- 脷ltima actualizaci贸n el Viernes, 06 Enero 2012 21:19
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano:La Secretar铆a durante el mes de septiembre ha radicado 1147 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 100 %
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos:Esta Secretar铆a de Educaci贸n adelant贸 el proceso de implementaci贸n del Sistema de Informaci贸n de Recursos Humanos en el mes de febrero de 2008, iniciando con los m贸dulos que apoyan los procesos de Administraci贸n de N贸mina y en enero del 2009 se implement贸 el modulo de evaluaci贸n de desempe帽o.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y Control Financiero: El proceso de implementaci贸n del SGCF, se inici贸 del 22 al 27 de Junio de 2009, en la ciudad de Bogot谩 con la asistencia de tres funcionarios, as铆:
路 L铆der financiero de la Secretar铆a de Educaci贸n
路 L铆der Financiero de la Secretar铆a de Hacienda,
路 Ingeniero de sistemas de la Secretar铆a de Educaci贸n, para apoyo t茅cnico al proceso
Los resultados de de las actividades de implementaci贸n fueron los siguientes:
1. Elaboraci贸n de la homologaci贸n la Estructura Presupuestal b谩sica del la Secretar铆a Vs. La estructura del SGCF.
2. Preparaci贸n y cargue de los datos financieros al SGCF, para los periodos de Enero y Febrero de 2009, con cargue exitoso
3. Capacitaci贸n de las funcionalidades del aplicativos con el an谩lisis de indicadores y reportes con la informaci贸n real de la secretar铆a y sus beneficios para la el apoyo a la gesti贸n financiera de la Secretar铆a.
Recientemente se realizaron actividades en la ciudad de Bogot谩 durante el semana del 14 al 19 de septiembre de 2009 con el objetivo de acompa帽ar y dar soporte en forma personalizada al L铆der financiero de la Secretar铆a de Educaci贸n y L铆der Financiero de la Secretar铆a de Hacienda, para el cargue y actualizaci贸n de informaci贸n al Sistema, obteniendo como resultado:
路 La revisi贸n de la informaci贸n de la consistencia de la informaci贸n del mes Enero, febrero y Marzo/09 realizando los respectivos reprocesos.
路 Estructuraci贸n, validaci贸n y cargue de los archivos para los periodos de Abril a Agosto de 2009, quedando totalmente al d铆a la informaci贸n en el Sistema.
路 An谩lisis de la informaci贸n cargada, con indicaci贸n de indicadores y reportes.
路 Refuerzo a los participantes de las funcionalidades del aplicativo.
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeaci贸n de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.
3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.
4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.
ESTRUCTURA
La Secretar铆a de Educaci贸n cumpli贸 con todas las etapas establecidas en estructura. La asamblea aprob贸 la estructura con fecha de 27 de agosto de 2009. Actualmente, adelantan proyecci贸n de actos administrativos para implementar la estructura adoptadas.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
La Secretar铆a de Educaci贸n pidi贸 no realizar el proyecto debido a que el ente territorial aplico un modelo diferente