SISTEMA DE INFORMACIÓN
Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La SecretarÃa en el mes de Junio radicó 1526 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 83,75 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 26 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando mas requerimientos de los mÃnimos esperados de acuerdo a su TipologÃa 1 (400).Durante el año se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC a excepción de los meses de marzo, abril y mayo.
Sistema de información de Recursos Humanos: La Secretaria Municipal de Ibagué inicio el proceso de pago de la nómina con el Sistema Humano en el mes de Julio de 2008, para la cual se extrae la información de la Departamental. Para el manejo del Sistema han sido capacitados 7 funcionarios de la Secretaria, con un total de horas de formación de 116. Se realizó por parte de la firma 2 visitas de acompañamiento y asistencia en los meses de Marzo y Junio de 2010.
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizó la visita a la secretarÃa de Educación del 15 al 17 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 23 al 27 de Mayo, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – al mes de FEBRERO de 2010.
Visita de Asistencia Técnica: Se realizó visita de asistencia técnica el 3 y 4 de junio de 2010 y se obtuvo la Construcción y cargue de archivos para los meses de Febrero, Marzo y Abril de 2010.
Sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo EL 12 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada.
PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Estado Finalizado desde el 2008. Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos
C. Gestión de la cobertura del servicio educativo
E. Atención al ciudadano
H. Gestión del talento humano
J. Gestión financiera.
En la segunda etapa se están implantados dos procesos:
F. Gestión de la inspección y vigilancia
L. Gestión de TecnologÃa Informática
Certificación Nacional de Procesos: La SecretarÃa de Educación de Ibagué se certifico por ICONTEC en los tres procesos designados por el ministerio de Educación Nacional.
La SecretarÃa es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la última semana de agosto. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización de 3365 historias laborales. La firma organizó 3236 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requerÃa y rotuladas según en el Pliego de Condiciones Definitivo. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmo el 25 de Noviembre de 2008 y fue firmada por el Gerente de Modernización Oscar Eduardo Gallego Santos. Se espera que la SecretarÃa de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodologÃa con la que la firma capacitó a funcionarios de la SecretarÃa de Educación.