SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano: La Secretar铆a en el mes de Mayo radic贸 1 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 0%, con un nivel de uso del SAC bajo.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: El municipio de Palmira implement贸 el Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Recursos Humanos en el mes de agosto de 2008. Con bastantes dificultades en la conformaci贸n del equipo de trabajo de la Secretar铆a. Han sufrido procesos de rotaci贸n de personal que han afectado el uso y apropiaci贸n del Sistema de Informaci贸n.
Se han realizado seis visitas de asistencia t茅cnica en sitio, sin embardo durante estas y debido a la rotaci贸n de personal se ha trabajado en el procesamiento de la n贸mina correspondiente al mes de la visita con el fin de evitar problemas y posibles ceses de actividades docentes.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y control Financiero SGCF: Se realiza la implementaci贸n del SGCF en Bogot谩 del 5 al 9 de abril, en donde se realiz贸 la Capacitaci贸n a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Incumplimiento en la actualizaci贸n de los periodos siguientes- Atraso de MARZO, ABRIL Y MAYO - 3 meses)
El Se帽or Secretario recibi贸 entrenamiento y se comprometi贸 con el proceso.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n de gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 1 de Marzo se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a dos funcionarios de la secretar铆a de educaci贸n.
Dotaci贸n de computadores: en la Secretar铆a de Educaci贸n de Palmira se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cinco (5) equipos y una tercera entrega seis (6) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretar铆a de educaci贸n.
Procesos:
Se realiz贸 en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos
C. Gesti贸n de la cobertura del servicio educativo
E. Atenci贸n al ciudadano
H. Gesti贸n del talento humano
J. Gesti贸n financiera.
En la segunda etapa se est谩n implantados dos procesos:
D. Gesti贸n de la calidad del servicio educativo en educaci贸n preescolar, b谩sica y media F. Gesti贸n de la inspecci贸n y vigilancia
Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se finaliz贸 el 19 de noviembre de 2009
Aspectos relevantes ocurri贸 durante la ejecuci贸n del proyecto.
La infraestructura de la Secretar铆a es cr铆tica, no tiene implementado el SAC y el macroproceso de inspecci贸n y vigilancia depende el Ente Territorial.
La Secretar铆a de Educaci贸n dio continuidad al grupo de servidores para el trabajo de implementaci贸n y mejoramiento continuo (Tres servidores para el macroproceso de Inspecci贸n y Vigilancia y cuatro para le macroproceso de cobertura)
Como se verific贸 en la primera visita de seguimiento de la interventor铆a, la capacitaci贸n e implementaci贸n se realiz贸 con todos los funcionarios, en el puesto de trabajo y en visitas a instituciones educativas, es de resaltar que las visitas se aprovecharon para ejecutar de manera real actividades de los procesos implantados.
Certificaci贸n Nacional de Procesos: La secretar铆a de Educaci贸n de Palmira, en los requisitos de gesti贸n en Calidad se encuentra en un 85%. Mientras que en los requisitos t茅cnicos como: Cobertura se encuentra en un 78%, Talento humano en un 76% y en Atenci贸n al Ciudadano en un 1%.
Estructura: La Secretar铆a de educaci贸n se encuentra adelantando la revisi贸n y an谩lisis de las recomendaciones presentadas por el proyecto de modernizaci贸n.
Gente y Cultura: La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se estar谩 iniciando la primera semana de septiembre. En el proyecto est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Organizaci贸n de Historias Laborales: Se contrat贸 por parte del Ministerio de Educaci贸n, la organizaci贸n 1891 historias laborales. La firma organiz贸 1810 historias laborales, debidamente ordenadas cronol贸gicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requer铆a y rotuladas seg煤n el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firm贸 el 5 de diciembre de 2008 y fue firmada el Gerente de Modernizaci贸n Juan Carlos Suarez Soto. Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacitaci贸n a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.