Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 21:04

SISTEMA DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Ciudadano: La Secretaría en el mes de Mayo radicó 473 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 74,30%, con un nivel de uso del SAC medio.

Sistema de información de Recursos Humanos: La Secretaría Municipal de Buenaventura presentó resistencia al proceso de implantación del Sistema de Información, debido a que los funcionarios encargados del área no entregaban la copia de la base de datos para la implementación inicial, luego de varios intentos se logró implementar el Sistema en el mes de enero de 2009. Para extraer la base de datos se debió desplazar el Ministerio y extraer la información directamente de los servidores del área de recursos Humanos

Esta secretaría ha participado en cuatro eventos de capacitación y ha recibido tres visitas de asistencia técnica en sitio.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 8 al 12 de Junio, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 2 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información A la fecha de este informe han subido la información de ENERO/2010. SE recientemente implementada. Con compromisos de actualización de datos de los periodos pendientes (a mayo) para finales de Junio de 2010.

Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: Desde el proyecto de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, el 11 y 12 de Marzo se llevó a cabo la jornada para sensibilización y el levantamiento y de información requerida por el sistema. No asistieron a la capacitación programada, y la información no se encuentra completa para su migración.

Dotación de computadores: en la Secretaría de Educación de Buenaventura se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega 3 equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega cinco (5) equipos, para un total de 12 equipos entregados para la secretaría de educación.

PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media F. Gestión de la inspección y vigilancia

Fecha de cierre del proyecto: La segunda etapa se finalizó el 19 de noviembre de 2009

Aspectos relevantes ocurrió durante la ejecución del proyecto.

La infraestructura de la Secretaría es crítica, no tiene implementado el SAC y el macroproceso de inspección y vigilancia depende el Ente Territorial.

La Secretaría de Educación dio continuidad al grupo de servidores para el trabajo de implementación y mejoramiento continuo (Tres servidores para el macroproceso de Inspección y Vigilancia y cuatro para le macroproceso de cobertura)

Como se verificó en la primera visita de seguimiento de la interventoría, la capacitación e implementación se realizó con todos los funcionarios, en el puesto de trabajo y en visitas a instituciones educativas, es de resaltar que las visitas se aprovecharon para ejecutar de manera real actividades de los procesos implantados.

Certificación Nacional de procesos: Buenaventura se coordinó y se programo visita de certificación por el ICONTEC y en la fecha seleccionada no atendió al auditor de Certificación.

Estructura: La Secretaría de educación se encuentra adelantando la revisión y análisis de las recomendaciones presentadas por el proyecto de modernización

Organización de Historias Laborales: Se contrató por parte del Ministerio de Educación Nacional la organización de 2239 hojas de vida. Se organizaron 1991 historias laborales las cuales quedaron debidamente ordenadas, foliadas y rotuladas según los términos de referencia. El acta de entrega final y cierre del proyecto se firmó el 29 de enero de 2009 y fue firmada por el Gerente de Modernización Clemente Viajará y Fabiola Rodriguez como jefe de personal.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitación a funcionarios de la Secretaría de Educación.