- Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 20:21
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La SecretarÃa en el mes de Julio radicó 841 requerimientos con una oportunidad de respuesta de 79,70%.con un nivel de uso del SAC medio. Ocupó el puesto No. 62 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando más requerimientos de los mÃnimos esperados de acuerdo a su TipologÃa 2 (600). Empezó a implementar SAC en el mes de junio de 2010 y va avanzando en sus resultados alcanzando un nivel medio de uso en Julio.Se está realizando seguimiento en la oportunidad de respuesta a los requerimientos y en la calidad de las respuestas.La SecretarÃa en el mes de junio ha radicado 1214 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 43,43 %. Con un nivel de uso del SAC Bajo. Ocupó el puesto No. 63 en el uso del SAC con respecto a las demás SE. Se están radicando más requerimientos de los mÃnimos esperados de acuerdo a su TipologÃa 1 (400).
Durante el año se ha mantenido en nivel medio de uso en SAC a excepción de los meses de Febrero y Junio que estuve en nivel bajo de uso. Debe trabajar en la finalización de los requerimientos vencidos el cual suma a la fecha: 2.726 Requerimientos desde el inicio del uso del SAC en esta SE.
Sistemas de Información de Recursos Humanos: La SecretarÃa Departamental de La Guajira maneja la nómina con el Sistema Humano desde Enero de 2008. Cuenta con capacitación en todos los módulos del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, hasta la fecha se han capacitado en Bogotá a 4 funcionarios de la SecretarÃa de Educación, para un total de 84 horas de formación. Se realizó por parte de la firma 1 visita de acompañamiento y asistencia en el mes de abril de 2010.
Se relaciona a continuación el nivel de uso de los módulos del Sistema en la SecretarÃa de La Guajira:
- AH: Administración y Seguridad
- BS: Bienestar Social
- CL: Compensación y Laborales
- ED: Evaluación del Desempeño
- EO: Estructura Organizacional
- GE: Escalafón Docente
- PP: Planta y Personal
- SO: Salud Ocupacional
- SP: Selección de Personal
- SS: Salud y Seguridad
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF:Se realizó la visita a la secretarÃa de Educación del 22 al 26 de Febrero de 2010 en donde se realizaron las actividades de Presentación del SGCF, y la Elaboración de la Homologación y levantamiento de información., posteriormente se realiza la implementación del SGCF en Bogotá del 05 al 09 de Abril , en donde se realizó la Capacitación a funcionarios financieros 3 en total, sobre los beneficios y usos de los aplicativos. A la fecha se encuentra con información al mes de Enero/2010.
Como se puede observar esta SE está atrasada en el alistamiento y cargue de los archivos para los meses de Febrero – Marzo – Abril y Mayo, no obstante, los compromisos adquiridos mediante acta de implementación, durante el proceso de implementación y capacitación dada a los funcionarios ESMEL ENRIQUE PERALTA CASTILLO Profesional Especializado de Sistemas de la Gobernación, Dra. MIRYAM LEONOR SALAS ROSADO Profesional universitario de Presupuesto de la SE y al Dr. LUIS EDUARDO TORRES DIAZ
Se les ha brindado mediante llamadas y correos, soportes y asistencia técnica ofreciéndoles apoyo en lo relacionado a la preparación y validación de la información financiera y recordándoles los compromisos adquiridos y a la vez insistiendo en los beneficios de aplicativo para la SE, sin haber obtenido resultados.
Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El proceso de implementación del sistema de información de gestión de la calidad educativa SIGCE, está estructurado en cuatro actividades fundamentales: Sensibilización y diagnóstico: Se llevó a cabo el 12 de Marzo. Levantamiento y migración de información: Está en proceso Capacitación funcional en Bogotá: Se llevo a cabo en la semana del 26 al 30 de Abril con la asistencia de dos funcionarios de la SE. Capacitación funcional en sitio: No iniciada
Dotación de computadores: En la SecretarÃa de Educación de La Guajira se han realizado 3 entregas de equipos de la siguiente manera, en una primera entrega de doce (12) equipos, una segunda entrega dos (2) equipos y una tercera entrega un (1) equipo, para un total de 15 equipos entregados para la secretarÃa de educación
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La SecretarÃa de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorÃas, mejoramiento continuo y estructura.
Como lecciones aprendidas se destaca el uso de prácticas organizacionales constantes tales como:
1. Planeación de Actividades.
2. Control y seguimiento mediante Comités Directivos.
3. Generación de espacios de retroalimentación y comunicación a través de conversatorios, Comité de Comunicaciones y Encuestas de satisfacción.
4. Adopción de metodologÃas para seguimiento a la gestión mediante AuditorÃa de procesos y medición de indicadores.
5. Cambio en la cultura funcional por cultura de trabajo por procesos, clientes, productos y servicios.
Certificación Nacional de procesos: En cuanto a la Guajira estos son los resultados alcanzados a la fecha:
Esta secretarÃa ha recibido 3 visitas (diagnostico y 2 acompañamientos) pero se evidencia poco avance en el cumplimiento y puesta en marcha de los planes de acción, debido a temas internos de la secretaria, esperamos que esto se subsane con el trabajo de Gente y Cultura que se está realizando PROES.
Estructura: Se validó con el ministerio de educación la estructura elaborada por la secretarÃa de Educación en el marco del proyecto de modernización.
Pendiente el cumplimiento de los compromisos suscritos en el acta. Adoptar estructura acordada con el ministerio, se perciben relaciones débiles frente a la asamblea. Falta más liderazgo y compromiso por parte del secretario de educación.
El cerrejón y secretario de Educación han solicitado en dos oportunidades reunión con la dirección de fortalecimiento a la gestión territorial y modernización, no han hecho presencia.
GENTE Y CULTURA
La SecretarÃa es objeto del proyecto de Intervención Organizacional, el cual se inició la primera semana de septiembre. En el proyecto se está haciendo énfasis en la apropiación de procesos, sistemas de información, desarrollo de habilidades de gestión y cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
Se recomienda que el Secretario de Educación esté realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se están implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiación de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrató la organización de 4499 historias laborales y la firma Informática Documental organizó 6000 historias laborales que suministró la SecretarÃa de Educación. El acta de entrega final y cierre del proyecto fue firmado por la Gerente de Modernización Doraliza Celedón y Luis Eduardo Medina Medina el 29 de julio de 2008.Se espera que la SecretarÃa de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodologÃa con la que la firma capacitó a los funcionarios de la SecretarÃa de Educación.