Sistemas de informaci贸n
|
||||||||||
OBJETIVO
Poner a disposici贸n de las Secretar铆as de Educaci贸n, mediante un esquema sostenible en el largo plazo, un Sistema de Informaci贸n para apoyo a los procesos de administraci贸n, organizaci贸n y control de la informaci贸n relacionada con la gesti贸n del recurso humano, as铆 como la liquidaci贸n de la n贸mina para el personal docente y administrativo de las Secretar铆as de Educaci贸n. El sistema de informaci贸n cubre los alcances de definici贸n de la planta personal, continuando con la selecci贸n e inducci贸n del personal, la administraci贸n de la carrera administrativa y el escalaf贸n docente, el desarrollo de procesos de capacitaci贸n y bienestar, la administraci贸n de las hojas de vida, finalizando con generaci贸n y liquidaci贸n de la n贸mina para los funcionarios, docentes y administrativos de la secretar铆a.
METODOLOG脥A UTILIZADA
Para lograr con el objetivo del proyecto, la ejecuci贸n se dividi贸 en las siguientes fases:
- Formulaci贸n
- Contrataci贸n
- Planeaci贸n
- Desarrollo
- Migraci贸n
- Instalaci贸n, Configuraci贸n e Integraci贸n
- Formulaci贸n y/o Parametrizaci贸n
- Capacitaci贸n
- Paralelo y/o Pruebas y/o Ajustes
- Soporte
- Interventor铆a.
ESTRATEGIA UTILIZADA
Para la ejecuci贸n del proyecto en las secretar铆as mencionadas se han planteado que el sistema de informaci贸n se pondr谩 a disposici贸n de las Secretar铆as de Educaci贸n instal谩ndolo en un Datacenter, de tal forma que se utilice de manera centralizada, permitiendo utilizar econom铆as de escala para los diferentes componentes del proyecto, a saber: desarrollo y compra del sistema de informaci贸n, implantaci贸n en Secretar铆as de Educaci贸n, e interventor铆a administrativa, financiera y t茅cnica a todo el proyecto.
ESTADO
Para poner en marcha este Sistema de Informaci贸n se realiz贸 la Licitaci贸n P煤blica Internacional No 01 de 2005. El Comit茅 de Adquisiciones del BID entreg贸 un concepto favorable a la evaluaci贸n realizada por parte del Proyecto de Modernizaci贸n al proceso de contrataci贸n y se seleccion贸 a la firma Synapsis para desarrollar el proyecto en 46 Secretar铆as de Educaci贸n.
Para que el Sistema de Informaci贸n sea implantado con la mayor calidad, eficiencia y transparencia en las Secretar铆as de Educaci贸n se realiz贸 el concurso de m茅ritos 03 de 2006 con el fin de seleccionar la firma que haga la interventor铆a a este contrato. La firma Marquez y Uriza fue la seleccionada para realizar la interventor铆a.
El Sistema de Informaci贸n para la Gesti贸n de la Calidad SIGCE es un aplicativo online que brinda el apoyo para que EE, SE y MEN, realicen procesos b谩sicos de gesti贸n de informaci贸n (tales como registro, consolidaci贸n, reporte y consulta), en desarrollo de las acciones de calidad educativa, orientadas por el Macroproceso D.
El sistema se estructura sobre la base de informaci贸n que aportan los tres actores del sector: los establecimientos educativos (PEI, Autoevaluaci贸n institucional y Planes de mejor铆a institucional del EE), Secretar铆as de Educaci贸n (Plan de Apoyo al Mejoramiento PAM) y Ministerio de Educaci贸n Nacional (referentes de Calidad y evaluaciones de estudiantes y docentes).
BENEFICIOS
鈥Disponibilidad de informaci贸n oportuna, veraz, y consistente acerca del desarrollo de las estrategias de gesti贸n de la calidad educativa: Referentes, Evaluaciones, PEI, PMI, PAM.
鈥 Disminuci贸n en el tiempo dedicado a tareas de consolidaci贸n de la informaci贸n por parte de Establecimientos Educativos, Secretar铆as de Educaci贸n y Ministerio de Educaci贸n, lo cual permite la dedicaci贸n de esfuerzos a otros procesos de gesti贸n.
鈥 Estandarizaci贸n del registro de informaci贸n. El sistema plantea un modelo para el registro unificado de la informaci贸n b谩sica sobre los proceso de gesti贸n de Calidad en todo el pa铆s.
鈥 Mejora cualitativa de la gesti贸n por cuanto brinda la posibilidad de contar con informaci贸n consolidada, actualizada, y organizada para el an谩lisis y la toma de decisiones en los procesos de gesti贸n de la calidad educativa.
鈥 Entrega al Establecimiento Educativo de la informaci贸n correspondiente a su posicionamiento en cuanto al nivel de calidad educativa, de acuerdo con el resultado de sus evaluaciones y el consolidado por Establecimiento Educativo.
鈥 Propiciar el libre acceso a informaci贸n sobre la calidad educativa, as铆 como la generaci贸n de una cultura de uso de informaci贸n para la gesti贸n, la toma de decisiones y la participaci贸n ciudadana en el seguimiento de resultados.
鈥 Ofrecer la consulta de hist贸ricos para tener comparativos acerca de las evaluaciones y niveles alcanzados en los 煤ltimos a帽os en cuanto a la evoluci贸n de la educaci贸n.
SECRETAR脥AS DE EDUCACI脫N EN LAS QUE SE IMPLEMENT脫 SIGCE
|
Amazonas |
Ci茅naga |
Magdalena |
Sahag煤n |
|
Antioquia |
C贸rdoba |
Maicao |
San Andr茅s |
|
Apartad贸 |
C煤cuta |
Malambo |
Santa Marta |
|
Arauca |
Cundinamarca |
Manizales |
Santander |
|
Armenia |
Dosquebradas |
Meta |
Sincelejo |
|
Atl谩ntico |
Duitama |
Monter铆a |
Soacha |
|
Barrancabermeja |
Envigado |
Mosquera |
Sogamoso |
|
Bello |
Facatativ谩 |
Nari帽o |
Soledad |
|
Bol铆var |
Florencia |
Neiva |
Sucre |
|
Boyac谩 |
Floridablanca |
N.Santander |
Tolima |
|
Bucaramanga |
Fusagasug谩 |
Palmira |
Tulu谩 |
|
Buenaventura |
Girardot |
Pasto |
Tumaco |
|
Buga |
Gir贸n |
Pereira |
Tunja |
|
Caldas |
Guain铆a |
Piedecuesta |
Turbo |
|
Cali |
Guaviare |
Pitalito |
Urib铆a |
|
Caquet谩 |
Huila |
Popay谩n |
Valle del Cauca |
|
Cartagena |
Ibagu茅 |
Putumayo |
Valledupar |
|
Cartago |
Ipiales |
Quibd贸 |
Vaup茅s |
|
Casanare |
Itag眉铆 |
Quind铆o |
Vichada |
|
Cauca |
Jamund铆 |
Riohacha |
Villavicencio |
|
Cesar |
La Guajira |
Rionegro |
Yopal |
|
Ch铆a |
Lorica |
Risaralda |
Zipaquir谩 |
|
Choc贸 |
Magangu茅 |
Sabaneta |
|
Las herramientas de inteligencia de negocios tales como el SISTEMA DE GESTI脫N Y CONTROL FINANCIERO - SGCF se basan en la utilizaci贸n de un sistema de informaci贸n de Bodega de Datos, que para el caso particular provienen de la operaci贸n de tesorer铆a, presupuesto y contabilidad generalmente realizada en la Secretar铆a de Hacienda.
Mediante las herramientas y t茅cnicas ETL (extraer, transformar y cargar), se extraen los datos de distintas fuentes sistemas transaccionales), se depuran y preparan (homogenizaci贸n de los datos) para luego cargarlos en el almac茅n de datos.
La vida o el periodo de 茅xito del software de inteligencia de negocios depender谩 煤nicamente del nivel de utilizaci贸n y beneficio que la secretaria saque de 茅l, si esta secretar铆a es capaz de incrementar su nivel de gesti贸n, control financiero, administrativo y sus decisiones mejoran el accionar de la secretar铆a, la inteligencia de negocios usada estar谩 presente por mucho tiempo, de lo contrario se perder谩 el esfuerzo que esta ha realizado durante su preparaci贸n.
Por 煤ltimo, la herramienta de inteligencia anal铆tica posibilita el modelado de las representaciones en base a consultas para crear un cuadro de mando integral que sirve de base para la presentaci贸n de informes, tales como:
MEN
- Calidad Educativa
- Alimentaci贸n escolar
DNP
- Formato A - Ejecuci贸n de Ingresos
- Formato C 鈥 Ejecuci贸n de Gastos de Inversi贸n y Pago de Deuda
CONTRALOR脥A
- Ejecuci贸n de ingresos y gastos del SGP.
- Destinaci贸n de recursos manejados por los departamentos y municipios certificados.
- Ejecuci贸n de recursos del SGP, para asignaciones especiales.
- Reportes de Cuentas bancarias.
INDICADORES DE GESTI脫N TALES COMO:
- Disponibilidad Presupuestal
- Ejecuci贸n Presupuestal
- Participaci贸n del Gasto Asignado en Educaci贸n del Ente Territorial
- Cumplimiento de Ejecuci贸n del PAC
- Tiempo promedio de pago
- Porcentaje de Inversi贸n
- Conciliaciones pendientes del periodo
- Conciliaciones pendientes mayores a treinta d铆as
El Sistema de Informaci贸n de Servicio al Ciudadano denominado SAC, es una herramienta de gesti贸n de Clientes CRM Web (Customer RelationShip Management), que soporta el proceso de Servicio de Atenci贸n al Ciudadano en las Secretar铆as de Educaci贸n.
Este sistema permite registrar y radicar todos los requerimientos que llegan a la Secretar铆a de Educaci贸n y radicar la salida de todos los documentos que son respuesta f铆sica o env铆o de correspondencia oficial hacia fuera de la Secretar铆a, con su utilizaci贸n, se generan r贸tulos de evidencia del registro y reportes de gesti贸n para realizar seguimiento y control de las solicitudes registradas.
Adicionalmente, permite el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).Adem谩s, permite sondear el grado de satisfacci贸n de los usuarios a trav茅s de encuestas y con la percepci贸n del servicio por parte de los ciudadanos, actuar sobre los procesos dentro de un objetivo de mejora continua.
BENEFICIOS
- Mejoramiento de la calidad de atenci贸n a los ciudadanos, otorg谩ndoles las facilidades para que realicen, con la mayor agilidad y ahorro de tiempo posible, sus tr谩mites m谩s frecuentes y tengan acceso a informaci贸n actualizada sobre los servicios que ofrece la Secretar铆a de Educaci贸n.
- Administraci贸n, control y seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) que se reciben y a las respuestas generadas en la Secretaria de Educaci贸n, con el fin crear estrategias, planes de mejoramiento y tareas a desarrollar para incrementar la satisfacci贸n del ciudadano.
- Fortalece y amplia los espacios de participaci贸n ciudadana donde puedan expresar su opini贸n por medios electr贸nicos tales como: consultas ciudadanas, encuestas electr贸nicas, urnas virtuales y foros para canalizar opiniones o sugerencias de los ciudadanos.
- Agilidad en la respuesta gracias a las interfaces est谩ndar con los dem谩s sistemas de informaci贸n de la Secretar铆a.
- Conseguir una mayor calidad de los servicios de informaci贸n y atenci贸n al ciudadano y mejorar el entorno f铆sico de atenci贸n al ciudadano, tendiente a conseguir una oficina moderna, eficaz y flexible.
REPORTES ADMINISTRATIVOS
Son una fuente de informaci贸n para el an谩lisis y toma de acciones de mejora en cada secretaria educaci贸n con respecto a procesos de atenci贸n al ciudadano.