SecretarÃa de Educación de Quibdo
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC:La SecretarÃa en el mes de mayo radicó 311 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 80 %
Sistemas de Información de Recursos Humanos:El municipio de Quibdó inicio a la par con el departamento de Chocó, y su base de datos se conformó de acuerdo con las actas de certificación firmadas por Gobernador de Chocó y Alcalde de Quibdó. Se han capacitado 9 funcionarios de la SecretarÃa de Educación municipal con 160 horas totales de formación. Se han realizado tres vistas de acompañamiento y asesorÃa en la apropiación del sistema.
La SecretarÃa ha mantenido adecuadas prácticas en el uso del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, destacándose por realizar procesos internos de capacitación y asegurar empalmes de funcionarios ante rotación de personal.
Secretaria Municipal de Neiva inició el proceso de pago de la nómina con el Sistema Humano en el mes de Enero de 2009. Para el manejo del Sistema han sido capacitados 7 funcionarios de la Secretaria, con un total de horas de formación de 164. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Abril de 2010.
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizará la implementación del SGCF en Bogotá del 15 al 19 de Junio, en donde se realizará la Capacitación a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – A la fecha se encuentra a Enero/2010 y revisando por parte de la SE la consistencia de la información del mes de de febrero /2010, por encontrar errores durante el proceso de capacitación
Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE:Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 5 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretarÃa de educación.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Se implantaron siete macro procesos
A. Gestión Estratégica
C. Gestión de la cobertura del servicio educativo
D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media E. Atención al ciudadano
F. Gestión de la inspección y vigilancia
H. Gestión del talento humano
L. Gestión de la tecnologÃa informática
Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto:
El proyecto NO presentó dificultades que impactaran de manera considerable la ejecución de las actividades, se pudo evidenciar la participación de los servidores en las actividades programadas y si bien se ha tenido que reprogramar talleres relacionados con la administración del cambio, las nuevas fechas fueron cumplidas por la SecretarÃa. Sin embargo el proceso de atención al ciudadano está limitado al uso de la herramienta SAC, y el subproceso E01.01 Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes, no tiene dispuestos los requerimientos necesarios para atender y direccionar a la comunidad educativa que llega a las instalaciones de la SecretarÃa. En general la SecretarÃa (en cabeza de la señora Secretaria y la Gerente de Modernización) apoyó y fue muy receptiva en la implantación de procesos y las demás actividades ejecutadas.
Estructura:La SecretarÃa de Educación se encuentra en la etapa de documentación en la cual se adelanta la recopilación de los actos administrativos sobre la organización administrativa del municipio.
GENTE Y CULTURA
La SecretarÃa fue objeto del proyecto de acompañamiento organizacional en el cual se buscó desarrollar Proyectos EspecÃficos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad.
Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1712 historias laborales. La firma organizó 1650 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requerÃa y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó 19 de mayo de 2009 por la Gerente de Modernización Enith Mena Mayo. Se espera que la SecretarÃa de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodologÃa con la que la firma capacitación a funcionarios de la SecretarÃa de Educación.