Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 20:54

SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema de Información de Atención al Ciudadano (SAC): La Secretaría en el mes de Junio radicó 3011 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 87,12 %.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 50 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando mas requerimientos de los mínimos esperados de acuerdo a su Tipología 3 (1000).Durante el año se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC. Debe trabajar en la finalización oportuna de los requerimientos, a la fecha tienen 9.643 Requerimientos vencidos.

Sistema de información de Recursos Humanos: La Secretaría Departamental de Tolima maneja la nómina desde de Marzo de 2008, y anteriormente en los años 2006 y 2007 lo hizo con el aplicativo proporcionado por el Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación, en calidad de Arrendamiento. Cuenta con capacitación en todos los módulos del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, Se han capacitado 11 funcionarios de la Secretaría de Educación Departamental con 198 horas totales de formación. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de Junio de 2010.

Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Se realizó la visita a la secretaría de Educación del 15 al 17 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 23 al 27 de Mayo, en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 1 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. Cargue de información – al mes de MARZO de 2010. Visita de Asistencia Técnica: Se realizó visita de asistencia técnica el 31 de mayo al 2 de junio de 2010 y se obtuvo la preparación y cargue de los datos de marzo y la estructuración de loa archivos de abril de 2010.

Compromiso: La SE adquirió los compromisos de: Terminación de los archivos del mes de abril antes de Junio 4 de 2010 – No cumplido. Actualización y envío de los archivos de Mayo antes de Junio 25 de 2010 – No cumplido.

Sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo EL 12 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso. Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada.

Dotación de computadores: En la Secretaría de Educación de Tolima se han realizado 1 entrega de 14 equipos

IMPLEMENTACION DE PROCESOS

Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: Estado Finalizado desde el 2008. Se realizó en dos etapas. En la primera se implantaron cuatro macroprocesos

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

E. Atención al ciudadano

H. Gestión del talento humano

J. Gestión financiera.

En la segunda etapa se están implantados dos procesos:

F. Gestión de la inspección y vigilancia

L. Gestión de Tecnología Informática

Certificación Nacional de Procesos: La Secretaría de Educación de Tolima se certifico por ICONTEC en los tres procesos designados por el ministerio de Educación Nacional.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la última semana de agosto. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 8948 hojas de vida y la firma Informática Documental aplicó el modelo a las 8948 historias laborales. El proyecto finalizó el 26 de noviembre de 2008 y fue recibido a satisfacción por el Gerente de Modernización Jader Armel Ochoa y Rosa Espitia encargada del archivo. Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a funcionarios de la Secretaría de Educación.