SecretarÃa de Educación de Caldas
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La SecretarÃa en el mes de mayo ha radicado 720 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 84%.
Sistemas de Información de Recursos Humanos: La SecretarÃa Departamental de Caldas maneja la nómina con el Sistema Humano desde marzo de 2008. Cuenta con capacitación en todos los módulos del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, aunque ha mantenido escasa participación en las capacitaciones de refuerzo de los años 2009 y 2010. Actualmente utilizan los módulos de planta de personal, escalafón y nómina. Se denota un escaso uso en los otros módulos. Situación que ha implicado convocarlos a un refuerzo en la tercera semana del mes de junio.
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 18 al 22 de Mayo, en donde se realizó la Capacitación a 3 funcionarios, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – A la fecha se encuentra a Enero/2010 y revisando por parte de la SE la consistencia de la información del mes de de febrero /2010, por encontrar errores durante el proceso de capacitación
Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 2 y el 3 de marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretarÃa de educación.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La SecretarÃa de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorÃas, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca lo siguiente:
1. Generar mecanismos de control para la participación de los directivos en las actividades principales del proyecto.
2. Importante contar con los equipos de cómputo y el espacio fÃsico adecuado para el óptimo desarrollo de las actividades.
3. La participación activa de los directores de área permite un mayor empoderamiento de todos los funcionarios.
4. Los lÃderes de proceso, asà como los equipos de trabajo, deben estar involucrados en los mismos para lograr optimizar los recursos y tiempo tanto en la etapa de capacitación como implantación.
Los facilitadores que se asignen deben ser funcionarios de planta, que posean buenas relaciones interpersonales.
Certificación Nacional de procesos: La SecretarÃa de Educación obtuvo la certificación nacional en los tres procesos.
Estructura: La SecretarÃa de Educación adelanta la preparación de la documentación para el trámite de la propuesta de estructura ante la asamblea.
GENTE Y CULTURA
La SecretarÃa fue objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la última semana de agosto. En el proyecto se hizo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrató la organización de 2861 historias laborales y la firma organizo 3027 hojas de vida que fue la cantidad suministrada por el personal del archivo de la SecretarÃa de Educación. El trabajo finalizó el 15 de mayo de 2009 con la firma del acta de entrega final a satisfacción firmada por el Gerente de Modernización José Paul Azuero. Se espera que la SecretarÃa de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodologÃa con la que la firma capacitó a funcionarios de la SecretarÃa de Educación.