- 脷ltima actualizaci贸n el Viernes, 06 Enero 2012 20:58
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano:En el mes de abril de 2010 se radicaron por SAC 604 requerimientos y se atendieron con una oportunidad de respuesta del 71%.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: La Secretaria Municipal fue una de las pioneras en implementar el Sistema de Informaci贸n Humano en el mes de enero del a帽o 2008. Mediante esta aplicaci贸n se dio inicio con la nomina del sector docente, posteriormente se han ido incluyendo a los Administrativos. Han recibido capacitaci贸n en todos los m贸dulos del Sistema para un total de 92 horas de formaci贸n. Tienen totalmente depurada su estructura organizacional.
Est谩n realizando el proceso de nombramientos provisionales por el m贸dulo de Selecci贸n de Personal y est谩n gestionando las evaluaciones de personal docente en el m贸dulo de Evaluaci贸n de Desempe帽o para el a帽o 2009. Recibieron visita de la firma en el mes de marzo.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y Control Financiero: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n y gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 23 de Febrero se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 19 al 23 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a un funcionario de la secretar铆a de educaci贸n.
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos: La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de pr谩cticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeaci贸n de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comit茅s Directivos.
3. Generaci贸n de espacios de retroalimentaci贸n y comunicaci贸n a trav茅s de conversatorios, Comit茅 de Comunicaciones y Encuestas de satisfacci贸n.
4. Adopci贸n de metodolog铆as para seguimiento a la gesti贸n mediante Auditor铆a de procesos y medici贸n de indicadores.
Certificaci贸n Nacional de Calidad: La Secretar铆a de Educaci贸n de Itag眉铆 ya cumpli贸 con las cuatro etapas que conlleva a la Certificaci贸n Nacional de Procesos. Para ello el grupo de consultores del proyecto de Modernizaci贸n apoyaron a las Secretar铆as de Educaci贸n realizando el diagn贸stico, acompa帽amientos y la preauditor铆a.
Las auditor铆as de certificaci贸n fueron realizadas por la empresa ICONTEC con base en las especificaciones t茅cnicas definidas para los procesos de Gesti贸n de la Cobertura del Servicio Educativo, Gesti贸n del Talento Humano y Atenci贸n al Ciudadano.
ESTRUCTURA
Esta Secretar铆a de Educaci贸n con todas las etapas que se tiene establecidas para estructura. Se han enviado reiteradas comunicaciones al Secretario de Educaci贸n y al Gerente de Modernizaci贸n, sin respuesta alguna.
GENTE Y CULTURA
La Secretar铆a es objeto del proyecto de Intervenci贸n Organizacional, el cual se inici贸 la primera semana de septiembre. En el proyecto se est谩 haciendo 茅nfasis en la apropiaci贸n de procesos, sistemas de informaci贸n, desarrollo de habilidades de gesti贸n y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrat贸 por parte del MEN la organizaci贸n 1263 historias laborales. La firma organiz贸 1259 historias laborales, debidamente ordenadas cronol贸gicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requer铆a y rotuladas seg煤n los Pliego de Condiciones Definitivo. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmo el 3 de Febrero de 2009 y fue firmada por la Gerente de Modernizaci贸n Luz 脕ngela Gonz谩lez y Eduardo Herrera como encargado del archivo. Se espera que la Secretar铆a de Educaci贸n mantenga la organizaci贸n de historias laborales a trav茅s de la metodolog铆a con la que la firma capacit贸 a funcionarios de la Secretar铆a de Educaci贸n.