- 脷ltima actualizaci贸n el Viernes, 06 Enero 2012 21:10
SISTEMA DE INFORMACI脫N
Sistema de Informaci贸n de Atenci贸n al Ciudadano:En el mes de abril de 2010 se radicaron por SAC 659 requerimientos y se atendieron con una oportunidad de respuesta del 89%. El 11% se respondieron fuera de tiempo.
Sistema de informaci贸n de Recursos Humanos: En el mes de Julio de 2009, ingresa la Secretar铆a de Educaci贸n de Envigado a ser parte del convenio con el Proyecto de Modernizaci贸n, implementando todos los m贸dulos del Sistema de Informaci贸n Humano. Desde su ingreso a producci贸n ha recibido 102 horas de capacitaci贸n en la herramienta. En la actualidad el Sistema es operado por 6 usuarios.
En el mes de marzo de 2010 recibi贸 por parte de la firma contratada visita de asistencia t茅cnica en donde se realiz贸 acompa帽amiento en tareas espec铆ficas del Sistema y capacitaci贸n de nuevas funcionalidades y reportes con el fin de optimizar todas los procesos de recursos humanos en esta Secretaria.
Sistema de Informaci贸n de Gesti贸n y Control Financiero: Desde el proyecto de implementaci贸n del sistema de informaci贸n y gesti贸n de la calidad educativa SIGCE, el 22 de Febrero se llev贸 a cabo la jornada para el levantamiento de informaci贸n requerida por el sistema. En este momento estamos en el proceso de migraci贸n de la informaci贸n que los establecimientos convocados han hecho llegar a la firma implantadora. Del 12 al 16 de abril se llev贸 a cabo la capacitaci贸n en el manejo del sistema, a un funcionario de la secretar铆a de educaci贸n.
PROCESOS
Diagn贸stico, Dise帽o e Implementaci贸n de Procesos:La Secretar铆a de Educaci贸n finaliz贸 las etapas de: capacitaci贸n, implantaci贸n, auditor铆as, mejoramiento continuo y estructura, trabajo adelantado por intermedio de la firma de consultor铆a LIBORIO CUELLAR & CIA. LTDA.
Como lecciones aprendidas se destaca lo siguiente:
1. Generar mecanismos de control para la participaci贸n de los directivos en las actividades principales del proyecto.
2. Importante contar con los equipos de c贸mputo y el espacio f铆sico adecuado para el 贸ptimo desarrollo de las actividades.
3. La participaci贸n activa de los directores de 谩rea permite un mayor empoderamiento de todos los funcionarios.
4. Los l铆deres de proceso, as铆 como los equipos de trabajo, deben estar involucrados en los mismos para lograr optimizar los recursos y tiempo tanto en la etapa de capacitaci贸n como implantaci贸n.
5. Los facilitadores que se asignen deben ser funcionarios de planta, que posean buenas relaciones interpersonales.
La Secretar铆a de Educaci贸n ha cumplido con todas las etapas del proyecto. Actualmente se adelanta la proyecci贸n de los actos administrativos de planta de cargos y su provisi贸n.
Certificaci贸n de Calidad: Las Secretar铆as de Educaci贸n de Envigado ya cumpli贸 con las cuatro etapas que conlleva a la Certificaci贸n Nacional de Procesos. Para ello el grupo de consultores del proyecto de Modernizaci贸n apoyaron a las Secretar铆as de Educaci贸n realizando el diagn贸stico, acompa帽amientos y la preauditor铆a.
Las auditor铆as de certificaci贸n fueron realizadas por la empresa ICONTEC con base en las especificaciones t茅cnicas definidas para los procesos de Gesti贸n de la Cobertura del Servicio Educativo, Gesti贸n del Talento Humano y Atenci贸n al Ciudadano.
Estructura: La Secretar铆a adopt贸 e implement贸 la estructura acordada con el Ministerio de Educaci贸n.
Gente y Cultura: La Secretar铆a fue objeto del proyecto de acompa帽amiento organizacional en la cual se busc贸 desarrollar Proyectos Espec铆ficos de Mejora y cultura del mejoramiento y la calidad.
Se recomienda que el Secretario de Educaci贸n est茅 realizando monitoreo de los Proyectos de Mejora Continua que se est谩n implementando en cada uno de los grupos de trabajo, los cuales ayudan la apropiaci贸n de los procesos y el fortalecimiento de una cultura de calidad.
ORGANIZACION DE HISTORIAS LABORALES
El proyecto de organizaci贸n de historias laborales se ejecuto en la Secretar铆a de Educaci贸n de Envigado donde se cumpli贸 con todas las etapas (Diagn贸stico; Organizaci贸n, Capacitaci贸n y Digitaci贸n) de la organizaci贸n de hojas de vida del personal docente y administrativo activo.