- Última actualización el Viernes, 06 Enero 2012 20:15
SISTEMAS DE INFORMACION
Sistema de Información de Atención al Cuidadano SAC: La SecretarÃa en el mes de abril radicó 820 requerimientos con una oportunidad en la respuesta del 91%.
Sistemas de Información de Recursos Humanos: Esta secretarÃa de Educación adelantó el proceso de implementación del Sistema de Información de Recursos Humanos en el mes de marzo de 2008, iniciando con los módulos que apoyan los procesos de Administración de Nómina y Planta de Personal. A mediados de 2008 se realizó la implantación de los módulos restantes, los cuales han sido actualizados por la secretarÃa, especialmente los módulos que apoyan el proceso de administración de carrera
Sistema de Información de Gestión y control Financiero SGCF: Esta secretarÃa de educación fue visitada en el mes de febrero de 2010 en donde se obtuvo los siguientes resultado: Presentación del SGCF junto con la elaboración de la homologación y levantamiento de información. En el mes de Marzo de 2010 se realizo en Bogotá la implementación del SGCF sobre los beneficios cargue de información y uso del aplicativo, a dos funcionarios financieros de la secretará
Sistema de Información de Gestión de Calidad Educativa SIGCE: El 10 de Marzo se llevó a cabo la jornada para el levantamiento de información requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migración de la información que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 26 al 30 de abril se llevó a cabo la capacitación en el manejo del sistema, a un funcionario de la secretarÃa de educación.
IMPLEMENTACION DE PROCESOS
Diagnóstico, Diseño e Implementación de Procesos: La SecretarÃa de Educación finalizó las etapas de: capacitación, implantación, auditorÃas y mejoramiento continúo de ocho macro procesos el 24 de junio de 2008.
Los compromisos que se derivaron del componente de procesos son:
• Se recomienda implementar en el año 2008 los 12 subprocesos implantados en modalidad de simulación.
• Se recomienda dar cumplimiento al plan de mejoramiento continuo para la SecretarÃa, presentado por la Firma en el Comité de Avance No. 11 del 05 de junio.
• Mantener el espacio del Comité Directivo cada 15 dÃas para la toma de decisiones y socialización de actividades de la SecretarÃa de Educación.
• Mantener la medición de los indicadores de procesos e implementar la totalidad de indicadores definidos por la SecretarÃa.
• Se recomienda mantener definida el área de atención al ciudadano, definiendo polÃticas de acceso de la comunidad educativa hacia los servidores de la SecretarÃa de Educación.
• Se recomienda a la Firma presentar los resultados de los indicadores de impacto y seguimiento, e incluir esta presentación con los resultados de los indicadores en el entregable de Etapa 10.
• Se recomienda a la Firma, hacer una ubicación fÃsica de los productos (Entregables) al momento de cierre, con el fin que la SecretarÃa tenga conocimiento que documento queda ya bajo su custodia y cual se encuentra en trámite de envÃo por parte del MEN.
Los Hallazgos más importantes particulares de la SecretarÃa de Educación fueron:
1- En la primera intervención de procesos, alcanzó buenos resultados, se trabajó en procesos y en actividades de impacto temprano como la señalización de áreas
2- La segunda intervención de procesos, se limitó al cumplimento, y desmejorando en las actividades de impacto temprano
Certificación Nacional de procesos: La SecretarÃa de Educación de Florencia está en la tercera etapa que es la etapa de pre auditorÃa, sin embargo los resultados esperados no son buenos. Está SecretarÃa de Educación debe trabajar mucho en los planes de cumplimiento que se generaron de la visita para obtener la Certificación. El compromiso adquirido por la Gerente de Modernización ESTHER OBREGÓN CALDERON, es tener la auditorÃa de certificación del 21 al 23 de junio de 2010.
Estructura: Desarrollan los entregables del componente de estructura, con base en sugerencias presentadas por el proyecto de Modernización
GENTE Y CULTURA
La SecretarÃa es objeto del proyecto de la etapa de acompañamiento organizacional en la cual se busca desarrollar Proyectos EspecÃficos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
Se contrató por parte del Ministerio de Educación, la organización 1427 historias laborales. La firma organizó 1430 historias laborales, debidamente ordenadas cronológicamente en un solo expediente, foliadas, con cambio de carpeta y gancho si lo requerÃa y rotuladas según el Pliego de Condiciones. El acta de entrega final y cierre de proyecto se firmó el 26 de noviembre de 2008 y fue firmada por la Gerente de Modernización Esther Obregón y el Interventor por parte de la SE Félix Antonio Murcia. Se espera que la SecretarÃa de Educación mantenga la organización de historias laborales a través de la metodologÃa con la que la firma capacitación a funcionarios de la SecretarÃa de Educación.