TECNOLOG脥A DE LA INFORMACI脫N

Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano: La Secretar铆a en el mes de agosto radic贸 775 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 81 % para lo cual se evidencia lo siguiente:

1. Las respuestas registradas en el SAC, a los requerimientos asignados, tienen informaci贸n, sin embargo no registran la informaci贸n completa y clara sobre las repuestas a la solicitudes lo cual no facilita el seguimiento a la solicitud y la informaci贸n clara al ciudadano; adicionalmente los funcionarios pueden hacer uso de la funcionalidad de adjuntar archivo (como la respuesta proyectada) en el momento de dar finalizado a los requerimientos.

2. El l铆der de Atenci贸n al Ciudadano realiza seguimiento a las solicitudes registradas en el SAC a trav茅s de los reportes administrativos del sistema.

3. Deben ajustar la parametrizaci貌n del SAC de manera que permite una asignaci贸n correcta desde el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano.

A continuaci贸n las siguientes recomendaciones para un mejor uso del sistema y la relaci贸n con el macroproceso de Atenci贸n al Ciudadano:

1. Socializar e involucrar a los funcionarios (rol funcionario SAC) de todas las 谩reas, de manera que inicien el uso del aplicativo SAC, para dar respuesta eficiente a los requerimientos y hacer seguimiento a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, proyectando la cultura de servicio con los compa帽eros de trabajo y hacia las Instituciones Educativas.

2. Socializar con las Instituciones Educativas el Sistema de Atenci贸n al Ciudadano 鈥 SAC - en el rol ciudadano, en cuanto a c贸mo hacer requerimiento Web a trav茅s del sistema y el acceso a la informaci贸n de tr谩mites y preguntas frecuentes que alimente la Secretar铆a en el aplicativo.

3. Se maneje la planilla de reparto en el 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano y en todas las dependencias, si es necesario, tomado de reportes del aplicativo SAC "exportar" el cual genera en Excel toda la informaci贸n de los requerimientos que se radican en el sistema, para que pueda realizarse la respectiva entrega de solicitudes a las 谩reas responsables y poder realizar el seguimiento y control de todos las solicitudes radicadas en el SAC. Adicionalmente, pueden usar el link de "requerimientos" para la relaci贸n de la correspondencia radicada en el SAC.

4. Realizar reuniones peri贸dicas de trabajo con las diferentes 谩reas de la Secretar铆a para tratar temas generales de la Secretar铆a con relaci贸n a mejoras y ajustes en los procedimientos internos de las mismas, que influyen en la din谩mica de respuesta de requerimientos al ciudadano a trav茅s del SAC.

5. El L铆der de Atenci贸n al Ciudadano, debe realizar informes peri贸dicos sobre el estado de las solicitudes radicadas en el Sistema, de manera que se realice seguimiento con las diferentes 谩reas responsables. Este informe puede generarlo en el Sistema en el link de "Reportes Administrativos".

6. Realizar seguimiento semanal a las dependencias en cuanto a los requerimientos asignados pendientes por finalizar y vencidos, adicionalmente realizar actualizaci贸n peri贸dica de los ejes tem谩ticos a trav茅s del env铆o del reporte "Lista de ejes tem谩ticos por dependencia" a los jefes de 谩rea de manera que validen que ejes tem谩ticos se eliminan, se ajustan, que nuevos se crean y que plazos se ajustas, para que el administrador del SAC pueda realizar el ajuste y as铆 las operadores puedan realizar una asignaci贸n correcta de la solicitud. En este momento la Secretar铆a realiza este procedimiento.

7. Deben validar y ajustar los ejes tem谩ticos o temas que es responsabilidad de cada dependencia con el plazo para dar respuesta, esta informaci贸n la actualiza el administrador del SAC.

8. Hacer uso de la din谩mica del rol operador de segundo nivel el cual se le asigna un funcionario de cada dependencia un acceso operador (Rol operador de segundo nivel), para que pueda realizar reasignaciones en su equipo de trabajo o entre dependencias y realizar seguimiento a las solicitudes asignadas a la respectiva 谩rea.

9. Se sugiere que en el momento que las dependencias proyecten respuesta f铆sica a los requerimientos radicados en el SAC, identifiquen en el oficio el n煤mero de radicaci贸n que asigna el sistema, de manera que se pueda realizar seguimiento de la correspondencia que sale de la Secretar铆a.

10. Definir un horario de atenci贸n al p煤blico en el 谩rea de atenci贸n al ciudadano.

11. Implementar mecanismos para el control de acceso de usuarios a la Secretar铆a.

12. Garantizar los suministros necesarios al 谩rea de Atenci贸n al Ciudadano.

Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: Esta Secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de junio de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y en septiembre del 2009 se implement贸 el modulo de evaluaci贸n de desempe帽o

Informes de Secretar铆as

                                                                            

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