SecretarÃa de Educación Municipal de Soledad
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La SecretarÃa en el mes de septiembre se han radicado 508 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 84 % para lo cual se evidencia lo siguiente:
1. Las respuestas registradas en el SAC a los requerimientos asignados tienen información, sin embargo es importante que la respuesta registrada a las solicitudes sea completa y clara; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.
2. El lÃder de Atención al Ciudadano realiza seguimiento a las solicitudes registradas en el SAC a través de los reportes administrativos del sistema.
3. Deben ajustar la parametrizaciòn del SAC de manera que permite una asignación correcta desde el área de Atención al Ciudadano.
4. La SecretarÃa mejoró en las instalaciones fÃsicas del área de Atención al Ciudadano, cuenta con 5 profesionales para realizar atención personalizada, una orientadora, dos operadoras principales del SAC, permitiendo una mejor atención a la ciudadanÃa, adicionalmente tienen planeado organizar unidades de Atención al Ciudadano en punto de la ciudad, de manera que puedan realizar orientación y asesorÃa y asà evidenciando un mejor servicio a la ciudadanÃa.
5. La SecretarÃa esta radicando todas las solicitudes que llegan a la SecretarÃa, cuenta con el personal idóneo en el área de Atención al Ciudadano, un lÃder del proceso que realiza seguimiento a todas solicitudes registradas en el sistema y a la correspondencia fÃsica que envÃa la SecretarÃa.
A continuación las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relación con el macroproceso de Atención al Ciudadano:
1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las áreas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compañeros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.
2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atención al Ciudadano – SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a cómo hacer requerimiento Web a través del sistema y el acceso a la información de trámites y preguntas frecuentes que alimente la SecretarÃa en el aplicativo.
3. Se maneje la planilla de reparto en el área de Atención al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la información de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las áreas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relación de la correspondencia radicada en el SAC.
4. Realizar reuniones periódicas de trabajo con las diferentes áreas de la SecretarÃa para tratar temas generales de la SecretarÃa con relación a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la dinámica de respuesta de requerimientos al ciudadano a través del SAC.
5. El LÃder de Atención al Ciudadano, debe realizar informes periódicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes áreas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".
6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualización periódica de los ejes temáticos a través del envÃo del reporte "Lista de ejes temáticos por dependencia" a los jefes de área de manera que validen que ejes temáticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y asà las operadores puedan realizar una asignación correcta de la solicitud. En este momento la SecretarÃa realiza este procedimiento.
7. Deben validar y ajustar los ejes temáticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta información la actualiza el administrador del SAC.
8. Hacer uso de la dinámica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva área.
9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta fÃsica a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el número de radicación que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la SecretarÃa.
10. Definir un horario de atención al público en el área de atención al ciudadano.
11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la SecretarÃa.
12. Garantizar los suministros necesarios al área de Atención al Ciudadano.
Convenio: Aida Ojeda, asesora de la SecretarÃa de Educación, solicitó información por medio escrito sobre la justificación del convenio y sobre si era o no posible realizar el aporte con recursos de la cuota de administración a lo que se le respondió que eso no era decisión del Proyecto y que por lo tanto se le sugerÃa asesorarse en el tema con la Dirección de Descentralización y la Oficina de Planeación del MEN para el tema en particular. El 6 de agosto se envió justificación del convenio y el 10 de agosto se le orientó frente a la consulta que debÃa hacer a las dependencias del MEN para el tema de la financiación del Proyecto. Hasta el momento no se ha recibido alguna información adicional por parte de la SecretarÃa.