- Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 16:31
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La SecretarÃa en el mes de Junio ha radicado 3154 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 67,07 % Con un nivel de uso del SAC Medio. Ocupó el puesto No. 48 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. . Se están radicando más requerimientos de los mÃnimos esperados de acuerdo a su TipologÃa 3 (1000).Después de estar en un nivel bajo de uso por tres meses consecutivos (enero a Marzo) pasó a un nivel medio
Sistemas de Información de Recursos Humanos: La secretarÃa de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de Junio de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y Planta de Personal. Dentro del ejercicio del proceso de puesta en producción, la SecretarÃa no aportó datos sobre la estructura organizacional de los establecimientos educativos de su jurisdicción, por lo cual se cargo por defecto la información de ubicación relacionada en la última nómina procesada con el liquidador con el que contaba la SecretarÃa.
Esta secretarÃa ha contado con un acompañamiento permanente en el uso del sistema de información en virtud a su ubicación y disposición para trabajo en equipo, a la fecha registra un acompañamiento presencial de 42 dÃas, se han adelantado con esta Secretaria 12 eventos de capacitación de los cuales 6 han sido en la propia secretarÃa y en la Universidad de Cartagena
Evento dirigidos exclusivamente a la SecretarÃa de Educación: 6 con un número aproximado de 32 funcionarios capacitados
Eventos de convocatoria masiva de SecretarÃas: 6 eventos con un número de 18 funcionarios capacitados
Se han adelantado dos jornadas de acompañamiento masivo por parte del Ministerio de Educación Nacional, con presencia permanente de los lideres funcionales del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, en este acompañamiento se ha trabajado intensamente en reforzar el proceso de Implementación de los módulos que apoyan los procesos de Administración de Carrera, Manejo de Historia Laboral, Desarrollo de Personal y en especial de la apropiación de los reportes y formatos de actos administrativos que produce el Sistema Humano..
A pesar de los esfuerzos del Proyecto de Modernización de SecretarÃas de Educación, la SecretarÃa de BolÃvar presenta un bajÃsimo Ãndice de uso del sistema de información, utilizando tan sólo 5 módulos de los 11 disponibles en el sistema,
Uno de los principales problemas de la apropiación del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, ha sido la resistencia del equipo de trabajo con que cuenta la entidad, en este sentido la administración anterior realizó una rotación que permitió avanzar en el proceso de implementación. Sin Embargo por decisiones internas, la actual administración ha colocado nuevamente a estos funcionarios como responsables de la gestión del talento humano.
En el manejo del sistema se ha notado la ausencia de control en el ingreso de novedades, las cuales se cargan acumuladas a través de la figura de novedad ocasional, acumulando factores como horas extras, ausentismos, encargos etc.
Vale destacar la colaboración y disposición del Ingeniero Edgardo Ahumada, administrador del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos en la SecretarÃa de BolÃvar, quien ha tratado desde el uso del sistema y todos sus módulos organizar varios de los procesos internos del área de talento Humano y del manejo a terceros vinculados con la entidad.
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretarÃa de Educación del 22 al 4 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 05 al 09 de Abril, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – A la fecha se encuentra con información de ENERO Y FEBRERO/2010. Visita de Asistencia Técnica: Se dio asistencia técnica del 6 al 7 de Julio de 2010 para apoyarlos en la actualización de datos. Se avanzó en la prepararon los archivos de los periodos de Marzo, Abril y Mayo los cuales se están validando para cargue al sistema y debÃan ser cargados e 8 de julio/2010. Se refuerzo de capacitación a la Dra. Rosiris Gonzalez y Bleidis Dolugar, sobre cargue de datos
Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 10 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada
Dotación de Computadores: En la SecretarÃa de Educación de BolÃvar se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega doce (12) equipos, una segunda entrega cuatro (4) equipos y una tercera entrega cinco (5) equipos, para un total de 21 equipos entregados para la secretarÃa de educación.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La SecretarÃa de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorÃas, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de prácticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeación de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comités Directivos.
3. Generación de espacios de retroalimentación y comunicación a través de conversatorios, Comité de Comunicaciones y Encuestas de satisfacción.
4. Adopción de metodologÃas para seguimiento a la gestión mediante AuditorÃa de procesos y medición de indicadores.
5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.
Estructura:La SecretarÃa de Educación validó la estructura con el Ministerio de Educación. Adoptó e implementó la estructura.
GENTE Y CULTURA
La SecretarÃa es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrató la organización de 10363 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 10106 historias laborales que suministró la SecretarÃa de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por Jhovanna Barrientos y Jorge Hernan Logreira el 15 de julio de 2008.
Se espera que la SecretarÃa de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodologÃa con la que la firma capacito a los funcionarios de la SecretarÃa de Educación.