Secretar铆a de Educaci贸n Municipal de Giron
SISTEMA DE INFORMACION DE ATENCION AL CIUDADANO
La Secretar铆a en el mes de Mayo han radicado 551 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 83,09 %, con uso del SAC Alto, Ocup贸 el puesto No. 4 en el uso del SAC con respecto a las dem谩s SE. Se est谩n radicando m谩s requerimientos de los m铆nimos esperados de acuerdo a su Tipolog铆a 1 (400).
Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos: Adelant贸 el proceso de implantaci贸n de los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de Planta y administraci贸n de N贸mina en el mes de Febrero de 2008, durante el proceso de implantaci贸n present贸 los siguientes hallazgos:
En los meses de Junio y julio de 2008 y enero de 2009, se realiz贸 la implantaci贸n de los m贸dulos restantes que apoyan los procesos de administraci贸n de Carrera, Desarrollo de Personal, Selecci贸n e Inducci贸n y Manejo de Historias Laborales. Esta secretaria ha contado con acompa帽amiento por parte del Proyecto de Modernizaci贸n, del contratista y la Interventor铆a.
Hasta la fecha se han capacitado en Bogot谩 a 4 funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n, para un total de 124 horas de formaci贸n. Se realiz贸 por parte de la firma una visita de acompa帽amiento y asistencia en el mes de Febrero 2010.
Nivel de uso del sistema humano: Administraci贸n y Seguridad 33%, Bienestar Social 8%, Compensaci贸n y Laborales 61%, Evaluaci贸n del Desempe帽o 45%, Estructura Organizacional 43%, Escalaf贸n Docente 100%, Planta y Personal 44%, Salud Ocupacional 0%, Selecci贸n de Persona 14%, Salud y Seguridad 0%.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiz贸 la visita a la secretar铆a de Educaci贸n del 10 al 12 de Mayo de 2010, posteriormente se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 8 al 12 de Junio en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. A la fecha han cargado ENERO/2010 Secretar铆a de Educaci贸n recientemente.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 3 de Marzo se llevar谩 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a un funcionario de la secretar铆a de educaci贸n.
Dotaci贸n de computadores: En la Secretar铆a de Educaci贸n de Gir贸n se han realizado 2 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega seis (6) equipos, una segunda entrega seis (6) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
PROCESO
Se realiz贸 en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macro procesos
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
E. Atenci贸n al ciudadano
H. Gesti贸n del talento humano
J. Gesti贸n financiera.
En la segunda etapa se est谩n implantados dos procesos:
F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
L. Gesti贸n de Tecnolog铆a Inform谩tica
La fecha de cierre del proyecto fue el 31 de diciembre de 2008.
Compromisos de la Secretar铆a
路 Se recomienda a la SE de San Juan Gir贸n crear un documento administrativo en el cual se adopten los seis macro procesos implantados con la firma PROES S.A. en los dos proyectos, esto debido a que son los procesos misionales que defini贸 el MEN para la articulaci贸n educativa en las diferentes Secretar铆as de Educaci贸n certificadas
路 Nombramiento formal de los funcionarios que son l铆deres de los procesos implantados.
路 Asignaci贸n de presupuesto para visitas de los funcionarios del 谩rea de Inspecci贸n y Vigilancia de la SE.
路 Dotaci贸n de elementos de trabajo para el 谩rea de Inspecci贸n y Vigilancia
Certificaci贸n Nacional de Procesos: Las Secretar铆as de Educaci贸n de Gir贸n ya obtuvo el certificado otorgado por ICONTEC para los procesos de Gesti贸n de la Cobertura del Servicio Educativo, Gesti贸n del Talento Humano y Atenci贸n al ciudadano.
Estructura: Estamos a la espera del envi贸 de las gu铆as 1, 2 y 3. Seg煤n compromisos suscritos en el acta en Julio de 2009.
Gente y Cultura: La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.
Organizaci贸n de Historias Laborales:Se contrat贸 la organizaci贸n de 777 historias laborales y la firma Inform谩tica Documental organiz贸 777 historias laborales que suministr贸 la Secretar铆a de Educaci贸n. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernizaci贸n Liliana Reyes G贸mez y el Secretario de Educaci贸n Luis Jos茅 Ayala Ram铆rez el 31 de octubre de 2008.
Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a los funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.