Secretaría de Educación de la Guajira

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La Secretaría en el mes de Mayo se radicado 2230 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 87,34 %.Con un nivel de uso del SAC Alto, Ocupó el puesto No. 3 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando más requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 2 (600).

Sistemas de Información de Recursos Humanos: Adelantó el proceso de implantación de los módulos que apoyan los procesos de Administración de Planta y administración de Nómina en el mes de octubre de 2008, durante el proceso de implantación no presentó hallazgos significativos

En los meses de Noviembre de 2008 y enero de 2009, se realizaron las implantaciones de los módulos restantes que apoyan los procesos de administración de Carrera, Desarrollo de Personal, Selección e Inducción y Manejo de Historias Laborales. Esta secretaria ha contado con acompañamiento permanente por parte del Proyecto de Modernización, del contratista y la Interventoría.

Hasta la fecha se han capacitado en Bogotá a 8 funcionarios de la Secretaría de Educación, para un total de 182 horas de formación. Se realizó por parte de la firma 2 visitas de acompañamiento y asistencia en los meses de Febrero y Junio del año 2010.

Nivel de uso del sistema humano: Administración y Seguridad 44%, Bienestar Social 8%, Compensación y Laborales 72%, Evaluación del Desempeño 36%, Estructura Organizacional 43%, Escalafón Docente 100%, Planta y Personal 56%, Salud Ocupacional 7%, Selección de Persona 0%, Salud y Seguridad 50%.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 22 al 24 de Febrero de 2010, posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 05 al 09 de abril, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Se encuentran con Información en el Sistema a FEBRERO/2010.Incumplimiento de los compromisos adquiridos para actualización de la información. Presentan atraso en los cargues de MARZO, ABRIL Y MAYO- 3 MESES. El Secretario de Educación recibió entrenamiento y se comprometió con el proceso Del 6 al 8 de Julio se hará visita de asistencia técnica, para apoyarlos en la adopción del sistema.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 25 de Febrero se llevará a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

Dotación de computadores:En la Secretaría de Educación de Bucaramanga se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega nueve (9) equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega un (1) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretaría de educación.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La Secretaría de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorías, mejoramiento continuo y estructura.

Como lecciones aprendidas se destaca el uso de prácticas organizacionales constantes tales como:

1. Planeación de Actividades.

2. Control y seguimiento mediante Comités Directivos.

3. Generación de espacios de retroalimentación y comunicación a través de conversatorios, Comité de Comunicaciones y Encuestas de satisfacción.

4. Adopción de metodologías para seguimiento a la gestión mediante Auditoría de procesos y medición de indicadores.

5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.

Certificación Nacional de procesos: En cuanto a la Guajira estos son los resultados alcanzados a la fecha:

Esta secretaría ha recibido 3 visitas (diagnostico y 2 acompañamientos) pero se evidencia poco avance en el cumplimiento y puesta en marcha de los planes de acción, debido a temas internos de la secretaria, esperamos que esto se subsane con el trabajo de Gente y Cultura que se está realizando PROES.

Estructura: Desarrollan los entregables del componente de estructura. Una vez elaborados se deben presentar para revisión ante el proyecto de modernización.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 3329 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 3084 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernización Ana Yasmin Pardo Solano el 10 de diciembre de 2008.