Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 21:13

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Sistema de Información de Atención al Ciudadano:La Secretaría en el mes de septiembre se han radicado 563 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 66 %

Sistema de información de Recursos Humanos:Esta Secretaría de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de junio de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y en septiembre de 2008 se implementó el modulo de evaluación de desempeño.

Sistema de Información de Gestión Financiera: El proceso de implementación del SGCF, se inició del 12 al 16 de Mayo de 2009, en la ciudad de Bogotá con la asistencia de tres funcionarios, así:

· Líder financiero de la Secretaría de Educación

· Líder Financiero de la Secretaría de Hacienda,

· Ing de sistemas de la Secretaría de Educación, para apoyo técnico al proceso

Los resultados de de las actividades de implementación fueron los siguientes:

1. Elaboración de la homologación la Estructura Presupuestal básica del la Secretaría Vs. La Estructura del SGCF, la cual se constituyó la tabla de equivalencias.

2. Preparación y cargue de los datos financieros al SGCF, para los periodos de Enero a Marzo de 2009, con cargue exitoso

3. Capacitación de las funcionalidades del aplicativos con el análisis de indicadores y reportes con la información real de la secretaría y sus beneficios para la el apoyo a la gestión financiera de la Secretaría.

A la fecha de este informe, la Secretaría ha se encuentra con cargues hasta el período de Marzo/09 y por lo tanto tiene pendiente el envío de la información de los periodos siguientes de Abril a Agosto/09.

PROCESOS

En esta Secretaría de Educación el trabajo se realizo en dos etapas.

En la primera se implanto un macroproceso:

E. Atención al Ciudadano.

En la segunda etapa se implantaron cinco macroprocesos:

C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación preescolar, básica y media

F. Gestión de la inspección y vigilancia

H. Gestión del talento humano

L. Gestión de la tecnología informática

La fecha de cierre del proyecto fue el 29 de enero de 2009.

Compromisos de la Secretaría:

Reforzar el compromiso tanto del nivel directivo como de todo el personal de la Secretaría de Educación para garantizar la continuidad de los procesos implantados, el enfoque por procesos y la filosofía de mejoramiento continuo

Finalizar el proceso de elaboración del POAIV formulado y revisar con las instancias pertinentes lo relacionado con los recursos para su ejecución, con el fin de realizar un mejor control a los EE del municipio, ya que desde el años 2004 no se realizan visitas de inspección a los EE rurales.

Dotar al área de atención de un operador – de preferencia de planta – para el sistema de información SAC y su respectivo equipo de computo, con el fin de que los usuarios de la S.E. puedan recibir su respectivo número de radicación y consultar el estado del mismo a través del sistema de información, ya que actualmente la información se proporciona de forma verbal.

Continuar con el desarrollo de las Comités Directivos entendidos como espacios para identificar y minimizar los resgos que afectan la ejecución de los procesos implantados y para la socialización del seguimiento a los planes de acción formulados en la ejecución del proyecto y que son responsabilidad de la S.E.

Continuar con la metodología de 5'S entendida como técnica de mejoramiento continuo.

Realizar con el instrumento entregado por la firma BM Consulting las mediciones de satisfacción del cliente, lo ideal es que se ejecuten dos veces al año.

Adelantar ante las instancias pertinentes, el proceso relacionado con la propuesta de estructura organizacional de la S.E., con el fin de mejorar las condiciones de estabilidad laboral en la S.E.

Solicitar formalmente al MEN acompañamiento para los procesos implantados en la S.E.

Solicitar al área de control interno del ente territorial acompañamiento, tanto lo relacionado con ejecución de los procesos implantados con el proyecto de modernización como con las demás actividades que se ejecutan diariamente en la S.E.

Mantener una estrategia de motivación continua hacia los funcionarios de la S.E. para mantener y mejorar los resultados de la implantación de procesos realizada

Contar con recursos humanos, tecnológicos y económicos en todas las áreas de la S.E., ya que existen deficiencias de equipos de cómputo y se debe continuar capacitando a algunos funcionarios de la S.E. y de los EE en habilidades en ofimática

Reforzar el acompañamiento en el entendimiento de la metodología para la medición de los indicadores de proceso, en especial lo relacionado con la definición de la línea base y la meta, para el funcionario Albys Pérez que realiza la administración de la planta de personal en la S.E.

Elaborar en conjunto entre la firma y el funcionario de la Secretaría Henry Peña, el formato para registrar el flujo de novedades entre áreas de la S.E.

ESTRUCTURA

La Secretaría de Educación está en la etapa de la documentación completa para revisión del proyecto de modernización.

GENTE Y CULTURA

La Secretaría es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.

Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad

ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES

Se contrató la organización de 3384 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 3616 historias laborales que suministró la Secretaría de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por el Gerente de Modernización Gabriel Puche Vargas el 28 de Julio de 2008.

Se espera que la Secretaría de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodología con la que la firma capacitó a los funcionarios de la Secretaría de Educación.