inspección y vigilancia 

L. Gestión de Tecnología Informática

Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se cerró el 18 diciembre de 2008.

COMPROMISOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION

•  Hacer seguimiento a los planes de acción formulados en las auditorías de procesos.

• Continuar con el desarrollo de los comités directivos entendidos como espacios para identificar y minimizar los risgos que afecten la ejecución de los procesos implantados.

• Implantar la metodología de las 5´S.

• Realizar con el instrumento entregado por la firma BM Consulting las mediciones de satisfacción del cliente al menos dos veces al año.

• Solicitar al Ministerio de Educación Nacional la asesoría y acompañamiento para implantar el SAC.

ESTRUCTURA

 La Secretaría de Educación se encuentra en la etapa de documentación. La entidad presentó una propuesta al proyecto de Modernización en el cual se envió las observaciones pertinentes del caso. Existe cambios internos en la Secretaría de Educación que no permite un fuerte avance.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la última semana de agosto. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1121 historias laborales. La firma organizó 1127 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requería y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó el 14 de abril de 2009 y fue firmada por el Secretario de Educación Jaime Colorado y la encargada del archivo Lina Fernanda Zuluaga. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.