Secretaría de Educación de Floridablanca

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano: La Secretaría en el mes de Mayo se radicado 779 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 64,47 %.Con un nivel de uso del SAC Medio, Ocupó el puesto No. 36 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando más requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 1 (400).

Sistema de Información de Recursos Humanos: Adelantó el proceso de implantación de los módulos que apoyan los procesos de Administración de Planta y administración de Nómina en el mes de Agosto de 2008, durante el proceso de implantación presentó los siguientes hallazgos:

En los meses de septiembre a diciembre de 2008 y enero de 2009, se realizó la implantación de los módulos restantes que apoyan los procesos de administración de Carrera, Desarrollo de Personal, Selección e Inducción y Manejo de Historias Laborales. Esta secretaria ha contado con acompañamiento por parte del Proyecto de Modernización, del contratista y la Interventoría.

Hasta la fecha se han capacitado en Bogotá a 6 funcionarios de la Secretaría de Educación, para un total de 104 horas de formación. Se realizó por parte de la firma una visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Febrero 2010.

Nivel de uso del sistema humano: Administración y Seguridad 33%, Bienestar Social 0%, Compensación y Laborales 67%, Evaluación del Desempeño 0%, Estructura Organizacional 43%, Escalafón Docente 100%, Planta y Personal 44%, Salud Ocupacional 0%, Selección de Persona 0%, Salud y Seguridad 0%.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 10 al 12 de Marzo de 2010, posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 15 al 19 de Junio en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Aunque es una SE recientemente implementada, han subido la información al mes de ABRIL/2010

Aspecto a destacar: Apoyo del ente territorial a la SE el desarrollo de una interface que automatiza la extracción de los datos desde el transaccional del ET.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 4 de Marzo se llevará a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretaría de educación.

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Floridablanca se han realizado 2 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega cinco (5) equipos, una segunda entrega siete (7) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretaría de educación

PROCESOS

Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

F. Gestión de la inspección y vigilancia

L. Gestión de Tecnología Informática

La fecha de cierre del proyecto fue el 31 de diciembre de 2008.

COMPROMISOS DE LA SECRETARIA

· Crear un documento administrativo en el cual se adopten los 6 macroprocesos implementados por la firma PROES S.A.

· Continuar con la implementación del modelo de las 5'S.

Continuar con el proceso de adopción de estructura propia.

Certificación Nacional de Procesos: La Secretaría de Educación de Floridablanca es la única de la Zona de Santander que no se ha certificado por falta de compromiso del Secretario y la Subsecretaría de Educación quien a su vez es la líder del proceso de Cobertura y Talento Humano. El grupo de certificación del Ministerio de Educación ha realizado cuatro visitas y el resultado obtenido es el siguiente: La secretaría de Educación de Floridablanca, en los requisitos de gestión en Calidad se encuentra en un 60%. Mientras que en los requisitos técnicos como: Cobertura se encuentra en un 63%, Talento humano en un 60% y en Atención al Ciudadano en un 88%.

Estructura: Presentó entregables al proyecto y adelantan la incorporación de los ajustes sugeridos por el proyecto de modernización.

Gente y Cultura: La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 1340 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 1244 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernización Nohora María Cepeda Contreras el 1 de diciembre de 2008.