Última actualización el Lunes, 07 Mayo 2012 21:04

 SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La Secretaría durante el mes de Junio ha radicado 2271 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 64,64 % con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 52 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. . Se están radicando más requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 3 (1000).Durante el año se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC. Debe trabajar en la finalización de los requerimientos vencidos el cual suma a la fecha: 2.205 Requerimientos desde el inicio del uso del SAC en esta SE.

Sistemas de Información de Recursos Humanos: El Distrito de Cartagena fue pionera en el uso del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, generando la nomina desde el mes de febrero de 2008. En esta Secretaría se había habilitado en calidad de Arrendamiento el Sistema Humano en su Versión cliente servidor, desde el año 2005 por parte del Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación.

Esta Secretaría ha solicitado permanentemente capacitación, buscando masificar el uso del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, asistiendo a 11 eventos de capacitación centralizada y un evento de capacitación individualizada en sitio, se han realizado seis visitas de acompañamiento técnico en sitio y se tiene prevista una visita de parte de los líderes funcionales antes de finalizar el mes de agosto de 2010.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 01 al 03 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 08 al 12 de Marzo, en donde se realizó la Capacitación a un funcionario financiero 1 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información: Han subido Información UNICAMENTE de ENERO de 2010.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 6 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 19 al 23 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada

Dotación de Computadores: En la Secretaría de Educación de Cartagena se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega tres (3) equipos, una segunda entrega cinco(5) equipos y una tercera entrega seis (6) equipos, para un total de 14 equipos entregados para la secretaría de educación.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos:La Secretaría de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorías, mejoramiento continuo y estructura.

Como lecciones aprendidas se destaca el uso de prácticas organizacionales constantes tales como:

1. Planeación de Actividades.

2. Control y seguimiento mediante Comités Directivos.

3. Generación de espacios de retroalimentación y comunicación a través de conversatorios, Comité de Comunicaciones y Encuestas de satisfacción.

4. Adopción de metodologías para seguimiento a la gestión mediante Auditoría de procesos y medición de indicadores.

5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.

Estructura: Implementa la estructura adoptada enel año 2006 en el marco del proyecto de modernización. La dinámica de la implementación amerita revisión de esta estructura.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 5704 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 5567 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernización Bibiana Vargas Yemail y Ana Maria Guardo de Gulfo el 21 de julio de 2008.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacito a los funcionarios de la Secretaría de Educación.