SecretarÃa de Educación de Riohacha
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La SecretarÃa en el mes de Julio radicó 640 requerimientos con una oportunidad de respuesta de 46,59%.con un nivel de uso del SAC Medio. Ocupó el puesto No. 58 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. . Se están radicando más requerimientos de los mÃnimos esperados de acuerdo a su TipologÃa 1 (400). Desde el mes de abril se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC después de estar 3 meses en bajo.
Esta SecretarÃa obtuvo una oportunidad de respuesta muy baja, para lo cual se han dado recomendaciones sobre los reportes administrativos que se deben generar para realizar gestión con los funcionarios responsables de responder los requerimientos.
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretarÃa de Educación del 08 al 10 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 08 al 12 de Junio , en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 1 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. La SE cargó información del mes únicamente de Enero de 2010.
Hay debilidad en el manejo de la información financiera de la SE, es dispensa y confusa, lo que dificulta la obtención de los datos requeridos por el sistema.
Aunque el ET cuenta con el sistema transaccional SINAP, este no contiene el nivel de detalle de los conceptos de presupuesto, según la Estructura Presupuestal del SGCF, correspondiente al sector educativo.Se tiene prevista una visita de asistencia técnica para el 26 al 30 de julio próximo, la cual está pendiente de confirmar con la SE
Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 8 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada.
Dotación de computadores: En la SecretarÃa de Educación de Riohacha se han realizado la entrega de 12 computadores para el uso de la secretarÃa de educación
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos:Se encuentra en ejecución. Estas SecretarÃas hacia parte del concurso de méritos CM-MEM-21-09, adjudicado a la Firma PROES S.A., mediante el contrato 033 de 2009, en el que se implantaran seis macroprocesos
1. A. Gestión estratégica de la SecretarÃa de Educación
2. C. Gestión de la cobertura del servicio educativo
3. H. Gestión del talento humano
4. D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre-escolar, básica y media
5. E. Atención al ciudadano
6. F. Gestión de Inspección y vigilancia de los establecimientos educativos
De forma paralela se trabajaran los componentes de Gente y Cultura con la implementación de una estrategia de intervención, una de manejo del cambio y un plan de acompañamiento. Asà como la implementación de la metodologÃa de las 5'S.
El proyecto se inició en las SecretarÃa el 23 de marzo y está programado para terminarse en el mes de agosto de 2010.
El proyecto está dividido en dos fases y seis etapas:
1. FASE 1 DE PREPARACIÓN
a. Etapa 1: Preparación de la firma
b. Etapa 2: Preparación con el Ministerio
c. Etapa 3: Preparación con las SecretarÃas.
i. Lanzamiento del proyecto
ii. Diagnóstico de procesos
iii. Inventario de actividades de modernización
iv. Percepción de la satisfacción del cliente externo
v. Estrategia de intervención
vi. Implantación metodologÃa de las 5'S
2. FASE DE 2 TRABAJO POR PROCESOS
a. Etapa 4: Capacitación e Implementación de procesos
i. Capacitación e implementación de procesos
ii. Primera auditorÃa
iii. Estrategia de intervención
iv. Estrategia de manejo del cambio
v. Plan de acompañamiento
vi. Implantación metodologÃa de las 5'S
b. Etapa 5: Mejoramiento continuo
i. Segunda auditorÃa de procesos
ii. Plan de mejoramiento continuo
iii. Estrategia de intervención
iv. Implantación metodologÃa de las 5'S
c. Etapa 6: Cierre del proyecto
Actualmente el proyecto de implementación de procesos se encuentra en la Fase 2, Etapa 4.
Como hallazgos de la visita de interventorÃa , se presentaron:
· La SE de Riohacha se encuentra efectuando las actividades correspondientes a la Etapa 4 Capacitación – Implementación.
· La SE de Educación de Riohacha se encuentra realizando la actividad 16 de la Etapa 4 Capacitación e Implementación, en los Macroprocesos D y H aún no se ha firmado el Acta de Implementación para el cierre de la Etapa 4 y se tiene un atraso de (02) dÃas.
· No se ha comenzado la actividad 19 "Simulación, casos de estudio, y Acta de implementación" referente a la Simulación de Procesos, se evidencia un atraso de dos (02) semanas en esta actividad.
· Mediante presentación en Comité Directivo, se sugirió el cambio de la matriz de intervención de varios subprocesos de la modalidad de Ejecución a la modalidad de Simulación, dicho cambio se encuentra en espera de aprobación del nivel central de PROES S.A.
· Se destaca la disposición y compromiso por parte de los funcionarios de la SE, del Gerente de Modernización, del Secretario de Educación y los demás involucrados en el proyecto, en la realización de todas las actividades en cada uno de sus componentes, Procesos, Gente y Cultura y 5'S.
· Las instalaciones fÃsicas de la SecretarÃa de Educación y el bienestar de los funcionarios han mejorado gracias a las sugerencias dadas por el equipo consultor.
Certificación Nacional de procesos: La secretarÃa de Riohacha no ha iniciado ninguna etapa de certificación por que está en implementación de procesos.
Estructura: Validando la estructura con el ministerio de Educación y adelantando el proceso de adopción de la estructura por parte del concejo municipal.