Secretar铆a de Educaci贸n de Maicao
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Cuidadano SAC: La Secretar铆a en el mes de Julio radic贸 625 requerimientos con una oportunidad de respuesta de 98,05%.con un nivel de uso del SAC Alto. Ocup贸 el puesto No. 1 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. . Se est谩n radicando m谩s requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 2 (600).Desde el mes de Febrero se ha mantenido en nivel alto de uso en SAC. A esta Secretar铆a de Educaci贸n se est谩 orientando sobre la calidad en las respuestas, para garantizar la satisfacci贸n del ciudadano.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF:Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 24 al 26 de Mayo de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentaci贸n del SGCF, y la Elaboraci贸n de la Homologaci贸n y levantamiento de informaci贸n., posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 15 al 19 de Junio, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. La SE carg贸 informaci贸n del mes de Enero de 2010.SE con disposici贸n para asumir el este proceso.
Aunque el ET cuenta con el sistema transaccional SINAP, este no contiene el nivel de detalle de los conceptos de presupuesto, seg煤n la Estructura Presupuestal del SGCF, correspondiente al sector educativo. Se tiene prevista una visita de asistencia t茅cnica para el 26 al 30 de julio pr贸ximo, la cual est谩 pendiente de confirmar con la SE.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, est谩 estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilizaci贸n y diagn贸stico: Se llev贸 a cabo el 10 de Marzo. Levantamiento y migraci贸n de informaci贸n: Est谩 en proceso Capacitaci贸n funcional en Bogot谩: Se llevo a cabo en la semana del 19 al 23 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitaci贸n funcional en sitio: No iniciada
Dotaci贸n de computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Maicao se han realizado 2 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega de cuatro (4) equipos, y una segunda entrega ocho (8) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: En esta Secretar铆a de Educaci贸n el trabajo se realizo en dos etapas.
En la primera se implanto un macroproceso:
E. Atenci贸n al Ciudadano.
En la segunda etapa se implantaron cinco macroprocesos:
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n preescolar, b谩sica y media
F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
H. Gesti贸n del talento humano
L. Gesti贸n de la tecnolog铆a inform谩tica
La fecha de cierre del proyecto fue el 27 de enero de 2009.
Compromisos de la Secretar铆a:
路 Mantener la realizaci贸n de los diferentes comit茅s como buena pr谩ctica de gesti贸n, con la frecuencia establecida durante la ejecuci贸n del proyecto.
路 Preparar y gestionar ante la Alcald铆a la propuesta de estructura organizacional de la S.E. de acuerdo a las tipolog铆as definidas, para ello contar谩 con la asesor铆a del MEN en lo que concierne a su competencia y con las respectiva documentaci贸n elaborada por l firma BM Consulting.
路 Calcula r y utilizar los indicadores de gesti贸n de los seis macroprocesos implementados, para medir el avance de los mismos, realizar seguimiento en los comit茅s por lo menos cada dos meses
路 Planear, programa y ejecutar dos auditor铆as de procesos al a帽o, remitir la informaci贸n al MEN para realizar acompa帽amiento a mitad de a帽o
路 Continuar con la ejecuci贸n del Programa de 5'S, con sus respectivas mediciones
路 Habilitar instalaciones para ubicar los equipos de inspecci贸n y vigilancia
Divulgar y promocionar los resultados alcanzados por la S.E., hacer de la misma un referente para las dem谩s entidades del municipio; ferias de procesos.
Certificaci贸n Nacional de procesos: La secretar铆a de Maicao la auditaron la semana del 9 al 13 de agosto y recibi贸 concepto favorable por parte del auditor est谩 pendiente el concepto del comit茅 evaluador de AICONTEC que es la instancia siguiente.
Estructura:Validando la estructura con el ministerio de Educaci贸n y adelantando el proceso de adopci贸n de la estructura por parte del concejo municipal.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 la organizaci贸n de 1156 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 1156 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por el Gerente de Modernizaci贸n Zaider Benjumea Bola帽o el 17 de Julio de 2008.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a los funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.